Ateas CIO: Cloud First-strategin med Azure ger kontroll och sparar miljoner

Atea ser precis som många andra verksamheter molnets alla fördelar: möjligheter till effektiv, säker och mer hållbar lagring, backup, redundans, automation, tillgång till AI och utvecklingstjänster, förmågan att skala upp och ner kapacitet efter behov.

Ann-Charlotte Arnshav, CIO Atea Sverige

Så är det bara att köra. Eller? Nej, riktigt så enkelt är det förstås inte.

Atea behövde styra upp sin användning av molnet 

Här är några utmaningar som tornade upp sig för Atea i takt med att molnet användes allt oftare i verksamheten: 

• Det saknades kontroll på vem eller vilka i verksamheten som nyttjade tjänsterna i molnet, och i vilka syften. 
• Vilka säkerhetsnivåer hade satts upp för respektive tjänst? Vilka säkerhetsrisker utsätter vi oss själva för? Och ingen central insyn i det heller. 
• Accelererande kostnader för en ökad mängd molntjänster som hamnade hos it-avdelningen i en enda stor hög.
• Otydlighet i verksamheten kring vilken data som kan eller ska ligga i molnet, och vad som bör vara on-prem.

Ann-Charlotte Arnshav, Ateas CIO, konstaterar: 

– Det var lite High Chaparall över det hela. Mycket entreprenörskap. Medarbetare plockade upp lite av varje i Azure. Det var lite sandboxing här, några små tester där. Man startade nya instanser överallt.

Uppstyrningen av molnet blev en av Ann-Charlottes viktigaste uppgifter som CIO

Ann-Charlotte började sin roll som CIO på Atea 2022 med uppstyrningen av molntjänsterna som en av hennes viktigaste uppgifter. Peter Blomquist, Director of infrastructure Managed Services, som också precis påbörjat sin roll, började rådda i situationen:

–  Vi hade en massa Azure-konsumtion som ingen hade kontroll på. Vi visste inte om den skapade värde eller om den bara stod och tickade. Det var inte lätt att rådda i det. Bara att hitta alla oidentifierade användare var besvärligt, och när vi väl lyckades så kunde reaktionen bli: ”Oj, har jag det här?”, säger Peter.

Flera hundra prenumerationer som inte användes tickade pengar

Flera hundra prenumerationer som inte längre användes upptäcktes. De städades förstås bort, vilket borde skett för långt tidigare.

Om ingen upprensning skett hade många av tjänsterna fortfarande tickat kostnader, tre år senare.  Hur mycket pengar som hade fortsatt att rinna ut i sanden år efter år – om inte Atea hade infört tydlighet och struktur för användningen av molntjänsterna – är förstås svårt att säga:

– Vi har en månatlig konsumtion i Azure på 1,8 miljoner kronor, så jag skulle gissa att det hade blivit åtminstone en miljon kronor om året. Men kanske betydligt mer än så med tanke på allt inom AI som introducerats de senaste åren och att molntjänster generellt har blivit dyrare, säger Ann-Charlotte.

Styrning etablerades som gav kontroll och träffsäkra prognoser

En viktig del i arbetet med Cloud First-strategin var att få governance (styrning) på plats som ger en kontinuerlig kontroll på både kostnader och säkerhet i molnanvändningen:

– Vi på it-avdelningen kommer aldrig att blockera verksamheten i deras yrkesutövning, men det ska finnas ett tydligt ägandeskap. Idag trycks kostnaderna ut på verksamheterna, så de behöver själva värdera om vad som är värt att lägga pengar på, och stänga sådant som inte längre används, säger Ann-Charlotte.

Sedan Cloud First-strategin infördes 2023 kan Peter förse henne med träffsäkra prognoser för verksamhetens förväntade molnkostnader, något som är värdefullt i exempelvis det årliga budgetarbetet.

– Jag behöver inte sträcka upp fingret i luften och gissa hur mycket kostnaderna för molnkonsumtionen kommer att öka det kommande året. Så går det ju till när man inte har koll. Man kör på magkänslan. Det blir inte trovärdigt. Med den governance vi har satt upp kan jag nu på tio minuter leverera en ganska pålitlig ettårsprognos, säger Peter.

– Analysen brukar stämma förvånansvärt bra, säger Ann-Charlotte.

Lättare att få loss pengar från CFO

Peter Blomquist, Director of infrastructure Managed Services

Den nyanserade kostnadsbilden gör det även lättare för Ateas CIO att få loss pengar från bolagets CFO vid behov. Det kan då handlar om tillfällen då  extra budget krävs för oförutsedda projekt som behöver initieras under året. Till exempel driver den snabba AI-utvecklingen flera projekt, och utan kostnadskontroll blir det betydligt svårare att fatta beslut, både vad gäller budget och vad gäller att hitta vilka vägar framåt som ger mest värde för pengarna. 

Förutsägbarheten över molnkostnaderna innebär även att Atea kan förplikta sig till en viss nivå av konsumtion i exempelvis Azure, och på så sätt få rabatter. 

– Microsoft ger ganska bra rabatter om man är beredd att låsa sig vid ett visst scoop för en viss tidsperiod. Det vågar vi göra nu, säger Peter. 

Molnet ett självklart förstahandsval för Atea

Med governance, kontroll och struktur ses molnet som ett självklart förstahandsval för Atea. Det optimerar kostnader, ger skalbarhet, är bättre ur ett hållbarhetsperspektiv, ger bättre skydd mot attacker, är pålitligt, motståndskraftigt och ger Atea flexibilitet och innovationskraft. All data läggs i molnet om inte synnerliga skäl finns för att lägga den on-prem.

– Strategin innehåller interna riktlinjer som hjälper oss att avgöra var data, applikationer och system ska läggas för att lösningarna är pålitliga, compliant, säkra och supportade: i det publika molnet (Azure), eller i Atea Sovereign Cloud, eller on-prem, eller en hybrid av flera, säger Peter och fortsätter:

– Det vi har kvar on-prem betraktar vi som undantag. Det rör sig främst om några gamla, tunga system som får ligga kvar där tills det är dags att byta dem.