Hundra procent återtag, så snabbt som möjligt

Klimatnotan för våra datorer och mobiltelefoner är dyr, redan innan vi börjat använda dem. Produktionen är energikrävande och produkterna är sprängfyllda av mineraler och metaller som behöver komma tillbaka in i kretsloppet. 

– Vi initierade 100%-klubben för tre år sedan, där medlemmarna inspirerar varandra att återta hundra procent av sin it-hårdvara. På Atea finns en god förståelse för varför vi behöver nå målet och vad som krävs för att nå dit. Men vi behövde hitta bättre svar på frågan hur vi tar oss dit, säger Chiara Selvetti, hållbarhetschef på Atea Sverige. 

Tempot har betydelse 

Peter Brändström, CIO Atea Sverige

Frågan landande på Peter Brändströms bord. Som CIO för Atea Sverige behövde han snabbt sätta sig in i vad som fungerade väl med Ateas egna återtag – och vilka hinder som stod i vägen för ett hundraprocentigt och, kanske ännu viktigare, snabbare återtag.  

– Vi hade fungerande rutiner för återtag på plats. Men det gick för långsamt, det verkade finnas bromsklossar i flödet. När vi började titta närmre på våra flöden, fastnade vi på att nybeställningar av datorer och mobiler hanterades i ett steg – och återtaget i ett annat. Där tändes en röd lampa, beskriver Peter Brändström. 

Två flöden blev ett 

Alla som varit ansvariga för ett förändringsprojekt vet att det måste vara lätt att göra rätt, för att nå önskat resultat.  

Chiara Selvetti, Hållbarhetschef Atea Sverige

– Att samla in, strukturera och analysera data som visade beställningar, returer och ledtider gav oss rätt förutsättningar och en bild av utgångläget. Då började vi förstå värdet av att låta nybeställningar och återtag ingå i ett och samma steg för våra medarbetare. Det var en avgörande justering, säger Peter Brändström. 

Chiara Selvetti fortsätter: 
– Vi bestämde oss också för att återtaget skulle vara förvalt, när en medarbetare gör en nybeställning. Man kan helt enkelt inte välja bort det. Dessutom använder vi samma låda när medarbetaren tar emot sin nya produkt som vid retur av den gamla. Du behöver bara klistra på den returetikett som redan finns med. 

Lyft individens värde 

I backspegeln verkar lösningarna alltid så uppenbara. Men Chiara och Peter vet vilka förutsättningar som krävs för riktigt goda idéer. 

– Kommunikation hjälper dig att driva förändringen framåt. Du måste berätta varför det är viktigt att sträva mot hundra procent återtag. Du behöver också visualisera och beskriva hur värdefulla individens insatser är. Det är de många små stegen som gör att vi når målet, säger Chiara Selvetti och fortsätter: 

– Måla upp en tydlig bild av utgångsläget och skapa perspektiv. Klimatavtrycket minskar ju enormt när en mellanstor kommun eller ett helt företag i tjänstesektorn når hundra procent återtag och säkerställer ett andra liv för utrustningen.  

Hur stort klimatavtryck ger då inköpet av enda arbetsplats, vill man ju veta.  

– När du köper in en ny laptop, en bildskärm och en mobiltelefon – det motsvarar ett klimatavtryck på 1 ton koldioxid (Co2). För att uppnå samma klimatavtryck kan du också köpa 30 par nya jeans eller flyga mellan Malmö och Stockholm sju gånger, jämför Chiara Selvetti.

Rätt mix av kompetens  

Att sätta ihop ett team med rätt kompetens och erfarenhet är en annan förutsättning för att lyckas. 

– Teamet från Digital Services (IT) bidrog med kompetens inom it och dataanalys, hållbarhetsteamet med kompetens inom förändringsarbete, klimatavtryck och cirkulära flöden. Och så bjöd vi in kollegor som kan logistik, ekonomi och inköp, beskriver Chiara Selvetti.

Högt tempo gav fokus 

Att låta två flöden bli ett och att återtagskärlet skulle vara förvalt vid nybeställning – det blev två avgörande punktinsatser. När teamet väl fått syn på dem insåg de att förändringarna behövde drivas som ett projekt. I högt tempo. 

– Vi bestämde oss för att köra fullt fokus i 30 dagar. Med en projektägare, sponsor, en tydlig målbild och korta sprintar drev vi projektet framåt. Vi lutade oss mot data och analys, och kompletterade med intervjuer, för att se vilka justeringar som gav effekt och inte. 

Den stora utmaningen låg inte i att få tillbaka alla datorer och mobiler – det handlade snarare om hur korta ledtiderna kunde bli. 

– Det svåra är inte att nå hundra procent återtag. Utmaningen är att utforma processer som ger dig korta ledtider. Vi bestämde oss för att flödet, från nybeställning tills att produkten är omhändertagen på vårt logistikcenter (Atea Logistics), får ta max 30 dagar. Men vi ser också att vissa kontor klarar det på 17 dagar. Då behöver vi fråga, vad kan vi lära oss av dem? undrar Chiara Selvetti. 

Skapa rätt förutsättningar 

På Atea i Kista finns ett bemannat Service Center alla vardagar, där medarbetarna får hjälp med att ta emot och returnera sin dator eller mobil. Inget extra emballage behövs, samma låda används för leverans och retur. 

– Men vi måste ju se till att alla kontor på Atea får lika goda förutsättningar till korta ledtider. Där kan det exempelvis handla om att snabba upp flöden när det gäller bud och post, säger Peter Brändström. 

Även till synes små detaljer är viktiga. 

– De första lådorna som vi använde var svåra att öppna. Medarbetarna började leta efter verktyg, åkte hem och hämtade en tång, dagarna gick. Ja, du hör ju hur små detaljer får stor effekt på ledtiderna. Nu kan man öppna lådan med en vanlig sax. 

Dags för nästa steg 

Projektet 100 procent återtag på Atea har avslutats och förvaltning har tagit vid. Men det betyder inte att förbättringar och utveckling stannar av. Tvärtom. 

– Just nu tycker vi att 30 dagar är en acceptabel tidsgräns för våra återtag. Men när vi fortsätter att analysera data, och prata med kollegor runt om i landet, kommer vi med all säkerhet att hitta fler förbättringar som har positiva effekter för både planeten och ekonomin, säger Peter Brändström.