Tillbaka till Inspiration

Så ska Atea frigöra 100 000 timmar per år

Inom Atea pågår sedan 2019 ett omfattande automatiseringsprojekt. Målet är att frigöra minst 100 000 timmar per år. Timmar som medarbetarna istället kan lägga på värdeskapande arbetsuppgifter, vilket i slutändan ger nöjdare kunder.
Atea Sverige
Stockholm

Frigöra minst 100 000 timmar per år

Projektet 100 000 timmar ingår som en del av Ateas långsiktiga strategi, ett smartare Atea. Det är alltså inget enstaka kostnadsbesparings-projekt utan handlar om att göra kontinuerliga förbättringar där automatisering är en del.

6 framgångsfaktorer
  1. Helhetsgrepp – sätt det i ett sammanhang. Varför gör vi det?
  2. Utse generaler, ambassadörer och eldsjälar
  3. Samverkan mellan teknik/ it och verksamheten
  4. Ha uthållighet 
  5. Mät och följa upp, visa på goda exempel
  6. Kommunikation och transparens, låt medarbetarna följa processen

- Ett smartare Atea handlar om att vi med hjälp av smarta och standardiserade processer kan jobba smartare. Det är roligare, ger större effektivitet och bättre lönsamhet vilket hänger ihop med vår strategi. Det handlar inte bara om att frigöra tid, utan även om att minska den mänskliga faktorn och personberoenden, samt att till slut höja kundkvaliteten, säger Attila Fransén, CFO på Atea samt ansvarig för projektets ledningsgrupp.

Återbetalas inom ett år

Hittills har ett flertal processer automatiserats, bland annat fakturaflöden, lönehantering och hur konsulterna tidrapporterar.

- Ett annat konkret exempel är digitala körjournaler. Istället för att våra medarbetare rapporterar antal körda mil manuellt, har vi satt in en puck i bilen som registrerar detta automatiskt.

Atea räknar ROI för varje enskild automationsprocess och inte för hela projektet, och enligt beräkningarna återbetalas varje automationsprocess inom ett år.

Många positiva effekter

Effekterna låter inte vänta på sig. Det handlar framförallt om frigjord tid som i slutändan ger nöjdare kunder.

- Det här kommer kunderna till del eftersom vi undviker onödiga misstag och gör rätt från början, vilket ger bättre kvalitet i våra processer. Det är också positivt ur compliance synpunkt att vi kan leverera saker på rätt sätt, säger Attila Fransén.

”Att skala bort onödiga manuella processer, spar också tid för den del av verksamheten som har hög belastning. Istället för att anställa fler medarbetare som utför repetitiva arbetsuppgifter kan vi nyttja resurserna till mer värdeskapande arbetsuppgifter.”

— Attila Fransén, CFO på Atea

Enkelhet och tydlighet

Attila Fransén

I varje projekt görs en kalkyl för att uppskatta hur mycket frigjord tid automatiseringen generar. Allt samlas i en portal på Ateas intranät. Där går det att följa i realtid vilka åtgärder som är genomförda och hur mycket tid varje åtgärd genererar.

- Detta visar tydligt var vi har frigjort tid och det sporrar medarbetare att komma in med fler idéer.

Automatiseringsnätverk – viktig nyckel

Det finns en lång lista inom en mängd olika områden inom samtliga delar av bolaget som är på gång att automatiseras, bland annat inom kundtjänst, lönehantering och på HR-avdelningen.

Alla medarbetare uppmanas att komma med förslag på processer som lämpar sig för automatisering. Men för att skapa en medvetenhet och ett engagemang finns det också ett automatiseringsnätverk med representanter utsedda av Ateas olika processägare.

- Dessa eldsjälar är organisationens ögon och öron och utgör en fantastisk tillgång. De är idag den största källan till identifieringen av nya processer att automatisera.

Många intressenter internt

Förutom automatiseringsnätverket med representanter från organisationen har även medarbetare med manuella arbetsuppgifter fått säga sitt. 

- Vi arbetar också nära ett integrationsteam för att alltid hitta den bästa lösningen. It-avdelningen, system- och processägare, informationssäkerhetsgruppen samt utvecklingsenheter är även viktiga intressenter som alla jobbar nära varandra, vilket är viktigt för att projektet ska lyckas.

Framgångsfaktorer

Enligt Attila Fransén har det funnits vissa utmaningar i projektet avseende både teknik och processer. De har innefattat allt ifrån att få en förvaltning på plats till hur robotar skapas och vem som ska göra vad.

- Det är viktigt att fördela roller och ansvar för att få ett sådant här projekt på plats. En annan viktig erfarenhet är att börja med de små, lite enklare projekten och lära sig av dem.

Det finns också andra utmärkande faktorer som bidragit till ett lyckosamt projekt.

- En viktig faktor är att initiativet 100 000 timmar är en del av en av en långsiktig strategi och att det finns ambassadörer och eldsjälar som involverar hela bolaget, både centralt och lokalt, säger Attila Fransén. 

”Lyft goda exempel, mät och följa upp, och var transparent i kommunikationen mot medarbetarna”

Vad är planen framåt?

- Under hösten 2020 ska projektet gå från projektform till en permanent tjänst som levereras av it. Arbetet med automatiseringsnätverket fortsätter som innan. Det är en av våra främsta källor till att hitta processer att automatisera, säger Attila Fransén. 

Läs om hur automatiseringsspecialisten Amanda Näsman guidar organisationen genom automatiseringsprojekt med engagemang och kunskap

💡"Vi ska inte automatisera onödiga processer utan utveckla och förfina våra arbetssätt. Jag vill att alla ska tänka: Varför är inte detta automatiserat?”

Intressenter som varit delaktiga i verksamheten:

Chefer och processexperter (de är experter och utför processerna dagligen) inom olika avdelningar på Atea.

Processägare och dess representanter i automationsnätverket

Systemägare

Integrationsteamet

Styrgruppen (CFO, Ansvarig för ett Smartare Atea, Affärsområdeschef för Information Management, Chef Integrationer IT)

GDPR och informationssäkerhetsexperter

Områden där automatiseringar är på gång:

ProduktleveransprocessenHR-processenLöneprocessenFörsäljningsprocessenServiceavtalsprocessenEkonomiprocessenKonsultleveransprocessen

Tillbaka till Inspiration
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer