AI & datadrivet 2022-10-24

Utopin inom Automation: Hur fantastiskt skulle inte det här vara?

Vad är möjligt med automatiseringar – i utopin? Vi frågade Matilda Göstasson och Emil Darrell, båda Concept Manager för Automation inom områdena Information Management respektive Hybrid Platforms på Atea. Här är deras svar. De ger även sju exempel på vad som faktiskt är möjligt, redan idag.

I utopin har alla en personlig assistent som är smartare än någon du någonsin har träffat. Låt oss säga att du ska löneförhandla med din chef på onsdag, och frågar assistenten ”Hur kan jag få ett rejält lönelyft?”. Då tar assistenten fram en optimal strategi för samtalet, skräddarsydd för just dig. Inte nog med att assistenten har koll på dig och dina prestationer. Den har även förstått vilken kommunikationsstil chefen har (via dina många mejlkonversationer), och coachar dig att lägga fram argumenten så att de landar rätt. Den erbjuder sig även att rollspela samtalet i förväg så att du blir varm i kläderna och får extra självförtroende inför konversationen.

I utopin automatiseras ditt arbete … automatiskt.
Din personliga assistent har råkoll på allt du gör på jobbet. Den ser och hör allt, men skvallrar aldrig till kolleger, chefer eller tekniska system. Lojalt och pålitligt analyserar den ditt jobb löpande i en strävan att hitta sätt att förenkla allt du sysslar med. Den säger saker som: "Nu har jag lärt mig allt jag behöver veta för att kunna sköta din tidsrapportering. Vill du att jag gör det åt dig automatiskt i fortsättningen? Du kommer att spara 48 minuter per månad i snitt på detta." Under ett år hittar den hundratals liknande smarta automatiseringar utifrån din unika situation.

I utopin är era it-system självläkande.
När det exempelvis uppstår problem i en teknisk lösning någonstans i verksamheten, så tar it-systemen själv hand om att analysera situationen och föreslå lämpliga åtgärder. It-personalen kan själv välja hur mycket de ska vara involverade i processen. Med hjälp av automation och AI, kan manageringen och hanteringen av förändringar och problem i era it-system hanteras sömlöst. Ni får hjälp att fatta rätt beslut, vid rätt tillfällen och med rätt åtgärder. När beslut är tagna kan systemen på egen hand hantera installationer, konfigurationer och integrationer.

I utopin blir det omöjligt för människor och datorer att göra oavsiktliga misstag som kan ge svåra konsekvenser.
Trots att en enorm mängd data skapas och hanteras, i både privata och offentliga verksamheter, gör automatiseringar att inget läcker ut, och inga integritetsbrott sker. Automationsverktygen sköter regelefterlevnaden och ser till att både medarbetare och systemen följer lagar, regler och policys. Om du skulle formulera text i ett mejl som riskerar att få svåra konsekvenser för dig själv eller för hela verksamheten, så blir du upplyst om den risken i realtid, ungefär som stavfel markeras i ordbehandlingsprogrammen. Samtidigt genomlyser robotar systemen dygnet runt så att inte data hanteras fel enligt GDPR – vilket kan leda till kännbara ekonomiska smällar.

Så vad är faktiskt möjligt med automation redan idag?

Vi lever inte i den utopiska världen, i alla fall inte ännu. Men inte så långt ifrån. Det är troligt att ni har mer nytta av automatiseringar än vad ni kanske själva har insett. Allt det här är möjligt redan idag.

Automatiserade beslut.

Det är idag fullt möjligt att låta medarbetare och medborgare få besked om föräldraledighet, bygglov, försörjningsstöd, hemtjänst, förskola och annat som kräver administrativa beslut – automatiskt. I stället för de traditionella, manuella processerna, kan ni se till att en digital medarbetare frågar efter de uppgifter som behövs och sedan handlägger ärendet (förbereda ärendet inför beslut, och även omedelbart fatta beslutet i många fall).

Automatiserade besparingar av el och energi.

Med elpriser som sticker i höjden kan ni sänka er totala elförbrukning med hjälp av automatiseringar. Ett enkelt exempel: Om en större kommun har 10 000 accesspunkter för wifi igång, vare sig de används eller inte, så finns mycket el (och pengar) att spara. Med automatiserade tidsintervall för när dessa accesspunkter ska vara igång, eller sensorer som känner av om människor befinner sig i närheten eller inte, kan besparingar på upp till 50 procent göras.

Automatiska förbättringar i säkerheten.

Automation kan idag effektivisera den dagliga verksamheten och samtidigt integrera säkerhet i IT-infrastruktur, processer, hybridmolnstrukturer och applikationer. På så sätt undviks många av de utmaningar som ofta uppstår när infrastruktur och nätverk växer i storlek och komplexitet: att det tar längre tid att upptäcka och åtgärda problem, att man kan göra fel i sin resurskonfiguration, och att man bli inkonsekvent i sin policyapplicerng – vilket i sin tur skapar sårbarhet för attacker.

Automatisering i utveckling av mikrotjänster.

Utvecklare kan idag ta fram ny funktionalitet i appar blixtsnabbt med hjälp av automatiserade flöden. Det som tidigare tog två månader av utveckling och tester kan nu tas fram på två timmar. Det är en av förklaringarna till att apparna i våra mobiltelefoner kan uppdateras med förbättringar så gott som varje vecka, inte bara några enstaka gånger per år.

Automatiserad onboarding av nyanställda.

En ’digital medarbetare’ kan ta emot anställningsavtal, läsa av innehållet, och därefter lägga in alla uppgifter om den nyanställde i olika system – alltifrån att registrera lönen i lönesystemet och se till att den får rätt pension, till att fixa de behörigheter som personen behöver i jobbet. Den digitala medarbetaren kan även beställa datorn och mobilen, och ordna så att det står blommor på skrivbordet första dagen på jobbet tillsammans med en välkomsthälsning.

Automation som ger kortare ledtider i vården.

I vården kan en ’digital medarbetare’ automatiskt skicka remisserna till specialistläkare, i stället för att läkare manuellt ska behöva lägga tid på det arbetet. Den automatiserade administrationen kortar ner ledtiderna i vården, och reducerar den tid som läkarna behöver lägga på administration.

Automatiserade självserviceportaler.

Med självserviceportaler kan medarbetare själva beställa både it-utrustning, it-tjänster och it-rättigheter. Hanteringen av dessa beställningar kan automatiseras i stora delar. Dels kan medarbetarna få guidning i att hitta de lösningar som de behöver, dels kan det mesta läggas upp och förberedas backend genom automatiserade processer. It-avdelningar som levererar sin it som tjänst, exempelvis på kommuner där förvaltningarna ska betala, kan genom självserviceportaler omedelbart ge en färdig kostnadsbild och förenkla hanteringen både för sig själva och för förvaltningarna.

Har er verksamhet fortfarande foten på bromsen?

Samtidigt som allt fler verksamheter tar hjälp av automation för att frigöra tid och förbättra service till kunder och medarbetare, har andra foten på bromsen. Hur kommer det sig? Här är några vanliga förklaringar. Under tiden tappar de momentum och riskerar att bli både frånåkta och irrelevanta.

”Generellt motstånd till förändring” - Vi människor både älskar och är rädda för förnyelse. De flesta vill att andra ska förändras – men när det gäller oss själva, våra egna domäner eller våra egna sätt att arbeta, då uppstår ofta ett stort motstånd.

”Fokuset ligger någon annanstans just nu” - Vissa organisationer är kvar i en digitaliseringsfas som handlar om att gå från att administrera med papper och pärmar till att göra det i datorn. De har ännu inte den strukturerade data, och de digitala processer, som krävs för många automatiseringar.

”Ingen budget – för i år” - När det gäller automatiseringar kopplat till administration är satsningarna lätta att räkna hem ekonomiskt. Enormt mycket tid kan frigöras. Det som är bromsen är att satsningarna måste in i budgeten.

Från utopi till verksamhetsnytta

Matilda Göstasson (följ Matilda på Linkedin) är Concept Manager för Automation på Information Management på Atea.

Emil Darrell (följ Emil på Linkedin ) är Concept Manager för Automation på Hybrid Platforms.

Läs mer om hur ni kan frigöra tid och skapa verksamhetsnytta med hjälp av automatiseringar

”Automatiseringar har ännu inte nått in i den övergripande strategin” - Utan strategibeslut, med en uttalad vilja att ta hjälp av automatiseringar för att nå målen i verksamheten, så kommer inte mycket att hända.

”Osäkerhet” - När det gäller automatiseringar på it-infrastruktursidan är det ofta "seeing is believing" som är avgörande. Beslutsfattare vill se fler som går före, och få proof-of-concept för sin egen bransch, innan de är beredda att satsa, och de behöver ofta ha tillgång till intern kompetens för genomförandet.