Laddar meny
Foto: Ryan Garrison

Så kan små kommuner jobba smartare

Reportage 2017-05-30
Gagnefs kommun i Dalarna är en liten kommun som kommit en god bit på väg på sin digitala resa. Här får barnen bekanta sig med programmering i förskolan och i hemtjänsten är planering och låssystem integrerade. En gemensam teknisk plattform, fokus på säkerhet och att jobba resurssmart är några framgångsrecept.
Karin Jansson
Journalist

I klassrummet hos sexan på Djurmoskolan i Gagnef är koncentrationen hög. Med datorer och programmerbart lego utformar eleverna en miljö där ett rymdfordon sopar bort grus från en solpanel på månen.

– Eleverna har jobbat sedan klockan tio, säger Peter Andersson, lärare i NO och matte, och sneglar på klockan som närmar sig halv två.

Med legot möter eleverna problem som inte har en given lösning: det är matte, teknik och programmering i ett. 

Isabell Haglöf och Alice Rooth bygger ett militärfordon med programmerbart lego.

– Vi har fått en instruktion att gå efter men själva programmeringen är det svåraste momentet, säger Isabell.

– Vi har legot här på Djurmoskolan och på Kyrkskolan har förskoleklassen fått programmeringsbara skalbaggar, säger Peter Andersson. 

Gagnefs kommun i Dalarna har tagit flera avgörande steg för att skapa värde för medborgare och de egna medarbetarna. Att introducera programmering redan i förskolan är ett steg. I hemtjänsten har alla vårdtagare digitala lås sedan flera år tillbaka. Låssystemet är integrerat med planeringen, vilket gör det enkelt att följa upp vilka vårdinsatser som utförts och hur den faktiska tids-åtgången ser ut.

Experten Henrik Anserin

Enklare med gemensam licens

En gemensam licens gör att Gagnefs kommun slipper dubbla användarkonton. Henrik Anserin, systemkonsult på Atea, bjuder här på sina främsta råd om hur små kommuner kan jobba smartare, både övergripande och i sitt säkerhetsarbete.

Läs artikeln

Den tekniska plattformen, Office 365, utgör en viktig grund för enklare flöden, medarbetare i kommunen kan jobba i samma dokumentformat, dela och uppdatera dokument med mera. Tjänsten Microsoft Tenant gör att skola och övriga delar av kommunen kan använda samma licens.

– Det var nästan en förutsättning för bytet av plattform, eftersom skolan och administrationsavdelningen är så tätt integrerade. Vi har personal som jobbar på båda avdelningarna som nu kan samverka helt utan begränsningar, säger Tomas Hellquist, it- och kommunikationschef i kommunen. 

Nyckeln till en lyckad migrering stavas information, utbildning och uppföljning. Inför övergången till Windows 10 informerade Tomas Hellquist samtliga medarbetare om hur, när, varför och värdet av att byta plattform, i mejl och på kommunbloggen.

Programmerbart lego i skolan och digitala system i hemtjänsten är två områden där Gagnef ligger i framkant.

 – Vi har följt upp med workshops och individuell support i chatgrupper på nätet och det har varit väldigt populärt. Frågorna har främst handlat om funktioner i Outlook och i kalendern och personalen vill hela tiden lära sig mer. Jag kände mig övernitisk i min kommunikation men fick faktiskt en tårta som tack för hjälpen. 

Ateas självbetjäningsportal är en annan lösning som förenklat vardagen för både it-avdelning och verksamhet. Där kan medarbetarna exempelvis beställa en ny dator, ett nytt Bankid eller ladda hem en app med skrivarrutiner.

Våga prova. Vi inser att vi inte kan och vet allt, men vi provar och lär oss av våra misstag.

TOMAS HELLQUIST,
it- och kommunikationschef, Gagnefs kommun.

– Det fungerar klockrent. Du laddar hem appen och startar om datorn, så är den installerad. Vi har stora avstånd inom kommunen, det är till exempel tre mil till Björbo, den ort som ligger längst västerut. Nu slipper vi skicka tekniker dit för att installera en skrivare.

En av utmaningarna i år är att skapa rutiner och flöden inför den nya dataskyddsförordningen, GDPR, som träder i kraft i maj 2018. För att ge frågan fullt fokus har kommunen tillsatt en ansvarig projektledare.

– Den nya lagen ger oss ett tydligt regelverk att förhålla oss till. Personuppgiftslagen finns ju redan, men den saknar kontroll- och rapporteringsfunktion. Nu blir det mer ordning och reda, säger Tomas Hellquist. 

It-säkerheten är en annan stor fråga. Där kommer Gagnefs kommun att implementera Enterprise Mobility plus Security från Microsoft. En web-baserad säkerhetsutbildning har precis påbörjats där samtliga medarbetare går en lektion i veckan under ett år. I Gagnef lever drygt 10 000 människor. Som liten kommun måste it-avdelningen jobba resurssmart.

 Strategin går ut på att tillsätta en ansvarig it-medarbetare i alla stora projekt för att inte bli allt för beroende av externa partners.

– Samtidigt har vi som filosofi att om någon annan gör saker bättre så bör de göra det och därför tar vi ofta hjälp av Atea. Vi har ett bra partneravtal och tillgång till många specialister.

Tomas Hellquist skickar med ett råd till andra kommuner som vill arbeta resurssmart.

– Våga prova. Vi inser att vi inte kan och vet allt, men vi provar och lär oss av våra misstag. Man måste inte veta allt från början, men om man ska utvecklas är det viktigt att kliva på tåget och försöka. Och se om det går åt rätt håll.

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer