Tillbaka till Microsoft Teams
microsoft teams mjukvara samarbete Arbetsplats

Elin Högdahl vet hur du släpper loss kraften i samarbeten

Foto: Malin Grönborg

Elin Högdahl är produktivitetskonsult på Atea i Umeå. Hon ser nästan dagligen de utmaningar företag måste hantera för att skapa välfungerande samarbeten. Den största är just att synka alla verktyg som används och den information som förmedlas genom dem; mejl, videokonferens, telefon, Office-dokument. De är alla utmärkta för det de är avsedda för. Men inget av dem är avsett för samverkan i grupper.

Elin Högdahl på Atea hävdar att hon vet vad de behöver: Microsoft Teams. – Rätt använt spar det mycket tid och får människor att känna sig mer inkluderade

Samarbete har aldrig varit viktigare i dagens allt mer komplexa värld. Vi ägnar det faktiskt dubbelt så mycket tid jämfört med för fem år sedan.

Men det har heller aldrig svårare, av främst två orsaker. Den ena är att vi idag ofta arbetar tillsammans i grupper som är geografiskt utspridda.

Den andra orsaken är paradoxalt nog det stora antalet verktyg som används i arbetslivet. Trots detta faktum antyder studier att så många som tre av fyra medarbetare – i synnerhet i den så kallade millenniegenerationen – upplever att de saknar tillgång till rätt appar och program för samarbete. Det leder bland annat till missar i kommunikationen och att mycket tid behöver ägnas åt samordning.

3 smarta Teams-tips från Elin
  1. Skriv @namn för att nämna någon särskild person och använd @teametsnamn för att nämna hela teamet. På så sätt så får antingen den specifika personen eller hela teamet en notifiering, även om de inte följer den kanal som konversationen skrivs i.
  2. Starta ett Snabbmöte i Teams för att ha ett videomöte tillsammans i gruppen, du kan även dela skärm under videosamtalet.
  3. Använd gruppchatt för att smidigt kommunicera med kollegor utan att ha ett team.

Samordning av information stjäl tid

Elin Högdahl är produktivitetskonsult på Atea i Umeå. Hon ser nästan dagligen de utmaningar företag måste hantera för att skapa välfungerande samarbeten. Den största är just att synka alla verktyg som används och den information som förmedlas genom dem; mejl, videokonferens, telefon, Office-dokument.

De är alla utmärkta för det de är avsedda för. Men inget av dem är avsett för samverkan i grupper.

– Det är däremot Microsoft Teams, säger Elin Högdahl som gärna beskriver sig som en ”Teamsnörd”.

Elin Högdahl har jobbat med Office 365 i två år och med Microsoft Teams sedan det lanserades för ett och ett halvt år sedan. Idag kallar hon sig gärna Teams-nörd. Men hon är noga med att påpeka att det inte främst är tekniken som fascinerar henne, utan det tjänsten kan hjälpa till att skapa: enklare, stabilare och mer transparenta samarbeten.

Den saknade pusselbiten i Office 365

I grunden är Teams en chattapplikation. Men den är mycket mer än så, understryker Elin. Där finns också dokumentdelning, videokonferenser och gemensamma lagringsytor. Allt strukturerat så att en grupp enkelt hittar information som är relevant för ett givet projekt. Oavsett om det rör sig om ett dokument, en chattkonversation eller en anteckning.

– Teams är som den saknade pusselbiten i Office 365. Det knyter ihop alla applikationer och förenklar viktiga delar för samarbete, som kommunikation, informationsdelning, filhantering och dokumentation.

E-post har blivit en börda

Hennes första och viktigaste budskap till företag som söker hennes hjälp för att öka produktiviteten är tydligt: sluta mejla! Och de som hör detta drar rimligen en suck av lättnad och tacksamhet. E-post har för många blivit mer av en börda än ett hjälpmedel. I synnerhet när det används för samverkan inom grupper.

– Det skickas exempelvis ofta olika versioner av samma dokument till gruppens medlemmar och någon får ta på sig rollen att sammanföra alla revideringar till ett dokument, ett oerhört tidskrävande arbete. Det ser jag ofta ute hos kunder och jag ser också hur det leder till missar, säger Elin.

Ett annat alltför vanligt scenario är hur information ”fastnar” hos en enskild person. När vederbörande är sjuk eller frånvarande av annan orsak leder det ofta till att arbetet avstannar, då de övriga berörda inte kan nå vissa nödvändiga dokument, exempelvis.

Tre av fyra kräver bättre verktyg

När 75 procent av den globala arbetsstyrkan består av så kallade millennials innebär det hårdare krav på samarbetsverktyg. De förväntar sig moderna lösningar som ger tillgång till exempelvis projektkommunikation och information oavsett var de befinner sig.

Källa: ”What The Ideal Workplace Of The Future Looks Like, According To Millennials”, Forbes – Rob Cross – nov. 2017

– Genom att använda Teams kan inte ett sådant scenario inträffa, eftersom all information som har producerats och hanterats alltid är tillgänglig för alla i ett projekt eller en arbetsgrupp, förklarar Elin.

Svarar inte längre på mejl

Själv har hon halvt på skämt, halvt på allvar förklarat för sina kollegor att hon har slutat svara på mejl från sina kollegor. Vill de nå henne får de använda Teams.

– Men för extern kommunikation använder jag fortfarande mejl, förstås. Även om det går att kommunicera i Teams med användare som sitter utanför den egna organisationen, och som kanske inte ens har ett Office 365-konto, förklarar hon.

Samtidigt som Teams förenklar arbetet innebär det också ofta högre säkerhet, hävdar Elin. När hon kommer ut till kunder ser hon inte sällan hur kreativa medarbetare hittat egna lösningar för samverkan och använder sociala medier eller konsumentversioner av Slack, Dropbox och andra tjänster.

Förutom att många då kan uppleva en förvirring – ”var ligger egentligen all information och var ska jag själv spara den?” – skapar en sådan hantering betydande risker för företag.

– Att lägga företagsinformation i publika molntjänster avsedda för konsumenter är naturligtvis inget vi rekommenderar, eftersom det innebär att du i praktiken tappar kontrollen över informationen, påpekar Elin.

Vi mår bra av fungerande samarbeten

Hennes huvudsakliga fokus i jobbet ligger alltså inte på teknik. Varken bakom Teams eller någon annan it-lösning. Det är inte heller verktygen i sig som får hennes energi att vakna, utan vad de möjliggör.

Något svepande uttryckt handlar det om att företag kan nå större framgång och bli mer lönsamma tack vare bättre samarbeten. Fast det finns något som Elin betraktar som ännu större, ännu mer värdefullt. Nämligen den effekt som effektiv gruppsamverkan har på individer.

Människan är gjord för att leva och verka tillsammans, säger hon. ”Vi människor mår bra av det.” När Elin Högdahl uttalar formuleringen, som förvisso ligger nära farligt klyschan, råder ingen tvekan om att det är hennes innersta övertygelse.

– Jag tror på samarbete, inte bara för mer välfungerande företag, utan också som ett sätt att få människor att trivas och utvecklas, säger hon.

Vi kommunicerar 80 procent av tiden

I en artikel i Harvard Business Review beskriver Rob Cross, lektor vid McIntire School of Commerce, hur så mycket som 80 procent av en medarbetares tid upptas av kommunikation i samarbeten med andra. Det är ungefär dubbelt så mycket som för 20 år sedan, skriver han.

Källa: ”Collaboration Without Burnout”, Harvad Business Review - Rob Cross, Scott Taylor, Deb Zehner – aug. 2018

Text: Henrik Rådmark
Foto: Malin Grönbor

Vi kan hjälpa dig att öka er samarbetsförmåga.

Teama upp med oss idag! 





?
Tillbaka till Microsoft Teams
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer