Tips från Atea för att ställa effektiva och relevanta hållbarhetskrav vid inköp av it-utrustning.
I en digitaliserad värld blir det allt viktigare att säkerställa en hållbar tillverkning och användning av it. Att ställa hållbarhetskrav vid inköp/upphandling av it-lösningar är ditt mest kraftfulla verktyg för att påverka it-branschen i en mer hållbar riktning.
I den här guiden har vi sammanställt våra bästa tips för hur man som inköpare kan ställa krav som både ger effekt och som är hanterbara för den egna organisationen. Guiden bygger på den kunskap om branschen och våra kunders behov som vi byggt upp utifrån vår position som oberoende leverantör. Den är inte ett facit, utan se guiden som en hjälpreda, inspiration eller en plattform att agera utifrån.
SNABBNAVIGERING
🍀 Tre goda ting 🍀 Börja här 🍀 Några grundläggande tips 🍀 Leverantör/Avtalspart 🍀 Tillverkare/varumärkesägare
🍀 Hållbarhetskrav på produkt 🍀 Våga utmana! 🍀 Här kan du få mer stöd 🍀
Tre goda ting
Att ta hänsyn till hållbarhet vid inköp av it-utrustning kan upplevas som komplext och resurskrävande. Genom att fokusera på dessa tre saker lägger du en mycket god grund för hållbar tillverkning och användning av it, utan att det kräver omfattande kunskap och tidskrävande uppföljning av kraven.
Välj tillverkare som är med i RBA (på minst nivå Regular Member)
Medlemmar i Responsible Business Alliance (RBA) har förbundit sig att följa en gemensam uppförandekod, genomför regelbundet riskgranskningar ochrevisioner i sin leveranskedja och bidrar aktivt till att rätta till eventuella avvikelser. Koden uppdateras vart tredje år vilket bidrar till att standarden kontinuerligt höjs.
Se medlemmar och nivå på medlemskap här
Säkra återtag
Se till att redan vid köptillfället ha en plan för hur det ni köper in ska återtas, till exempel genom att inkludera återtag i upphandlingen. Försäkra er om att produkterna ni skickar tillbaka i första hand återanvänds och i andra hand återvinns.
Välj TCO Certified (där det är möjligt)
TCO Certified ställer omfattande hållbarhetskrav genom hela produktlivscykeln. Kraven innefattar både sociala krav (såsom arbetstider, arbetsmiljö och lönevillkor i fabriker) samt produktkrav (såsom energi-effektivitet och begränsning av skadliga ämnen). Därtill finns flera krav för att öka livslängden på produkter.
Alla krav är obligatoriska och uppfyllnad kontrolleras innan märkning. Ni behöver således inte själva ha denna expertis eller lägga resurser på uppföljning.
”Vi upptäckte att när vi ställer hållbarhetskrav får vi garanterat leverantörer som har fungerande processer.”
— Sofia Nygård, enhetschef klient, Chalmers Tekniska Högskola.
BÖRJA HÄR:
Vad ska kraven leda till?
It-branschens utmaningar är många och komplexa, och en upphandling kan och bör inte adressera dem alla. Hållbarhetskrav som ställs ”för att man ska” eller på slentrian kommer inte att uppnå syftet: ökad hållbarhet. Detsamma gäller om din organisation saknar förmåga att säkerställa att kraven uppfylls eller efterlevs. Börja därför med att ställa er själva några grundläggande frågor:
Vad vill ni uppnå?
Vilka era främsta drivkrafter för att ställa hållbarhetskrav, och vilka är de största riskerna för organisationen? Kanske är det extra viktigt för er med rättvisa arbetsförhållanden. Eller har ni ambitiösa mål för att sänka era klimatutsläpp? Fundera över hur kraven bäst bidrar till att uppnå era hållbarhetsmål och minska de negativa effekterna av er verksamhet.
Vad är en rimlig nivå för er organisation?
Anpassa ambitionsnivån till den kunskap och de resurser som finns för att följa upp kraven. Knappa resurser behöver emellertid inte
betyda att ni avstår från att ställa hållbarhetskrav. Det handlar i stället om hur ni väljer att formulera dem (se inledande avsnittet ”Tre goda ting”).
Vilka utmaningar är mest angelägna för it-branschen?
Även om många hållbarhetsaspekter är gemensamma är varje bransch unik. Kraven ni ställer i en it-upphandling bör därför anpassas efter de utmaningar som är mest angelägna för it-branschen att komma tillrätta med. Genom dialog med leverantörerna kan ni skaffa er en god bild av vad som är viktigt att prioritera i den specifika upphandlingen.
Några grundläggande tips
Så här lägger ni en bra grund för att få den effekt ni önskar.
Ta dialogen!
Både it och hållbarhet är områden som utvecklas i hög fart, och det som anses ledande idag gör inte nödvändigtvis det om några år. Det kan dessutom vara svårt att veta vilka krav som är möjliga att ställa idag, och hur många leverantörer som klarar av att bemöta dem. Att genomföra en ordentlig marknadsdialog kräver tid och resurser, men ger i gengäld en djupare förståelse av förutsättningarna, vilket i sin tur hjälper er att ställa effektiva och träffsäkra krav. Ett grundligt förarbete gör er också mer effektiva i anbudsfasen där tiden ofta är knapp.
Använd utvärderingskriterier
Vill ni utvärdera hur långt marknadens aktörer har kommit i sitt hållbarhetsarbete och ge er själva möjligheten att premiera leverantörer och tillverkare som ligger i framkant kan ni använda er av utvärderingskriterier med fördelning av poäng eller prisavdrag. Då bidrar ni även till att driva hela branschen framåt eftersom det skapar incitament att utveckla hållbarhetsarbetet.
Våga välja bort!
För bästa effekt välj ett fåtal utvärderingskriterier som är viktiga för er och där ni kan ställa spetsiga krav. Annars finns det en risk att samtliga anbudsgivare är bra på något och kriterierna därmed inte blir särskiljande.
Undvik kategoriska formuleringar
Undvik krav i stil med att anbudsgivaren ska garantera komplett efterlevnad av hållbarhet i hela leveranskedjan då detta i realiteten är en omöjlighet. Branschens enorma storlek och komplexitet begränsar inflytande och spårbarhet. Det du kan ställa krav på, och också följa upp, är att leverantörer och tillverkare har ett systematiskt arbete för att identifiera och hantera risker samt en process för ständiga förbättringar.
Begär bevisning innan ni fattar beslut
Begär bevisning både för ska-krav och utvärderingskriterier. Då blir det enklare att sortera bort oseriösa aktörer, och ni minskar risken för att kraven överträds.
Följ upp!
Systematisk och kontinuerlig uppföljning av leverantörens och varumärkesägares hållbarhetsarbete är det som kommer att göra skillnad. Krav som inte följs upp under avtalstiden riskerar att bli tomma ord som i sin tur urholkar era möjligheter att påverka branschens hållbarhetsarbete.
Tips!
Beskriv gärna redan i upphandlingen hur planen för uppföljning ser ut. Det gör
anbudsgivarna mindre benägna att chansa och ger dem istället möjlighet att beräkna hur mycket resurser uppföljningen kommer
att kräva.
Rikta rätt krav till rätt part
Skilj på de krav ni ställer på leverantör/ avtalspart (t ex Atea), tillverkare/
varumärkesägare (t ex Apple, Dell) och produkter (se avsnitt Exempel).
Tips! 👇
Upphandlingsmyndighetens ”Myter om dialog i offentlig upphandling” ger en bra bild av hur marknadsdialog kan användas för dig som omfattas av LOU.
👍 Tips!
Beskriv gärna redan i upphandlingen hur planen för uppföljning ser ut. Det gör anbudsgivarna mindre benägna att chansa och ger dem istället möjlighet att beräkna hur mycket resurser uppföljningen kommer att kräva.
95/5: Vikten av harmonisering och standardisering
Omkring 95 procent av alla hållbarhetskrav som ställs idag är likartade men det är de resterande 5 procenten som kräver mest tid och resurser då de innebär individuella anpassningar både när det gäller rapportering och uppföljning. En harmonisering av kraven underlättar för både tillverkare och köpare samtidigt som de riktar fokus mot de utmaningar som är viktigast att lösa. Sträva därför efter att formulera era hållbarhetskrav i linje med existerande ramverk och riktlinjer, såsom FN:s Global Compact och ILO:s kärnkonventioner (som de grundläggande villkoren bygger på), OECD:s riktlinjer för konfliktmineraler, RBA:s uppförandekod (se nedan), GHG Protocol för rapportering av klimatutsläpp och etablerade hållbarhetsmärkningar såsom TCO Certified.
Vill ni ställa tuffare krav än så? Använd utvärderingskriterier!
Hållbarhetskrav på leverantör/avtalspart
En leverantör har inte samma inflytande i leverantörskedjan som en tillverkare/varumärkesägare har men kan påverka positivt genom att ge vägledning samt rikta kundernas hållbarhetskrav bakåt. Det leverantörer kan och bör göra är att arbeta systematiskt med att granska leverantörskedjan, identifiera risker och aktivt verka för att undvika och minimera avvikelser. Leverantörer kan också engagera sig i branschens hållbarhetsarbete i syfte att skapa positiv förändring.
Fråga efter detta så lägger du en bra grund och kan säkerställa att leverantören har ett systematiskt hållbarhetsarbete:
★ En leverantörsuppförandekod som är baserad på – och refererar till – internationella standarder såsom ILO:s åtta kärnkonventioner och principerna i FN:s Global Compact (se exempel här).
★ En process för att granska sina leverantörer, inklusive etablerade rutiner för avvikelsehantering. Detta kan bevisas genom exempelvis en hållbarhetsrapport.
★ En intern uppförandekod för etiskt och professionellt agerande i samarbetet med kunder, partners och investerare. En del av detta kan vara att leverantören aktivt förebygger korruption eller arbetar i enlighet med ISO 37001.
★ En dedikerad hållbarhetsansvarig.
★ Ett kvalitets- och miljöledningsarbete enligt ISO 9001 och 14001.
★ En offentlig hållbarhetsrapport, inklusive en klimatredovisning som minst innefattar scope 1 och 2 (se faktaruta).
★ Leverantören har en process för säkert och miljökorrekt återtag av it-utrustning som inkluderar återrapportering. Detta kan bevisas genom miljöcertifikat, policys samt beskrivning av rutiner, liksom bifogande av exempelrapport (se faktaruta).
Vill du premiera leverantörer som ligger i framkant (till exempel genom utvärderingskriterier) kan följande efterfrågas:
★ Leverantören arbetar proaktivt med att sprida kunskap och vägleda kunder i frågor som rör hållbar it. Verifieras exempelvis genom referenser.
★ Leverantörens hållbarhetsarbete är utvärderat av oberoende tredje part, exempelvis EcoVadis, och anses hålla hög nivå.
★ Den återtagsprocess leverantören tillhandahåller syftar till att hårdvara primärt återanvänds och i andra hand återvinns (se faktaruta).
★ Leverantörens klimatrapportering innefattar även scope 3 (se faktaruta).
★ Leverantören har ett klimatarbete i linje med 1,5-gradersmålet som kan bevisas genom ett Science Based Target (SBT) eller annan extern verifiering.
★ Leverantören verkar för att lyfta hela branschens hållbarhetsarbete genom aktivt medlemskap i exempelvis Responsible Business Alliance eller Exponential Roadmap Initiative, alternativt driver egna initiativ i detta syfte.
Hållbarhetskrav på tillverkare/varumärkesägare
Varumärkesägarna har större möjlighet till inflytande över de faktiska förhållandena tillverkningsledet, då de befinner sig längre bak i kedjan och i vissa fall har sina egna fabriker eller köper direkt av en tillverkningsanläggning. Krav som rör tillverkningen och sociala förhållanden är med andra ord bäst att ställa på denna nivå. Kraven här bör relatera till vilket åtagande tillverkaren/varumärkesägaren gjort avseende hållbarhet, ledningssystem samt transparens i hållbarhetsrapporteringen och kan exempelvis bevisas genom medlemskap i Responsible Business Alliance på minst nivån Regular Member.
Detta innebär bland annat att tillverkaren:
★ har åtagit sig att följa RBA:s uppförandekod som är baserad på bland annat ILO:s kärnkonventioner, UN Global Compact och andra etablerade internationella standarder
★ genomför riskbedömningar av tillverkningsanläggningar, både de som ägs av tillverkaren själv och de som ägs av underleverantörer
★ genomför oberoende tredjepartsrevisioner i de anläggningar där potentiella eller faktiska problem påträffas, samt att avvikelser avhjälps enligt RBA:s standarder.
Tillverkare som inte är medlemmar i RBA kan uppfylla detta krav genom att inkomma med underlag som visar på likvärdigt arbetssätt. Det du vill säkerställa är att tillverkaren har:
★ ett offentligt åtagande avseende hållbarhet samt etablerade ledningssystem för att implementera policys, göra revisioner och systematiskt identifiera och hantera risker.
★ transparent rapportering kring sitt arbete (till exempel att tillverkaren publicerar en hållbarhetsrapport, inklusive klimatberäkningar av scope 1 och 2, samt resultat från revisioner på en aggregerad nivå)
★ en publik konfliktmineralspolicy och arbete enligt OECD:s riktlinjer om due diligence för konfliktmineraler (åtagandet är en del av medlemskapet i RBA)
Vill du premiera tillverkare som ligger i framkant (till exempel genom utvärderingskriterier) kan följande efterfrågas utifrån vad som är prioriterat för er:
★ Tillverkarens klimatrapportering innefattar även scope 3 (se faktaruta)
★ Tillverkaren har ett klimatarbete i linje med 1,5-gradersmålet, som kan bevisas genom ett Science Based Target (SBT) eller annan extern verifiering
★ Tillverkaren har lokala initiativ för att stärka arbetares rätt till inflytande (workers’ voice)
★ Tillverkare engagerar sig i lokala, kapacitetsbyggande initiativ, exempelvis för att öka utbudet av ansvarsfullt utvunna mineraler i Kongo.
★ Tillverkaren har mål för att ställa om till cirkulära affärsmodeller och minska beroendet av jungfruliga råvaror.
Tips! I en dialog inför upphandling kan ni be tillverkare om exempel på vad de gör i frågor som är viktiga för er.
”Om vi prioriterar hållbarhet blir det billigare för oss i slutändan. Produkterna kanske kostar mer att köpa in men håller längre och strular mindre.”
— Sofia Nygård, enhetschef klient, Chalmers Tekniska Högskola.
Hållbarhetskrav på produkt
Hållbarhetskrav på specifika produkter bör riktas mot produktens egenskaper och användning, till exempel strömåtgång, batterikapacitet, tillgång på reservdelar, kemikalieinnehåll, förpackning eller liknande. När det gäller krav rörande tillverkning och sociala förhållanden i leverantörskedjan är det bättre att rikta kraven mot tillverkaren. Detta eftersom tillverkningsanläggningar producerar otroliga mängder produkter, samt att leveranskedjor är dynamiska, vilket gör att det krävs oproportionerliga insatser att spåra enskilda enheter. Arbetet utförs på en mer systematisk och övergripande nivå. Det bästa sättet att ställa hållbarhetskrav på produkter är att efterfråga någon form av hållbarhetsmärkning, se nedanstående ruta.
Transporter
Transporterna i sig utgör en liten del av it-produkters totala påverkan, men huvuddelen av utsläppen från transporterna sker mellan fabrik och Norden. Med lite god planering och framförhållning kan ni välja mer hållbara transportsätt, såsom tåg, från fabrik men även mer effektiva transporter inom landet.
Några ord om hållbarhetsmärkningar
Hållbarhetsmärkningar hjälper er att hitta produkter som producerats med extra hänsyn till miljö och/eller sociala förhållanden.
- Hållbarhetsmärkta produkter ska uppfylla specifika miljö och/eller sociala krav, som oftast är skarpare än lagkrav.
- En oberoende part bestämmer vilka krav produkter ska uppfylla för att få märkas. För så kallade Typ 1-märkningar kontrolleras även efterlevnad med hjälp av ackrediterade tredjepartsrevisioner.
- De vanligaste märkningarna är TCO Certified och Epeat. Båda är omfattande och inkluderar både sociala krav och miljökrav men skiljer sig något åt i metodik. När det gäller Epeat måste produkten vara registrerad i det land produkten säljs för att märkningen officiellt ska gälla, men kriterierna kan dock ändå vara uppfyllda. Kolla med din leverantör!
Tillgången på hållbarhetsmärkta produkter varierar för olika produktkategorier. Vi rekommenderar att du undersöker vilken typ av märkning som är lämplig för era behov och prioriteringar.
Våga utmana!
Mycket av det vi gör utgår från vanor och etablerade tankesätt, men för att åstadkomma verklig förändring är det viktigt att våga lyfta blicken och utmana …
Ditt sätt att köpa it:
Hållbar it bygger på att vi använder befintliga resurser så effektivt som möjligt. Våga därför att utmana och ifrågasätta sättet du köper in it på. I stället för att tänka produkt,
tänk funktion. Nyttan av it kommer ju inte av att äga utrustningen utan av att använda den, och samma funktion hos slutanvändaren kan levereras på olika sätt. Att till exempel leasa utrustningen kan ge betydande hållbarhetsvinster, inte minst genom att ni på så sätt säkrar återtaget, men också ekonomiska vinster genom att ni köper en färdig process där ni optimerar användningen, har full kontroll över utrustningen och bara betalar för det ni nyttjar.
Ditt sätt att tänka:
Inköpspriset reflekterar inte alltid en produkts kostnad. För att få en mer rättvisande bild kan det vara värdefullt att inkludera parametrar som totalkostnad och livscykelkostnad i upphandlingsförfarandet. Vad blir kostnaden för en produkt som köps in, används under kort tid och sedan kasseras jämfört med en som kan repareras och uppgraderas, är kompatibel med fler tillbehör och som har ett högt andrahandsvärde?
Din leverantör:
Hur kan leverantören hjälpa er nå era mål, både avseende budget och hållbarhet? Vilka är de bästa lösningarna för er utifrån era behov? Kan leverantören stötta er i att ta fram en hållbar livscykelstrategi? Utmana även era leverantörer att tänka utanför ramarna!
Här kan du få mer stöd!
Du behöver inte börja med ett blankt papper för att formulera dina krav. Här hittar du inspiration, kunskap och stöd:
★ Upphandlingsmyndighetens kriterier för upphandling av it- och telekomprodukter★ TCO Certifieds översikt över vilka krav som ingår i deras certifiering och som kan användas både som inspiration och i de fall det inte är möjligt att kräva TCO Certified.
★ RBA har tagit fram en guide för väsentliga indikatorer som kan efterfrågas vid upphandling.
★ Global Electronics Council har ett flertal guider för upphandling av it-utrustning, nedbrutna på olika sakområden.
★ Offentliga upphandlare kan hämta stöd hos Adda Inköpscentral, Kammarkollegiet eller varandra (en underskattad resurs!)
★ EU:s GPP-kriterier (Green Public Procurement) för it-utrustning. Fokus på cirkularitet såsom förlängd livslängd och återbruk.
Tips från Atea för att ställa effektiva och relevanta hållbarhetskrav vid upphandling av it-utrustning.
För rådgivning kontakta gärna
