2021-01-18

Hur bra är 50 svenska kommuner egentligen på att skapa nytta av data?

Den svenska genomsnittskommunen har ganska nyligen påbörjat sin datadrivna resa. Även om ingen sektor, offentlig eller privat, har nått hela vägen så har genomsnittskommunen halkat efter. Samtidigt finns numera en god förståelse för att ”mjuka” faktorer såsom ägarskap och kompetens är centrala för att skapa nytta med sina satsningar på området.

Johan Ripgården
Johan Ripgården Concept Manager
Grafer på en svensk flagga

Så kan vi sammanfatta några lärdomar från Ateas Kommunforum Analytics, ett digitalt event som genomfördes den 26 november 2020.  Ett 90-tal deltagare som representerade drygt 50 kommuner från hela Sverige lyssnade till talare från MOA (Mora/Orsa/Älvdalen), Uddevalla och Älmhults kommun, som generöst delade med sig av framgångar och utmaningar från sina datadrivna resor.

Det här är mina spaningar från eventet som bl. a. baserar sig på ett antal frågor som ställdes till deltagarna under eventets gång. 

Kommunforum Analytics

En arena där kommuner kan inspirera och dela erfarenheter mellan varandra inom området analytics. Vill du se inspelningen av det senaste forumet, klicka här.

Är du intresserad av att få inbjudan till nästa? Kontakta mig på: johan.ripgarden@atea.se

 

61 % saknar helt en långsiktig plan

Fråga: ”Har din kommun en *roadmap för er utveckling inom analytics (BI, AI, IoT)?” (*Minimum 2-årig, grov utvecklingsplan).

61 % svarade nej. 60 % av dessa svarade även att deras kommun saknade en person med utpekat huvudansvar för att verksamhetens beslutsstöd utvecklas. Detta samband är inte så förvånande. När det saknas ett tydligt ägarskap så är det naturligt att strategier och långsiktiga planer blir eftersatta. Men, kombinationen kan leda till flera negativa konsekvenser:

  • Långsam utveckling kan bli en konsekvens av svagt engagemang och driv från ledningen (när ingen äger frågan).
  • Risk för alltför kortsiktiga beslut om teknik- och arkitekturval. Vi kan se exempel på det när upphandlingar av rapport- och analysverktyg utgår ifrån en specifik enhets behov i stället för framtida behov från flertalet avdelningar och förvaltningar.
  • Prioriteringar försvåras om vi aldrig sätter oss ned och tar ett helhetsgrepp. Det blir helt enkelt svårare att säkerställa att utvecklingsresurser styrs till områden med högst prioritet.

Kommunerna befinner sig i början på sina datadrivna resor

Fråga: ”Var befinner sig er kommun på ”Den datadrivna resan”?

Den drivna resan är Ateas mognadsmodell för analytics som består av fem steg. Genomsnittskommunen, baserat på svaren från de 50 representerade kommunerna, landade på 1,8 på den 5-gradiga mognadsskalan.

Det betyder att genomsnittskommunen snart har lämnat det första stadiet som vi kallar ”Excel hell” där central samordning av beslutsstöd (Business Intelligence, BI) saknas. Det behöver inte betyda att det saknas beslutsstöd i kommunen, men det saknas ett utpekat, förvaltat rapport- och analysverktyg. Det leder inte sällan till lokala, egensnickrade rapporter och mycket manuellt arbete ute i organisationen för att sammanställa data och presentera rapporter.

Nästa steg på resan (steg 2) innebär att man har etablerat ett rapport- och analysverktyg med central förvaltning. Ett antal rapporter/dashboards har implementerats och används av ett fåtal centrala enheter och förvaltningar. De kommuner som har kommit hit genom att följa en roadmap, har ofta implementerat ett datalager där avsikten är att senare lägga till ytterligare verksamhetssystem och Internet of Things (IoT) som datakällor.

Otydligt ägarskap och låg kompetens på området – de största utmaningarna

Fråga: ”Vilka är era största utmaningar med satsningar inom analytics?”

Jämfört med framförallt privata bolag så är det lite extra utmanande att utvecklas inom analytics i kommuner. Först och främst så beror det på kommuners diversifierade verksamhet. En viktig grundförutsättning för datadrivna beslut är att samla in (och gärna kombinera) data från många källsystem. En diversifierad verksamhet leder ofta till en flora av it-system. Många av kommunernas verksamhetssystem är inte förberedda för datauttag i rapporterings- och analyssyfte. Dessutom har olika förvaltningar i en kommun väldigt olika behov inom beslutsstöd vilket gör samordning mer komplex.

Men, hur bedömde de 50 kommunerna själva sina största utmaningar? Är det svårigheten att komma åt data som är den största utmaningen?

Nej, de utmaningar som flest kände igen sig i var bristande eller otydligt ägarskap för analytics i ledningen samt låg kompetens på området i verksamheten. Det är ett insiktsfullt svar, det är mycket vanligt att man missar prioritering av aktiviteter inom perspektivet människor och processer. Samtidigt överskattas vikten av teknikrelaterade frågor såsom produktval.

💡 Fyra tips på resan

Efter ha sett och hört dessa 50-talet kommuner tala, ställa och svara på frågor samt konversera i chatten så kan jag bara konstatera att det idag finns en stor vilja att utvecklas inom området analytics eller beslutsstöd. Om jag ska skicka med några tips

  1. Säkerställ att it och verksamhet kan samspela effektivt. Beslutstöd är i högsta grad verksamhetsnära och både driv och behov måste komma ifrån verksamheten. It:s roll bör vara att förvalta den tekniska plattformen och säkerställa tillgången till kvalitetssäkrad data.
  2. Definiera ett tydligt ägarskap för hela kommunens beslutsstöd från kommunledningen. Det innefattar ansvaret för kommunens långsiktiga plan för analytics.
  3. Ha en långsiktig plan som hjälper er att prioritera och undvika kortsiktiga beslut. Men, börja smått och jobba agilt.
  4. Utred inte ihjäl er, sätt igång istället! Ni skapar nytta samtidigt som ni lär er längs vägen.