Låt DEX styra datorernas livscykel i praktiken
Hur styr er digitala medarbetarupplevelse egentligen hur ni på it-avdelningen arbetar? Och använder ni de datapunkter ni redan har för att avgöra när en medarbetare ska få sin dator utbytt? Här fördjupar vi oss i hur ni konkret kan applicera en DEX-centrerad metodik för hur, var och när era medarbetare ska byta dator.
Från kalendertid till nyttjandedata för en bättre upplevelse
I nuläget planerar många organisationer enhetens livscykel efter en fast tidsperiod – till exempel att en laptop skulle bytas efter 3, 4 eller 5 år, punkt slut. Om vi istället tittar på det ur ett DEX-perspektiv så mäter vi den faktiska upplevelsen för medarbetaren, inte bara om garantin gått ut. Då inser vi att livslängden borde baseras på vilken upplevelse som enheten kan leverera, inte bara de hårda parametrarna.
En tre år gammal dator som fungerar utmärkt behöver inte bytas bara för att kalendern säger så, medan en två år gammal enhet som inte lever upp till användarens behov bör åtgärdas långt innan det schemalagda bytet. Beroende på hur er nuvarande avtalsmodell ser ut, så kan utbytescyklerna mot leverantören vara fördefinierade, men vilken enhet som användaren faktiskt nyttjar behöver vara datadrivet utifrån upplevelsen.
Modern livscykelhantering är datadriven
Modern livscykelhantering är en modell där varje enhet planeras för flera användningscykler, styrd av faktiska användardata i stället för en statisk kalender. Målet är att förlänga där det är möjligt, men inte hålla kvar enheter så länge att de blir bromsklossar. Konsten är att veta när gränsen är nådd. Genom att bevaka enheternas prestanda och stabilitet med DEX-telemetri får it tidiga varningssignaler när en dator är på väg att gå från ”fullt funktionell” till ”irriterande långsam” – och kan sätta in åtgärder i rätt tid. Flera olika parametrar vägs in, men upplevelsen av hur datorn levererar väger tungt.
Våra erfarenheter är att medarbetare som har många program igång samtidigt under en arbetsdag, är mer benägna att dra ut på datorbytet just för att deras arbetsflöde bryts. Samtidigt är det just dessa användare som är som allra mest beroende av att allt fungerar som det ska. Ironiskt nog är det också här vi ser den generellt lägsta benägenheten att höra av sig till it-avdelningen för att be om en ny dator. Den upplevda friktionen att byta är helt enkelt för hög.
”När utbyten sker baserat på data om användning och prestanda, blir det tydligare var kraftfulla datorer verkligen behövs och var enklare enheter räcker.”
Minst två användningsfaser
Traditionellt hade många datorer i praktiken bara en användningsfas: en medarbetare använde datorn under hela dess tid i organisationen och sedan kasserades den. Idag bör en andra användningsfas vara standard för varje enhet. Det vill säga, när den inte längre passar sin nuvarande användare (kanske för att behoven ökat eller rollen ändrats) kan den ofta göra nytta hos någon annan i organisationen.
Ett exempel: En grafisk formgivare får en ny dator efter två år, för att användningsdatan visar att användningsmönstret snart överskrider vad datorn kan leverera. Den befintliga datorn flyttas till en nyanställd med enklare behov.
Resultatet? Båda får en maskin som passar deras krav.
Den andra användningsfasen kan även vara utanför organisationen. Många företag väljer att sälja av eller leasa ut fungerande utrangerade enheter via partners. På så sätt maximeras restvärdet – pengar som kan återinvesteras i ny teknik – samtidigt som någon annan får nytta av enheten. En tydlig win-win som dessutom är hållbar ur ett resursperspektiv.
En tredje användningsfas?
Ja, vi börjar faktiskt prata om en tredje användningsfas för enheterna. Vi ser trender att man tenderar att köpa in kraftfullare hårdvara med ett ökat fokus på hållbarhet vilket gör att en enhet kan användas under ännu en fas, innan den återvinns. Kanske kan den tjänstgöra som lånedator, testmaskin för it eller doneras till utbildningsväsendet. Så länge enheten är säker och stabil finns det värde kvar att hämta – varje extra användningsmånad är extra avkastning på den initiala investeringen - både ur ett ekonomiskt perspektiv men kanske framförallt ur ett hållbarhetsperspektiv.
Naturligtvis måste man balansera detta mot risk. En instabil problemdator är ingen bra kandidat för en andra eller tredje användningsfas. I en sådan situation är risken att man försöker spara pengar på ”fel ställe” och flyttar datorer på rutin snarare än på datadrivna beslut.
Rätt enhet till rätt person
Genom att optimera livscykel och restvärde får medarbetarna enheter som bättre matchar deras faktiska behov – och it-chefen får samtidigt ökad förutsägbarhet i budgeten. När utbyten sker baserat på data om användning och prestanda, blir det tydligare var kraftfulla datorer verkligen behövs och var enklare enheter räcker. Det minskar risken för onödiga investeringar i överdimensionerad utrustning och gör det enklare att planera inköp och kostnader över tid. Resultatet är att resurserna används där de gör störst nytta, samtidigt som alla får rätt verktyg för sitt arbete.
Datorbyten innebär ofta nertid och oro för dataförlust, vilket kan påverka produktiviteten negativt. Med modern klienthantering kan it automatisera processen och säkerställa att övergången till en ny enhet blir snabb, säker och smidig – så att användaren kan fortsätta arbeta utan avbrott.
Tre saker att ta med sig
Livscykeln ska styras av upplevelsedata – inte kalenderFler användningsfaser maximerar värde och hållbarhetRisk och stabilitet får avgöra vilka enheter som får leva längre
Så kommer du ur startblocken
Börja med att ta reda på två saker:
- Hur många av era enheter skulle kunna gå in i en andra användningscykel redan idag?
- Var skapar era sämsta datorer störst digital friktion för verksamheten?
Genom tjänsten Atea Device Insights skapar du dig snabbt en god överblick över var de främsta flaskhalsarna för en god medarbetarupplevelse ligger i din datorpark. Många klienthanteringsplattformar kan ge inblick i enskilda parametrar men Atea Device Insights väger samman dem just ur perspektivet med den digitala medarbetarupplevelsen.
Fortsättning följer
Att veta när en enhet ska bytas är bara halva bilden. Den andra halvan handlar om hur vi genomför bytet snabbt, säkert och utan att skapa ny friktion. Det är här modern klienthantering kommer in – och det är temat för nästa del i serien.
I del 3 fördjupar vi oss i hur modern klienthantering fungerar som möjliggörare för en bättre DEX. Med ett modernt arbetssätt och rätt verktygslåda kan it-avdelningen automatisera onboarding, säkerställa trygg återställning i drift och effektivt hantera hela enhetsportföljen. Det skapar en smidig, säker och förutsägbar övergång för användaren – och lägger grunden för en arbetsplats där produktiviteten bibehålls och den digitala upplevelsen hela tiden blir bättre.
