Svenska Fönster stärker sina samarbeten med Teams

Svenska Fönster är en av Sveriges största tillverkare av fönster. De insåg tidigt värdet av att ligga långt fram inom den tekniska utvecklingen.

Deras moderna synsätt på affärsutveckling ligger också till grund för den expansion som Svenska Fönster gör, bland annat genom investeringar i 100-miljonersklassen i fabriken i Edsbyn. Redan 2007 började företaget effektivisera sina processer enligt Lean-metoden, ett arbete som nu fortsätter och där digital teknik spelar en allt viktigare roll.

Molnresa med twist

När it-chefen Peter Hägg berättar hur de under 2017 tog klivet upp i molnet in med Office 365 låter det först som en berättelse som många andra har förmedlat. Genom förflyttningen har information blivit mer lättillgänglig och medarbetarna mer effektiva.

Men berättelsen skiljer sig på några punkter.

– För oss har det egentligen inte varit ett it-projekt. Det har snarare handlat om alla som jobbar i verksamheten: hur deras vardag har förenklats och hur våra processer fungerar bättre. Idag genomför vi många projekt snabbare än tidigare, säger Peter Hägg.

”Grym sökfunktion”

Hjälten i dramat – nå, en av dem – heter Teams och är det verktyg som knyter ihop alla delar i Office 365.

– Sökfunktionen är grym. Tidigare hände det att våra medarbetare inte hittade information alls eftersom de inte visste var på filservern – där allting låg tidigare – de skulle leta. Idag är det enkelt och går snabbt att hitta specifik dokumentation eller annan projektfakta. Oavsett vilken typ av dokument det rör sig om, förklarar han.

Kan jobba samtidigt i dokument Idag är det främst de 280 tjänstemännen som använder samarbetsverktyget, men ambitionen är att alla medarbetare som har nytta av Teams också ska använda det. Utöver den uppenbara vinsten i att alltid hitta nödvändig information – i det ögonblick den behövs – pekar Peter Hägg på en annan väsentlig styrka hos verktyget. Nämligen att grupper av människor kan arbeta tillsammans med gemensamma dokument.

– När ledningsgruppen tidigare skulle ta fram styrelsematerial inför ett möte mailades olika versioner av en Powerpointpresentation fram och tillbaka. Idag arbetar alla tillsammans med samma dokument, samtidigt om så behövs.

Kunder hänger med i Teams

Teams används även för kundprojekt. Men då blottas en aspekt av verktyget som Peter Hägg inte är helt nöjd med. Det går nämligen inte att ställa in rättigheter på en tillräckligt finkornig nivå, vilket gör att kundprojekt behöver drivas i en egen Teams-kanal.

– Men jag vet att Microsoft tittar på det här och kommer att åtgärda det, så att vi kan släppa in kunder i våra interna Teams-kanaler utan att de kan komma åt all vår information.

Chatt istället för mejl

Medarbetarnas sätt att kommunicera har ändrats drastiskt sedan det nya verktyget infördes. Mejlen går numera på tomgång, i varje fall för interna samarbeten. Skype användes flitigt tidigare men har i hög grad övergivits till förmån för chatt- och videofunktionerna i Teams. En uppenbar fördel med chatten är att all historik sparas, säger Peter Hägg.

– Du får snabbt en bild av vad som sagts inom ett projekt, även om du inte varit med i alla delar tidigare.

Fler kopplingar till affärssystemen

Även om Teams har inneburit stora förbättringar, ibland rent fundamentala, ser Peter Hägg att de bara har börjat resan. Tillsammans med Office 365 i övrigt ska användningen av samarbetsverktyget utvecklas rejält de kommande åren. Bland annat med fler och tätare kopplingar till affärssystemet genom BI-verktyget Power BI. Redan idag finns sådana kopplingar som låter medarbetare ta del av exempelvis statistik kring reklamationer, direkt från Teams.

– Vi kommer också att inkludera flera processer i verktyget. Exempelvis den för godkännanden av produktionsförändringar. Idag sker de manuellt, i fysiska möten. Då är det lätt att missa någon som behöver ta del av en förändring. Genom att lägga det i Teams slipper vi den osäkerheten, säger Peter Hägg.

Lappar i produktionen blir digitala

Han ser också fram emot att inkludera produktionsavdelningarna i högre grad. Istället för lappar på anteckningstavlor, metoden som nu används för informationsspridning till personalen på fabriksgolvet, skulle även de kunna få meddelanden direkt i sina mobiler. Ritningar och produktionsplaner skulle också gå lättare att nå och inte minst att dela med sig av mellan berörda enheter i produktionen.

– Vi har mycket kvar att göra. Just nu kör vi ett race med utbildningar i Office 365 och Teams, och stämmer av med olika avdelningar för att hitta det bästa sättet att hjälpa dem, säger Peter Hägg.

Smarta samarbeten på väg mot målet

Svenska Fönster är en av Sveriges främsta fönstertillverkare. Men det räcker inte för dem. De ska bli nummer ett. Investeringarna för en utökad produktionskapacitet i Edsbyn är ett steg på vägen mot målet. Men för att bli störst och bäst behöver hela organisationen vässas. Och där spelar digital teknik som Office 365 och Teams en alldeles avgörande roll. Det står klart för Peter Hägg.

Text: Henrik Rådmark
Foto: Per Eriksson