Maxa Microsoftverktygen – frigör flera timmar i veckan
Många verksamheter har investerat i Microsoft 365-licenser, men använder inte verktygen fullt ut. Det är som att äga en snöslunga och envisas med att skotta förhand.
– Vi ser att klyftan växer mellan de som fortsätter att jobba som man alltid har gjort och de medarbetare och organisationer som satsar på att bli effektivare med verktygen. Det gäller att inte hamna på efterkälken, säger Oscar Gällström, erbjudandeansvarig på Digital Workplace på Atea.
Att Microsoft 365-sviten har mängder av applikationer, verktyg och funktioner känner de flesta till. Men mycket av kraften i verktygen förblir oanvänd trots att den skulle vara till stor hjälp, både för enskilda medarbetare i det dagliga arbetet, och för arbetslags gemensamma utmaningar.
Oscar Gällström, erbjudandeansvarig inom området produktivitet.
– Funktioner och applikationer ska förstås inte användas bara för sakens skull. Men massor förblir outnyttjat även om det skulle göra stor skillnad och låsa upp mycket produktivitet. De flesta verksamheter behöver få insikt om hur deras produktivitetsglapp ser ut, säger Oscar Gällström.
Därför har han och Microsoft 365-expertkolleger utvecklat Productivity Insights. Det är en tjänst från Atea som syftar till att peka ut de områden där verksamheter kan få de största lyften i produktivitet genom smartare arbetssätt med verktygen.
Så ser upplägget ut
Upplägg bygger på flera steg. Det första är att titta närmare på effektmålen: ”Vad har vi som grupp eller vi som bolag för mål med 365? Hur många procent effektivare vill vi bli?”
Och efter det:
”Hur jobbar vi idag?”
– Vi gör en nulägesanalys när det gäller områden som kommunikation och samarbeten, möten, automation, utbildning, utveckling och stöd. Det sker genom en enkät bland medarbetarna. För företag som vill gå djupare genomför vi även en så kallad "verksamhetsskuggning" också.
Då observerar en produktivitetskonsult medarbetare under en halvdag för att se hur de jobbar. Sedan följer en diskussion kring frågan: ”Hur kan vi använda verktygen annorlunda för att nå effektmålen?”, och framför allt: ”Hur ska vi använda dem?" Det här är förstås en stor förenkling.
Men processen leder till tydlig plan för uppdaterade arbetssätt.
– Vi pratar inte bara om verktygens möjligheter, för enbart inspiration skapar ofta en osäkerhet och risk att man fortsätter som förut. I stället för att berätta om allt som generellt är möjligt i Teams, så landar vi här i uppdaterade processer, där vi utbildar i att jobba med verktygen och funktionerna på ett sätt som gör både enskilda medarbetare och grupper effektivare.
Varför används inte verktygen mer effektivt?
Varför Microsoft 365-verktygen inte används så effektivt som de borde varierar förstås.
– Ofta handlar det om osäkerhet eller okunnighet. Ibland vet medarbetare om att funktioner finns som skulle göra stor skillnad för dem i arbetet, men känner sig inte trygga i att använda dem. Men ofta handlar det också om okunnighet, att man inte ens känner till funktioner och verktyg som kan ha stor betydelse.
Många är invanda vid gamla sätt att arbeta, både enskilda medarbetare och organisationer som helhet, och de löper stor risk att hamna på efterkälken. Dagens digitala arbetsplats kräver ganska mycket både av den enskilde och av arbetslagen, men många arbetsgivare glömmer att ge tillräckligt med stöttning.
Här nedan ser du fem exempel på åtgärder som många verksamheter har behov av. Men som sagt, åtgärderna behöver anpassas utifrån en närmare analys av verksamheten. Exemplen är bara ett axplock.
”Extremt mycket tid försvinner varje vecka på att medarbetare hamnar i möten som det är ytterst tveksamt om de behöver vara med på.”
5 exempel på åtgärder för att maxa Microsoft 365
1. Städa i teams och satsa mer på kanalerna
För många försvinner mycket tid på att leta efter ett visst inlägg med viktig information. En stor bov i dramat är att de flesta är kvar som medlemmar i alldeles för många team som inte fyller någon funktion längre. Teamöverflödet skapar en känsla av rörighet. Ha kvar bara de aktiva team du behöver vara med i. Det är omöjligt att hänga med i 30 olika team. Att gå ur alla team som bara ligger och skräpar ger mer klarhet och tydlighet, och banar väg för produktivare dagar.
Satsa i stället på att kommunicera genom kanaler. Där är det det väldigt mycket enklare att hitta rätt, särskilt om det finns tydliga riktlinjer om kanalernas syfte och de behov de ska möta.
Många sparar också enormt mycket tid på att lära sig några kortkommandon för att snabbt söka i rubriker och nyckelord. Kortkommandot Ctrl+F, eller Cmd+F på Mac, är ett tidsbesparande alternativ till att scrolla för att hitta det som eftersöks.
2. Skapa och filtrera metadata i filytor
Många går vilse i de traditionella mappstrukturerna, och får ingen bra överblick över vad som ligger där, eller hur dokument är organiserade. Sparas mötesprotokollen till er kommande kundaktivitet under "Kunden X/Aktiviteter" eller under "Kundaktiviteter/Kunden X", eller kanske under "Alla mötesprotokoll"?
Återigen, här finns smartare sätt än att alla ska behöva lära sig mappstrukturer. Ett mer modernt och effektivt sätt är att dra nytta av metadata, det vill säga möjligheten att använda information som rör dokumenten.
Genom att tillsammans med kollegorna komma överens om en smart användning av metadata går det blixtsnabbt att filtrera fram filer baserat på exempelvis arbetsgrupp, ändamål, vilket projekt och kund den är kopplad till, status, vem som har bollen just nu, vilket team den har lagts ut på och så vidare. Det går exempelvis lätt att filtrera fram ständigt uppdaterade listor baserat på denna metadata – exempelvis "under arbete", "backlog", "väntar på återkoppling från kunden X", eller "Oscar" som ägare.
Ju mer man jobbar med metadata, desto enklare blir det att söka och filtrera fram det man behöver – både för överblick, för att hitta rätt, och spara tid.
Det går även att skapa en varningsnotis om att förse varje ny fil som skapas med rätt metadata, så att den hamnar i rätt processer och hittas mycket lättare.
3. Automatisera repetitiva arbetsuppgifter
En app som kan spara väldigt mycket tid – i nästan alla typer av roller – är Power Platform komponenten Power Automate.
I den går det enkelt att bygga automatiserade flöden, så att repetitiva arbetsuppgifter kan automatiseras helt eller delvis. Det gör att tiden för arbetsprocesser kan förkortas rejält.
I korthet går det ut på att skapa regler i appen som sparar tid, systematiserar processer eller förenklar arbetet. Tre exempel:
- När ny uppgift med nyckelordet X är skapad i Planner, skicka meddelande till person x.
- När nya svar har fyllts i i ett Forms-formulär (till exempel en förslagslåda), för över de svaren till en strukturerad Sharepoint-lista eller ett visst Excelark.
- När en ny person läggs till i ett team, skicka ett välkomstmeddelande i teams-chatten med syfte och förhållningsregler för teamet. (Galleri av färdigbyggda flöden)Det finns förslag på färdigbyggda flöden som kan kickas igång med bara ett par knapptryck.
4. Gå inte på alla möten du blir inbjuden till, bevaka dem i stället
Extremt mycket tid försvinner varje vecka på att medarbetare hamnar i möten som det är ytterst tveksamt om de behöver vara med på. Många får så gott som dagligen höra: "Jag skickar en Teamsinbjudan till dig också, det är kanske bra att du är med 'just in case'".
Det är lättare än någonsin att ta del av mötesinformation utan att själv ha varit med. Med transkribering i Teams, för att inte tala om AI-verktyget Copilot, kan du göra till vana att avstå från fler möten, och i ställt ägna fem minuter åt att uppdatera dig om innehållet. Och som belöning få 25-55 minuter extra för att fokusera på annat.
5. Stoppa notiser som inte är nödvändiga
Ständiga pling rubbar koncentrationen så att det blir svårt att fokusera. För att förhindra dessa ständiga hack i produktiviteten är det bästa att gå igenom apparnas notisinställningar.
Produktiviteten får ett uppsving när inställningarna anpassats efter de personliga preferenserna, så att notiserna blir mer relevanta.
Relevanta notiser kan exempelvis vara att få reda på när du har blivit taggad av en kollega i en tråd. Där är det däremot en god idé att diskutera igenom principer för taggning av kolleger. Det är ohållbart att 25 kolleger taggas så fort någon skriver ett inlägg. Med mer riktade taggar – exempelvis "säljgruppen", "researchgänget" eller taggning av de 3-4 personer som berörs – slipper alla andra störas av irrelevant information. Bryt alltså ut subgrupper ur den större gruppen. Taggar kan skapas av teamsägaren.
