Tillbaka till Information Management

Online: Kommunforum RPA

Lyssna när Halmstad, Eskilstuna och Sigtuna kommun delar med sig av sina erfarenheter och utmaningar kring att gå från reaktiv till proaktiv. Hur får de med sig verksamheten? Hur ändrar de sitt arbetssätt? Och går det verkligen att lita på sin digitala medarbetare?

 

 

💡Är du också intresserad av vad andra kommuner gör inom analytics?

Missa då inte vårt kommunforum den 26 november då Uddevalla, Mora och Älmhults kommun berättar om deras analytics-resa.

Anmälan och mer information hittar du 🔗 här 🔗

Q&A Kommunforum RPA #2

Sigtuna: Fredrik Lindqvist

Till Sigtuna: Hur har processkartläggningen gått till inför utvecklingen av den digitala medarbetaren?

Processkartläggning har skett tillsammans med en styrgrupp bestående av olika medarbetare från enheten för att fånga upp så många olika perspektiv som möjligt vid handläggningen av ekonomiskt bistånd. Idag då vår digitala medarbetar har varit i drift under en relativt lång period sker mycket av processutvecklingen från mitt håll tillsammans med medarbetare. Där potentiella utvecklingsdelar av befintliga processer ses över för att uppnå en så hög effektivitet som möjligt.

 

Till Sigtuna: Hur jobbar ni med test av process innan drift?

Förändringen till att gå till en automatiserad handläggningen är ett politiskt beslut som har tagits och är något vi ”måste” göra. Digitaliseringen och automatiseringen går fort fram och ett misstroende gentemot detta skulle jag säga har funnits där från en början. Förändringar överlag och dessutom förändringar som är ”påtvingade” upplever jag har en tendens till att ska stress, oro med mera. Misstron är betydligt mindre än vad det var tidigare då man dels har fått vara med i processen och varit med i framtagandet. Det är dock ett ständigt arbete att skapa rätt förutsättningar för att den automatiserade processen ska fungera och så att medarbetare upplever och känner en tilltro till sin digitala medarbetare.

Till Sigtuna: Gillar ’Digital Medarbetare’ sätter nivå - ingen IT mystik

Tack – det är hur jag ser på det. En digital medarbetare som behöver stöd och hjälp i sitt arbete för att kunna just stötta och hjälpa övriga medarbetare på enheten med målsättningen att frigör tid och effektivisera handläggningen.

Eskilstuna: Mikael Blomkvist

Till Eskilstuna: Har ni tagit fram en modell för effekthemtagning av digitaliserade processer?

Nej, för närvarande är vi centralt finansierade men då vi närmar oss Atea:s AOM-modell så finns detta på agendan

Till Eskilstuna: Vad bestod piloten i hemtjänsten av?

En variant av förenklad hemtjänst där data hämtas in via e-tjänst och uppfylls villkoren så beslutas tilldelning automatiskt. Mer att se som en pilot som ännu inte hamnat i drift

Till Eskilstuna: Hur arbetar ni med att marknadsföra kompetenscentret?

Det är en fråga som diskuteras för närvarande, men det finns en plan om att presentera detta via det centrala digitaliseringsprogrammet

Till Eskilstuna: Har ni RPA kompetens internt?

Ja, vi har en egen utvecklare, som också får stöd via konsulter från Atea

Till Eskilstuna: Hur ofta ser ni att En process använder ett centralt system, tex lön, ekonomisystemet etc.

Vi har inga sådana RPA-lösningar för tillfället, men tar vi processen för ekonomiskt bistånd så hanterar den cirka 3000 ärenden per månad

Till Eskilstuna: Eskilstuna & RPA för ekonomiskt bistånd; har ni utvecklat processen från start till slut (komplett RPA lösning) eller har ni utvecklat delar av processen med RPA för ekonomiskt bistånd?

Den är uppdelad i 4 steg, det första, mottagande från etjänst och uppläggning i systemet VIVA. Steg 2 och 3, schablonberäkning och uppslag mot SSBTEK är under utveckling och det 4:e steget, beslutsunderlag är planerat att påbörjas Q1 2021

Halmstad: Mia Lundholm

Till Halmstad: Vad var hinder från verksamheten - oro, okunskap?

Flera olika saker och delvis beroende på var i verksamheten. Jag tror det delvis handlar om att det är abstrakt och svårt att förstå vad automation innebär. Jag tror också det finns en viss sund skepsis som man får ha respekt för. Här blir pedagogik och förändringsledning viktigt tillsammans med goda exempel.

Till Halmstad: Imponerande film! Snyggt!

Tack 😊

Atea

Till Ateas (eller någon annan): Hur ser licenskostnaden ut för de olika lösningarna (plattformarna)? Finns det någon jämförelse man kan ta del av?

En oberoende bedömning av ledande RPA plattformar har gjorts av Gartner och den kan ni ta del av HÄR. När det kommer till licensmodeller och kostnader finns det många olika varianter och det är svårt att ge ett kort svar då alla leverantörer har olika och skalbara modeller. En rekommendation är att alltid utgå från ert behov när ni väljer licenser. Vi hjälper er gärna att mappa behov mot rätt licensmodell. Kontakta Sara Vitmosse på sara.vitmosse@atea.se för mer information.Till Amanda: Bra presentation! Kan du utveckla strukturen för automationsportfölj?

Tack! Vår automationsportfölj består av alla processer som är under bearbetning för automatisering. Här samlar vi även dokumentation av processerna samt prioritering och beslut. Automatiseringsportföljen är en del i vår automation operation model (AOM) där vi även har definierat processerna för hur dessa delar utförs.

Frågor till alla

Till samtliga: Hur ser processen ut för att följa upp de nyttor som automatiseringen förväntas ge?

Halmstad: Vi jobbar med en översikt som visar hur många gånger roboten utfört processen, hur mycket arbetstid det sparat, hur mycket det blir i pengar och när processen startade. Man kan växla vy och se vad det gör per månad, per process eller på aggregerad nivå.

Sigtuna: Först och främst sätts det i relation till den tidsbesparing som sker kring handläggningen och hur mycket tid som kan läggas på andra arbetsuppgifter. Det med optimala man kan mäta är hur mycket tid ges till kommuninvånare och stöttningen där för att personen ska närma sig självförsörjning.

Till samtliga: Vilken produkt/ leverantör använder ni? Kul med erfarenhetsutbyte

Halmstad: UiPath

Eskilstuna: UI Path och drift/support är planerad att hanteras av ATEA

Sigtuna: UiPath / Valcon / Akoa

Till samtliga: Vilka kompetenser ser du att ni har behov av i ett COE för RPA/automation? Behövs nya kompetenser?

Halmstad: Processkartläggning, processoptimering, projektledning, förändringsledning,

Eskilstuna: Tvärkompetens som spänner sig över processkartläggning, utvecklingskompetens i form av RPA/Integration/etjänst/integrationer

Till samtliga: Vilken robot använder ni er av?

Eskilstuna: UIPath

Till samtliga: Hur känslig är roboten för t ex uppgradering av Procapita?

Halmstad: Väldigt känslig och vi har change-process för varje enskild automation

Eskilstuna: Väldigt känslig då ändringar med största säkerhet påverkar det gränssitt som roboten arbetar i

Sigtuna: Det beror på vad som sker i uppdateringen. Sker en större uppdatering som ändrar till exempel på layout i procapita kan detta påverka mycket. Det är bilder som läses av vid handläggningen och om bilden har ändrats och RPA kan ej avläsa innehållet så kommer ingen beräkning att göra. Dock föranleder varje typ av uppdatering en avstämning och kontroll att allt fungerar som det ska. Vid större förändringar tillkommer information om vad förändringen innehåller och dialog förs då kring detta för att förbereda RPA inför förändring.

Till samtliga: Gör ni process eller informationskartläggningar?

Halmstad: Processkartläggningar

Eskilstuna: Vill se det som en kombination, men med tyngdpunkt på process

Sigtuna: Processkartläggningar.

Till samtliga: Underhåll, krävs det arbete dagligen i underhåll eller endast vid förändringar av roboten efter införandet?

Halmstad: Inte dagligt underhåll, det som funkar funkar. Däremot övervakning och vid förändring/avvikelse.

Eskilstuna: Vi är i tidig fas så än så länge är det nästan dagliga anpassningar. På sikt hoppas vi såklart detta ändras

Sigtuna: Inte dagligen, underhåll kan krävas främst under ansökningsperiod men även vid uppdateringar, script ändringar med mera

Till samtliga: Hur ofta ser ni att En process ianvänder ett centralt system, tex lön, ekonomisystemet etc.

Eskilstuna: Se svar ovan

Tillbaka till Information Management
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer