Lyckas med dina digitala möten!
Under lång tid har digitala möten blivit en allt viktigare del i mångas arbetsvardag. Men aldrig tidigare har vi haft så många digitala möten som nu. Digitala möten för att ta beslut, för att workshoppa eller för att bara ta en fika tillsammans.
Produktivitetskonsult
I det fysiska mötesrummet satt vi bredvid varandra, mötte varandras blickar och kunde läsa av kroppsspråk. Ni hade säkert också oskrivna regler så som att den som är sist in stänger dörren, att inte svara i telefon under pågående möte eller att inte avbryta när någon pratar. Men vad händer när vi inte längre sitter bredvid varandra, när det inte finns någon dörr att stänga och när mötet hålls via datorn som lockar med notiser för både mejl, chatt och samtal? Här kommer några saker att tänka på.
Ditt hemmakontor
Till dig som under denna tid får arbeta hemifrån helt och hållet eller i alla fall mestadels vill jag uppmuntra till att skapa en plats i hemmet som är din arbetsplats. Gör i ordning med en bra stol, en skärm och se till att hålla det hyfsat städat runt omkring. När du går till din arbetsplats på morgonen byter du om från pyjamas till kläder och fixar dig som en vanlig dag. På så sätt blir du förberedd på att arbetsdagen börjar och att du kommer träffa dina kollegor, även fast du sitter hemma.
Visa dig och bli mer delaktig
Något som är viktigt i digitala möten är att ha kameran på, helst genom hela mötet. Här finns det delade meningar om hur man ska göra, men sanningen är att mötet får en helt annan känsla när vi kan se varandra och få ett ansikte på dem som är med. Vi kan då se kroppsspråk och miner som förstärker. Det gör också att vi fokuserar bättre och vi känner oss delaktiga. När vi stänger av kameran tenderar vi att lättare lockas att svara på mejl eller ta ett samtal vid sidan om. Ibland finns det dock inte möjlighet att ha sin kamera på under hela mötet, exempelvis om man inte har tillräckligt med bandbredd, då kan man gå in i mötet med kameran på och meddela att man senare kommer att slå av den.
Bra ljud
För att få ett möte som flyter på bra är det viktigt att ha bra ljud. Vi vill ju höra vad personerna i mötet säger och vi vill att det ska låta bra. Det bästa är att ha ett headset med en mikrofon som du kan ha nära munnen. Att använda den inbyggda mikrofonen i datorn innebär ofta att mycket ljud runt omkring kommer med och det kan bli jobbigt för de andra deltagarna att lyssna på.
Tydliga riktlinjer
Det är fördelaktigt om det finns riktlinjer kring digitala möten som är gemensamma för hela organisationen. Då skapas en tydlighet och en gemensam kultur för hur man ska bete sig. Klistra gärna in era riktlinjer när du bokar in ett möte så att alla är med på vad som gäller. Exempel på riktlinjer kan vara:
- Stäng av mikrofonen när du inte pratar, om ni är många i mötet
- Ha kameran på under mötet (så långt det är möjligt)
- Fokus! Mejl, chatt och samtal tas under pauser eller efteråt
- Förbered mötet lite mer än vanligt med en tydlig agenda som de andra får ta del av innan mötet. Om mötet är längre än en timme så planera även in pauser i agendan.
- För att alla ska få samma förutsättningar i mötet är det bra att var och en sitter vid en egen dator. Om vissa sitter tillsammans när andra sitter på distans skapas det en obalans i mötet.
- När vi inte ses som vanligt är det viktigt att det också finns tid för småprat, kanske fem minuter innan mötet eller varför inte inleda mötet med ett varv runt så alla får komma till tals. Kom dock ihåg att "varvet runt" inte är lika enkelt online som vid ett bord. Hitta en strategi för hur det ska gå till, kanske att man får skicka ordet vidare till valfri person när man är klar.
- Var tydlig med hur du vill att deltagarna ska ställa frågor. Ska de ställa dem rakt ut, skriva i chatten eller räcka upp handen?
- Ha en gemensam lagringsyta i molnet så att alla enkelt kan ta del av mötesanteckningar, presentationer och andra dokument. Här kan ni vara inne i dokumenten samtidigt, hjälpas åt och alla får vara delaktiga. Ett stort plus är att ni slipper mejla bilagor till varandra och lista ut vilken version som gäller.
