Ta er vidare med AI: Vad bör ni göra mer än digitala assistenter?

I den senaste CIO Analytics var det bara 11 procent av de tillfrågade beslutsfattarna som ansåg sig ha sett ett signifikant värde av AI i sin verksamhet hittills.

– Jag tror att många inte får ihop bilden av AI och hur det verkligen ser ut. AI har beskrivits som en räddning i många sammanhang, i framför inom offentlig sektor. Tekniken ska frigöra resurser och lösa många av utmaningarna. Många tycker att det käckt med digitala assistenter som snabbt kan ge svar utifrån information som finns i rutinbeskrivningar, policys, kvalitetsdokument, intranät och andra källor. Men samtidigt frågar man sig, ”Hur mycket effektivare har våra arbetsprocesser blivit egentligen?”. Många vill mer med AI, men har svårt att komma förbi de digitala assistenterna, säger Johan Ripgården. Inget fel med digitala assistenter. De är lågt hängande frukter. Lätta att förstå sig på, och relativt enkla att sjösätta.Men problemet? Sättet att bedriva verksamheten förblir oförändrad.

Johan Ripgården, erbjudandeansvarig för Analytics & AI på Atea.

– Alldeles för få fokuserar på att förbättra kärnverksamheten – kärnprocesserna – med hjälp av AI, trots att det är där den stora potentialen finns. Konsekvensen blir att man tar myrsteg framåt med AI. Digitala assistenter skrapar bara på ytan.

Varför fastnar AI-resan? Och vad går att göra åt det?

För att en verksamhet ska kunna förändras på riktigt med hjälp av AI behöver två saker fungera:

1. Fokus måste riktas in på att få fram idéer som gör skillnad för kärnverksamheten. En bra början, menar Johan, är sträva efter idéer som frigör tid för dem som är som är "längst ut" och har direktkontakt med kunder och medborgare: lärare, socialsekreterare, sjuksköterskor, säljare, poliser, tolkar, hemtjänstpersonal och så vidare.
   
   – Ni behöver vrida och vända på era utmaningar i verksamheten och vad ni vill åstadkomma, och jobba er igenom vilka arbetsprocesser som idag sköts manuellt kan helt eller delvis automatiseras med hjälp av AI, säger Johan Ripgården.
   
   Ronneby kommun konstaterade till exempel att hanteringen av utlämnandet av allmänna handlingar var väldigt tidskrävande. Nu går AI igenom dokumenten för att identifiera vad som potentiellt bör sekretessbeläggas och ger maskeringsförslag. Sekretessprövningen kan därmed göras rappt och effektivt. Alla de timmar som sparas varje vecka kan nu läggas på mer värdeskapande uppgifter.
   
   
2. Idéer behöver få förutsättningar att kunna genomföras. Det spelar ingen roll hur "bra" idéerna är, om de rinner ut i sanden.
   
   – Många AI-initiativ blir aldrig produktionssatta. Det pratas om POC-kyrkogården, att det är där "proof of concepts" oftast hamnar. Orsakerna är flera. Det saknas ofta it-infrastruktur för produktionssättning, eller en plan för förvaltning, eller förutsättningar att få med sig människorna. Ibland kommer tekniska utmaningar eller kompetensbrist emellan, eller juridiska frågor. Ibland är datakvaliteten otillräcklig.
   
   För att AI ska kunna göra skillnad på riktigt behövs en bred, systematisk process för att få upp AI-mognaden i organisationen. En roadmap. En plan framåt som utgår från nuläget – hur det än ser ut just nu – och visar stegen för att skapa rätt förutsättningar så fort som möjligt.
   
   – Vi använder oss av AI Swedens verktyg ”AI Maturity Assessment” när vi hjälper verksamheter med det här. Det är en mognadsmätning som belyser tio perspektiv som är avgörande för AI-resan. Vi ser även till att allt blir tydligt: Vem får ansvar för att ta sig an infrastruktur- och plattformsfrågorna? Vem får ansvar för kompetens? Vem ansvarar för att uppdatera innovationsprocessen så att den verkligen fångar behov ute i verksamheten? säger Johan.

Vad blir avgörande för att ni ska lyckas på AI-resan framåt?

De som har kommit längst på AI-området har förstått att man driver verksamhets och affärsutveckling med AI och inte tvärtom. Driver man AI-utveckling i en förhoppning att det ska lösa något verksamhetsbehov slutar det nästan alltid i att man bränner mycket tid, pengar och resurser på projekt som inte gör särskilt stor skillnad.

Ledningsgruppen måste ta ett strategiskt perspektiv på AI-frågan.

– Jag har ännu inte stött på ett verksamhetsmål, som finns i en verksamhetsstrategi som existerar, där AI i någon form inte kan vara med och bidra till att vi når det. Den polletten måste trilla ner, säger Johan Ripgården.

– Sitt inte och ta fram någon slags AI-strategi separat, som varit så vanligt med it-strategier. AI är ingen egen värld. Prata om hur kan AI lösa era verksamhetsmål. Vad ska ni använda AI till? Ambitionen behöver tydliggöras och ligga i linje med verksamhetens behov och prioriteringar. Det är viktigt att angripa det här strukturerat så att allt inte bara blir en hyllvärmare till dokument, och samtidigt beslutsamt driva på för att få upp AI-mognaden i organisationen.

Nya sätt att jobba är nödvändigt i utvecklingen av AI-tillämpningar:

– Det behöver till exempelvis vara mycket mer agilt, med nära samspel mellan verksamhet och it. AI-tillämpningar fungerar inte likadant dag 100 som det gör dag 1, vilket vanliga it-tillämpningar gör. AI-modeller behöver monitoreras för att övervaka att de fortfarande gör vad de ska göra. Det blir mycket förvaltning och utveckling.

Vanligaste misstaget?

– Ledningen älskar ofta att verksamheten kör AI-projekt, men få krattar för att de ska lyckas hela vägen.