Jeanette Hultberg, chef på it- och digitaliseringsenheten på kommunens utbildningsförvaltning.
Jönköping är en av många kommuner i landet som står inför ny upphandling av lärplattform. Inför upphandlingen har man gjort en gedigen förstudie där lärare, elever, vårdnadshavare, rektorer och speciallärare har intervjuats.
Jönköpings kommun
Jönköping
Identifiera medarbetarnas behov inför upphandling av ny lärplattform.
– På så sätt har vi tidigt kunna förankra förändringen, och samtidigt satt ljuset på utmaningar och behov, säger Jeanette Hultberg, chef på it- och digitaliseringsenheten på kommunens utbildningsförvaltning.
Förankring i ett tidigt skede underlättar både genomförandet och det följande förändringsarbetet. Det är sant i samband med större tekniska förändringar i alla branscher – men kanske särskilt inom skolan.
Skolan har både kulturella och juridiska krav att ge hög frihet – till rektorer att organisera verksamheten, och till lärare att själva planera upplägget i klassrummet.
– Att mer eller mindre komma och presentera en färdig lösning skulle kunna leda till att flera säger: ’Det här passar inte mig och mitt arbetssätt". Det kan vi förhoppningsvis undvika nu eftersom flera rektorer och lärare har varit med i processen, säger Jeanette Hultberg.
Hur kan processer förenklas?
I förstudien har ett 30-tal grupper med totalt 150 rektorer, elever, lärare, speciallärare och andra inom skolan gett önskemål om funktionalitet i plattformen och som kommunen nu kan ta med sig vidare inför kravställning och upphandling. Men framför allt har diskussionerna i förstudien satt fingret på något minst lika väsentligt: Hur kan processer förenklas och göras bättre?
”Vi vill inte bli alltför styrande, men olikheterna i hur man arbetar behöver minska. Det blir för jobbigt för personalen och eleverna annars”
— Claes Axelsson, it-strateg
Lärplattformen är navet för att administrera lärandet, och hanterar logistik kring schema, läxor, närvaro, omdömen på eleverna, kommunikation med både lärare och vårdnadshavare. Claes Axelsson, it-strateg Jönköpings kommun, säger:
– Elever har uttalat en stor frustration över att lärare har sina egna strukturer på mappar så att material hamnar på helt olika ställen och blir svåra att hitta. Förstudien gav en möjlighet att prata om det här, rita upp hur man vill jobba och diskutera hur arbetet kan systematiseras.
”Det blir bättre resultat när det kommer in någon utifrån”
Jönköpings kommun tog hjälp av Atea för att genomföra de här samtalen, av flera anledningar:
– Det blir bättre resultat om det kommer in någon utifrån, dels för det är en fördel att få in ett utifrånperspektiv, dels för att de som är med i samtalen öppnar sig mer. Det blir mer konstruktiva samtal med en tredje oberoende part som inte är en del av organisationen. Det ger hela processen och den färdiga förstudien mer legitimitet, säger Jeanette.
Förstudien har synliggjort att mer behöver standardiseras.
– Vi vill inte bli alltför styrande, men olikheterna i hur man arbetar behöver minska. Det blir för jobbigt för personalen och eleverna annars, säger Claes.
Claes Axelsson, it-strateg Jönköpings kommun.
Har ställt bra följdfrågor
Enligt Jeanette och Claes har det varit en stor fördel att konsulterna från Atea Skola både har en bakgrund som rektorer och pedagoger samt att de kan tekniken:
Så kan vi hjälpa dig
Dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att ge bästa tänkbara utbildning för Sveriges elever.
– De fångar lyhört upp vad som sägs, kan ställa bra följdfrågor och förstår policys, regler och arbetssätt. Det kräver både en stor verksamhetskunskap och teknisk kunskap för att få till bra lösningar. De har satt ord på vikten av att arbeta med processerna. Fällan är annars att gå för snabbt på den tekniska biten.
Den nya plattformen ska vara på plats 2025. Då går avtalet ut med VKlass som använts i drygt tio år.
Många kommer att påverkas
Inräknat alla personalgrupper, elever och vårdnadshavare – inom förskola, grundskola och gymnasiet – berörs närmare 70 000 personer, ungefär hälften av alla invånare i kommunen.
– I ett så stort system måste man vikta och prioritera mellan olika användargrupper. Det handlar inte om att få fram en schweizisk armékniv, där saxen och kniven har lika mycket utrymme. Det kan vara så att saxen eller kniven behöver vara större, säger Claes.
Han berättar att landets 286 kommuner gör på 286 olika sätt – men att det finns mycket möjligheter att lära av varandra.
– Vi befinner oss ju alla i de här processerna, och flera har liknande utmaningar som oss, och tänker ungefär i samma banor. Atea Skola stödjer oss att hitta andra kommuner som befinner sig i samma situation, och skapar möjligheter att föra en dialog med dem som kan gynna oss båda.
Styrgruppen för digital lärmiljö på Jönköpings kommun.
Nästa steg
Genom förstudien har kommunen kommit en bra bit på vägen samt lagt grunden inför kravställning och upphandling.
– Vad vi gör just nu när förstudien är klar är ingående processkartläggningar. Vi behöver också kartlägga vilken information som idag flödar på vår plattform och i övrig informationsarkitektur. Det är ett arbete där det är viktigt att det blir rätt och bra. Vi ska även utforma en process där lärarna går igenom de behov som uppstår under ett läsår, säger Claes.
3 fördelar med att tidigt involvera dem som påverkas av upphandlingen
- Träffsäkerhet. När berörda parter får vara med i processen och föra fram sina perspektiv, behov och synpunkter är chansen större att kravställningen blir mer träffsäker.
- Besparingar. Initialt tar det visserligen mer tid och planering att involvera berörda parter i processen. Men alternativet är betydligt jobbigare: att upphandlingen inte möter behoven och att den tekniska lösningen i slutändan blir både ineffektiv och inkomplett vilket kan leda till nya kostnader, förseningar och frustration.
- Förankring. Erfarenheter visar klart att människor lättare tar till sig det nya om de har varit med i processen. Att förankra innebär att förvissa sig om att det som byggs upp inte raseras underifrån i ett senare skede, så att ni uppnår även långsiktig hållbarhet.
