Frontline Workers med delade enheter – ökad säkerhet och effektivitet

Det handlar exempelvis om medarbetare i produktionslinje inom industrisektorn, kommunens hemtjänst eller butikspersonal. Dessa medarbetare nyttjar en surfplatta eller mobiltelefon snarare än en dator, som arbetsverktyg. Men många av dessa medarbetare har inte haft något verktyg alls utan kanske fått skriva upp saker på lappar för att senare föra över vid tillfälle via en delad dator.

Enligt Microsofts rapport Technology Can Help Unlock a New Future for Frontline Workers är det hela 80% av den globala arbetskraften som kategoriseras som Frontline Workers. Rapporten visar också statistik som säger att 40% av Frontline Workers inte anser sig ha rätt digitala verktyg för att göra sitt jobb effektivt. Detta gör att fler och fler organisationer börjar efterfråga tekniskt stöd för att underlätta för medarbetarna och inte minst effektivisera verksamheten.    

För den här bloggposten har jag intervjuat Bryan Grant som är Lösningsarkitekt och jobbar med flera av Ateas kunder för att implementera tekniken som krävs för att ge Frontline Worker-medarbetare verktyg som gör deras arbetsvardag enklare, säkrare och mer effektiv.  

Ökad effektivitet och säkerhet

Bryan - vilka delar är det som är inblandade i lösningarna du jobbat med?Det är främst 3 delar som blandas in, en av dem är operativsystemet för telefonerna/surfplattorna och där har jag jobbat främst med Android för just Frontline Worker lösningar. De andra två delarna är:

Microsoft Intune - en molnbaserad plattform för enhetshantering som gör det möjligt för IT-avdelningar att hantera, utvärdera och skydda appar och enheter. Plattformen erbjuder en centraliserad kontrollpanel för att hantera enheter som kör Windows, Android, macOS, iOS och Linux operativsystem. Enkelt förklarat - här ställer vi in alla regler för hur enheterna ska fungera och upplevas, åtkomsträttigheter och vad de ska ha för appar osv.

Tredjepartsprodukter – för att tillföra ytterligare säkerhets- och identitetsfunktioner utöver vad som är möjligt med Microsoft Intune. Begränsningen i Intune som möjliggörs handlar bland annat om Single Sign On (SSO). I dagsläget kan SSO erhållas med Intune – men enbart på Microsofts egna appar och på tredjepartsappar där apputvecklaren lagt in särskilt stöd för detta (MSAL – Microsoft Authentication Library) – vilket innebär att för de appar där stöd saknas - krävs fortfarande explicit inloggning. Med hjälp av tredjepartsprodukter möjliggörs SSO på alla appar. Vi har kunnat skapa riktigt smidiga lösningar för inloggning med hjälp av NFC-kort eller RFID-tagg som kopplats till användarens AD-konto. Detta gör att användaren enkelt loggar in på telefonen/surfplattan genom att ”tagga in” och knappa in sin PIN-kod till taggen/kortet. En annan funktion vi vill åt med tredjepartsprodukter är att kunna ställa in är rollbaserad publicering av appar – så att enbart specifika appar visas baserat på användarens rolltillhörighet.

Varför har tekniken börjat bli så efterfrågad nu?

Det är flera faktorer som gemensamt drivit på:

• Behovet från verksamheten – att bättre utrusta medarbetare för att på så sätt öka effektiviteten och inte minst säkerheten.
• Hårdvarufloran på marknaden har ökat kraftigt och lett till ökad konkurrens. Exempelvis handscannrar och ruggade telefoner som tål tuffa miljöer, uppvisar nu en helt annan tålighet jämfört med bara för några år sedan.
• Android som operativ har utvecklats, från början fokuserade Android främst på privatkonsumentmarknaden. Android Enterprise introducerades första gången som Android for Work 2014, det som hänt framför allt sista 3–4 åren är att mycket nya funktioner tillkommit som gör att vi nu kan hantera Android-enheter på en helt annan detaljnivå än tidigare för exempelvis säkerhetsinställningar och hantering av appar.
• Utvecklingen av Microsoft Intune. Exempelvis kom funktionen ”Entra ID Shared Device Mode” för ungefär 2 år sedan. Detta är en verkligt attraktiv funktion i organisationer med exempelvis skiftverksamhet eftersom den möjliggör att en enhet kan delas mellan flera användare. När en användare loggar in skapas en ny session och användarsessionerna rensas alltid mellan varje ny användarinloggning.

Rätt information för rätt medarbetare

Säkerhet är på allas agenda i dessa dagar – på vilket sätt ökas säkerheten? 

Den största säkerhetsvinsten är förmodligen att göra det enkelt för användarna att logga in och ut ur enheten och på så sätt undvika gruppkonton. Detta gör att varje användare enbart kommer åt de system och den information man har rätt till.

Exempel på andra säkerhetshöjande funktioner är:

• Möjlighet att ställa in automatisk utloggning vid en given inaktivitetstid.
• Möjlighet att spåra enheter – att se vem som senast var inloggad på en enhet.
• Möjlighet att se var enheten befinner sig fysiskt, något som kan aktiveras vid behov med tanke på personlig integritet – men som kan vara mycket användbart om enheten tappats, stulits eller om man misstänker hot mot person. När funktionen aktiveras ges ett ljud från enheten (ungefär som vid hitta min iPhone) och man ser på en karta var enheten befinner sig.
• Geofence, en funktion där man anger ett godkänt geografiskt område. När enheten hamnar utanför blir den helt låst och det kommer upp en instruktion om att man ska ringa ett nummer för att lämna tillbaka luren.

Tre framgångsfaktorer

Bryan – vad är kritiska framgångsfaktorer för ett Frontline Worker införande? 

Jag skulle säga att de viktigaste 3 sakerna är följande: 

1. Bemanna projektet med rätt roller och individer 

• Representanter från verksamheten – de som ska använda lösningen. 
• En lösningspecialist som kan designa och implementera lösningen – det är här jag kommer in. 
• En arkitekt för att säkerställa lösningens inpassning i övrig miljö. 
• Representanter från drift och support – i vanlig ordning behöver drifts- och supportinstruktioner tas fram. Glöm inte drift och support för själva hårdvaran (telefonerna/surfplattorna– säkerställ att det finns en aktiv livscykelhantering av dessa.  
• Produktivitetskonsult/förändringsledare/verksamhetsutvecklare för att säkerställa implementationen av lösningen i verksamheten och säkerställa effekthemtagning av lösningen.  
• Projektledare – för att hålla ihop alla delar och leda arbetet.  

Det är inte säkert alla roller behövs i varje projekt, det beror på omfattning, typ av verksamhet och komplexitet.  

2. Förstå verksamheten – gör jobbet med Floor walk/Gemba walk. Det är extremt viktigt att förstå verksamheten, förstå hur medarbetarna utför sina uppgifter, deras utmaningar och behov. Enkelt sagt handlar det om att låta tekniken förenkla för vardagen. Jag kan tekniken och vet dess möjligheter men måste förstå verksamheten och på vilket sätt tekniken kan appliceras för bästa effekt. Verksamheten kan ju sin verksamhet men kan inte alla möjligheter – vi möter varandra i det vi kallar för ”floor walk”.  

3. Pilot - vidimera att den tänka lösningen fungerar och mottas väl i verksamheten innan fullskalig implementation.

• Hitta rätt medarbetare att ha med i piloten.
• Korrigera och revidera tills medarbetarna är nöjda!

Hur lång tid brukar ett införande ta?

Det är väldigt individuellt. Det beror bland annat på hur många Personas/roller som lösningen ska sättas upp för. Hur många appar som involveras. Hur komplex nuvarande miljö är - exempelvis befintlig identitetslösning.

Varje införande är unikt och därför är det klokt att ha en projektledare som tar fram omfattning, beroenden och tidsplan och håller ihop arbetet.

Medarbetarna nöjda med enkelhet

Vad är din samlade bild kring vad medarbetarna tycker med det tekniska stödet som du implementerar?

En av kunderna jag jobbat med har gjort en enkät bland medarbetarna som deltog i piloten – ca 30 personer. Resultatet från enkäten var överväldigande positivt och framför allt var man nöjda med enkelheten – att använda sig av sin vanliga tagg för inpasseringssystemet tillsammans med PIN-kod, till att även logga in på telefonen har mottagits väldigt väl. I det fallet var det medarbetarnas svar som övertygade ledningen om att gå vidare med en fullskalig utrullning av lösningen.  

Bryan; det här låter som ljuv musik, finns det något som är negativt?

Nej inte som jag kan komma på, rätt implementerad teknik och verksamhetsinförande – levererar ökad säkerhet, effektiviserar verksamheten, ökar inkluderingen och medarbetarnöjdheten.

Vill du veta mer?

Kontakta Jenny Brandell.

Skicka e-post