2021-05-12

Fler datadrivna beslut? ”JA!” Vem tar ansvaret? ”Jag vet inte”

Vi kan uppnå både ökad effektivitet och bättre beslutsprocesser genom att utveckla våra förmågor inom analytics. Punkt. Viljan att bli mer ”datadrivna” förenar idag organisationer inom precis alla branscher, privata som offentliga. Men, vem äger egentligen ansvaret för att en organisation ska bli mer datadriven? Det svaret är svårare att svara på. Vad innebär just det för en stor organisation som en kommun, där det ofta pågår parallella initiativ inom analytics, drivna av olika förvaltningar eller centrala funktioner? Lägg till att vissa kommuner har en separat digitaliseringsenhet som omfamnar vissa delar av analytics, men inte alla.

Johan Ripgården
Johan Ripgården Concept Manager - Analytics
Grafer på en svensk flagga
Kommunforum Analytics

En arena där kommuner kan inspirera och dela erfarenheter mellan varandra inom området analytics. Vill du se inspelningen av det senaste forumet, klicka här.

Är du intresserad av att få inbjudan till nästa? Kontakta mig på: johan.ripgarden@atea.se

Den 6 maj genomförde vi ett nytt Kommunforum Analytics. Talarna representerade Borlänge och Kristianstad kommuner.

  • Borlänge berättade om sina framgångar och utmaningar med att implementera och utveckla sitt beslutsstöd (Business Intelligence, BI).
  • Kristianstad berättade om sina satsningar på att utveckla bättre underlag och analyser inom VA-området, ett initiativ som har fått namnet ”Smart VA” där teknologin är Internet of Things (IoT).

På ytan finns inte många likheter mellan casen men i praktiken så delar de exakt samma syfte, att skapa värde av data. På webinaret ställde vi några frågor till deltagarna och ett par av dessa tänkte jag bjuda på här.

Kommuner är ute på den datadrivna resan utan reseledare

”Har ni en person/funktion i er kommun som säkerställer koordinering av Analytics (BI, IoT och AI)?”.

Som ni kan se så svarade 63 % ”Nej” och endast 10 % besvarade frågan med ett klart och tydligt ”Ja”.  Vi ställde även en annan fråga till deltagarna för att lära oss inom vilka områden med störst potential för analytics och vi fick förslag på precis alla delar av en kommunal verksamhet. Och, det är ju helt rätt. Analytics ”tillhör” inte ekonomi- eller hr-avdelningen och inte heller Socialförvaltningen. 

”Att bli en datadriven organisation är en teknisk resa men ännu mer en förändringsresa. Utan en reseledare så blir utmaningen ännu större. ”

I slutänden måste analytics bli allas verktyg, det är ju själva definitionen av en datadriven organisation. Satsningar som ska skapa nytta för en hel organisation kräver också ett tydligt, centralt ansvar.

Jag vill även lyfta fram att 15 % av deltagarna svarar ”Vet ej” på frågan. Vi pratar här om personer som har tillräckligt med intresse av området analytics för att lägga 1,5 timme på ett webinar som inte känner till om det finns en utpekad ägare av området i sin egen organisation.

Digitaliseringsenheten driver parallella initiativ inom analytics

Det är idag inte ovanligt att kommuner etablerar separata digitaliseringsenheter som får ansvar för att t.ex. bli drivaren av initiativ inom områden såsom IoT, AI, öppen data och ibland även Robotic Process Automation (RPA).

Det är väl bra? Absolut.

Om vi dedikerar resurser till att driva initiativ så händer saker snabbare jämfört med om vi inte gör det. Men, det riskerar också att bli en snabbare väg mot ett fragmenterat och svårförvaltat analytics.

Anledningen är att samtidigt som digitaliseringsenheten bedriver projekt inom nämnda områden så saknas ofta insikter om och synkronisering med kommunens existerande BI/beslutsstöd (som t.ex. ekonomiavdelningen och it utvecklar). Problemet är att när AI-piloterna ska driftsättas som förvaltade lösningar så kommer frågor kring hur vi ska hämta, lagra och strukturera data på ett effektivt sätt som brev på posten. Om inte förr så kommer då vägarna att korsas med BI som förstås ställer precis samma krav. Har vi då drivit BI och AI frikopplat från varandra så har vi skapat en teknisk komplexitet som hade kunnat undvikas.

💡 Två saker krävs för att undvika nämnda konsekvenser:

  1. Utse ägarskap över analytics (som kan representera hela verksamheten).
  2. Ta fram och löpande underhåll en grov, långsiktig plan för analytics som beskriver den tekniska utvecklingen men som även inkluderar aktiviteter som syftar till att utveckla organisationens förmåga att fatta datadrivna beslut.

Samverkan mellan verksamhet och it är den minsta utmaningen, eller?

”Inom vilka områden finns de största utmaningarna på er "datadrivna resa"?”

Det som webinar-deltagarna lyfte fram som den största utmaningen var ”Bristande kompetens i verksamheten”. Vi ställde en liknande fråga på förra Kommunforum Analytics med liknande resultat. Inte helt oväntat alltså. Men, det som överraskade mig mest var att ”Samverkan verksamhet – it” var det område som upplevdes som minst utmanande. Är det inte delvis för att möta just denna utmaning som så många kommuner valt att skapa en separat digitaliseringsenhet?

Mycket stor spridning i planerna för prediktiv analys och AI

”När tror du att din organisation kommer att börja använda prediktiva förmågor i större skala?”

Om deltagarna på webinaret speglar kommun-Sverige så kan vi konstatera att spridningen i svaren inte kunde vara större.

Den kanske största drivkraften för utvecklingen av AI och analytics generellt är just önskan att kunna förutspå framtiden. Beslut som vi fattar baserat på prediktiva analyser blir av naturen proaktiva och kan därmed också ge en mycket större effekt på de slutresultat som vi eftersträvar. Det gäller oavsett om det gäller beslut kring prioritering av skattemedel, hantering av framtida kompetenstapp eller vilka framtida krav inom sammhällsbyggnad som kommunen står inför. 

 

Är jag helt ute och cyklar, håller du med mig eller något mitt emellan? Ta gärna kontakt med mig så diskuterar vi saken! 

Jag har tidigare bland annat delat spaningar under rubrikerna: