Hoppa till huvudinnehåll
Tillbaka till Kundcase

Laholms nya digitala medarbetare bokar in vikarier 24/7

När ordinarie personal inom vård och omsorg i Laholms kommun blir sjuka eller vabbar sköter numera deras nya digitala medarbetare en stor del av det tidskrävande arbetet med att boka in vikarier. – Det är viktigt att ta hjälp av tekniken för att det ska bli bättre både för kommunens invånare och för personalen, säger Caroline Strid, verksamhetsutvecklare på Laholms kommun.
Laholms kommun
RPA
Laholm

En utomatiserad process, eller en digital medarbetare, som dygnet runt hjälper bemanningsplanerarna att boka om resurser till arbetspass ute i verksamheten.

”Mio” blir aldrig sjuk, och har inga behov av att vabba heller. Han jobbar outtröttligt dygnet runt i kommunens tjänst.

Under sina första sex veckor på jobbet kunde den digitala medarbetaren, som inte är en fysisk robot utan en mjukvara som installerats i kommunens IT-miljö, boka in 241 vikariepass i äldreomsorgen. Det motsvarade 34 procent av alla vikarieärenden under perioden.

– Snart ska den här tekniken även att nyttjas av barn- och ungdomsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningens måltidsverksamhet, kultur- och utvecklingsförvaltningen och socialförvaltningens LSS-verksamhet (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Det sker i samband med att de också börjar nyttja bemanningsenhetens tjänster, säger Agnes Idoffsson, enhetschef bemanningsenheten.

Det största värdet för kommunen

Det eleganta med RPA, som tekniken bakom Mio kallas (Robotic Process Automation), är att den simulerar musklick och knapptryckningar som personal annars måste göra manuellt i olika program.

Det tar Mio drygt sju minuter att ta sig an ett ärende och boka in en vikarie, ungefär lika snabbt som när den vanliga personalen på bemanningsavdelningen fokuserat tar sig an samma process. Men det stora värdet ligger inte i att roboten kan utföra processen i det tempot.

”Det största värdet är att Mio tar tag i ärenden direkt.”

— Agnes Idoffsson, enhetschef bemanningsenheten på Laholm kommun

– Om ett vikariebehov uppstår på kvällen eller på helgen när personalen på bemanningsavdelningen är ledig, eller akut klockan 15.30 en halvtimma innan kvällspasset börjar samtidigt som personalen är sysselsatt med annat, går ”han” in och tar vid ärendet. Arbetsplatsen behöver inte vänta länge på besked, säger Agnes. 

Minskad stress, och mer tid för de äldre

För personalen ute på äldreboendena och i hemtjänsten innebär den snabba dygnet runt-hanteringen minskad stress och mer tid för de äldre.

– Att på kvällar och helger hitta en ersättningsvikarie för en kollega som blivit sjuk kan ta sin tid om det måste göras manuellt. Har man otur får man ägna stora delen av dagen åt att försöka hitta en vikarie.Man går undan och ringer runt, utan att veta om det kommer att ge resultat. Kanske kortar man tiden hos varje äldre, bortprioriterar en promenad, eller jobbar övertid för att hinna med.

”Med ett besked från Mio, har personalen den fakta som krävs för att avgöra hur de kan gå vidare, då i enlighet med den enskilda arbetsplatsens rutiner kring bemanning.”

— Agnes Idoffsson, enhetschef bemanningsenheten på Laholm kommun

Mio har inneburit att mycket av det där ringandet inte längre behövs. Personalen lägger enkelt in sina vikariebehov i bemanningssystemet och får besked inom kort om det finns en vikarie med rätt kvalifikationer tillgänglig. Sms skickas automatiskt ut till vikarien om att hen är bokad till arbetspass.

– Än så länge har vi instruerat Mio att bara lösa de enkla ärendena, oavsett om det är på dagtid, kvällar, nätter eller helger. Om en person exempelvis har lagt in sig som tillgänglig 7-16 och det uppstår ett behov 7-16 är det ju en enkel matchning, men om det finns personer som är tillgängliga, men bara fram till klockan 12 så blir det lite mer komplext. Då har vi valt att låta Mio meddela att ärendet behöver manuell hantering, säger Agnes.

Så döptes ”Mio”

– Jag ville ha ett enkelt namn, som samtidigt betydde något. ”Mio” var återkommande. ”Mio min Mio” var min favoritbok när jag var liten. Sen när jag började leka med bokstäverna så blev det My Intelligent (r)Obot= M.I.O. Det tyckte jag var lite fiffigt och samtidigt gulligt. Sen föll det rätt naturligt att han fick heta Robotsson i efternamn, säger Pernilla Ilbay, systemansvarig för löne- och bemanningssystemet Heroma på Laholms kommun och mamma till namnet Mio.

Mios effektivitet är beroende av goda förutsättningar

När det finns gott om tillgänglig personal inlagda i löne- och bemanningssystemet Heroma är Mio som effektivast. När så inte är fallet saknas förutsättningarna att få mycket gjort.

– Vår största utmaning är att uppmuntra våra drygt 200 timavlönade i äldreomsorgen att lägga in sin tillgänglighet löpande och hålla den uppdaterad. Oavsett om det är Mio eller den vanliga personalen som söker efter vikarier så blir det svårt att göra bokningar om det inte finns tillgängliga vikarier alls, eller om tidsfönstret är för litet, säger Agnes.

Mios styrkor som medarbetare är pålitligheten. Han följer instruktioner till punkt och pricka. Han trycker aldrig på fel knappar, eller glömmer bort moment i processen. Däremot så gör han det han är programmerad att göra. Till exempel kunde sms skickas ut mitt på natten om ett arbetspass som gäller om två veckor framåt. Efter justering i programmeringen gör han inte detta längre om det inte gäller akuta arbetspass.

– Vi har sett att antalet misstag blivit färre när det gäller administrationen av timpersonalen, men det är svårt att avgöra hur stor del av det som är Mios förtjänst, för vi har samtidigt implementerat en ny vikariemodul i Heroma, säger Agnes.

Bemanningsenhetens personal får mer tid över till de komplexa fallen

När Mio metodiskt och otröttligt betar av de enkla fallen, kan den vanliga personalen lägga mer tid och fokus på att lösa de mer komplexa vikariebehoven, de som kräver ett pusslande och personliga samtal med både potentiella vikarier och arbetsplatserna.

Mio har däremot inte getts mandat att kalla in ordinarie personal, trots att det rent tekniskt skulle gå att lösa.

”Den ordinarie personalen behöver få sin återhämtning, och kostar dessutom mer att ta in med alla övertids- och ob-ersättningar. Undantag från den principen görs när arbetssituationen ute i verksamheten blir ohållbar, när exempelvis många vabbar eller är sjuka samtidigt.”

— Agnes Idoffsson, enhetschef bemanningsenheten på Laholm kommun

Att göra dessa bedömningar kräver mänsklig erfarenhet och bör inte automatiseras, resonerar kommunen.

Kommunen fortsätter att förbättra servicen

Den största vinsten för en kommun att använda RPA är i det större perspektivet både att hushålla med skattepengar, förbättra verksamheten och öka servicen.

Laholm kommer snart att ge Mio en syster; Moneypenny. ”Hon” ska jobba inom socialförvaltningen, med de omkring 300 återansökningar av ekonomiskt bistånd som kommer in varje månad.

– Drygt hälften av dessa ärenden kan helautomatiseras. Ansökanden får på så sätt besked på sin ansökan inom 24 timmar, samtidigt som socialsekreterarna kan lägga mer tid på att hjälpa dessa personer att komma i arbete, säger Caroline.

******************

Text: Kristian Borglund

******************

Den här har Atea levererat till Laholms kommun

Atea har levererat en automatiserad process, eller en digital medarbetare, som dygnet runt hjälper bemanningsplanerarna att boka om resurser till arbetspass ute i verksamheten.

Automationen är byggd med hjälp av RPA (Robotic Process Automation) i plattformen BluePrism. Genom simulerade musklick och knapptryckningar kan en robot arbeta i olika applikationer och system utan krav på integrationer eller API:er.

Några av fördelarna är bättre service, förkortade ledtider, sparad tid, bättre kvalitet i processerna, kontroll av arbetsflöden, nöjdare medarbetare (slipper många av de mest repetitiva uppgifterna).

Robotic Process Automation

💡 Automatisera bort manuella rutiner och effektivisera din verksamhet med RPA. 
Läs mer om RPA här

Vill du veta mer om hur automatiserade processer kan skapa värde för din verksamhet? Kontakta Ellinor Barrdahl

Ellinor Barrdahl
Concept Manager - Automation
ellinor.barrdahl@atea.se
Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer