Så lyckas ni med Copilot för Microsoft 365: Ateas erfarenheter 2025
Atea har samlat på sig mängder av erfarenheter och lärdomar för hur man i en större organisation får ut mer värde av Copilot för Microsoft 365 på ett säkert och tryggt sätt. – Framför allt frigörs mycket tid. Våra medarbetare på Atea sparar själva i snitt en halvtimma om dagen, säger Emilia Kaufeldt, ansvarig för utvecklingen av Ateas Copilot-erbjudande.
Inför lanseringen av Copilot 2023 fick 600 företag i världen prova det nya ai-verktyget flera månader i förväg. Atea var ett av dem – och såg genast till att låta provlicenserna vandra runt bland medarbetarna för att samla på erfarenheter.
Nyttan visade sig direkt.
– Säljare kunde plötsligt sammanfatta sina kundmöten på några sekunder, och de kollegor som ännu inte hade fått tillgång till tjänsten hörde förstås av sig och sa, ”Kan inte jag också få Copilot?”, säger Emilia Kaufeldt, som var den som internt koordinerade den begränsade tillgången på licenser.
Det blev tydligt för alla att verktyget gav något som kan beskrivas som en superkraft i det dagliga arbetet. En nästan orättvis fördel, jämfört med kolleger som inte fått tillgång till provlicensen.
När Copilot väl hade lanserats officiellt och verktyget inte längre bara tillhörde några få åt gången, då märktes en produktivitetshöjning på bred front:
– I vår interna undersökning rapporterade användarna att de sparar 30 minuter per dag i genomsnitt – 2,5 timmar i veckan som innebar att det plötsligt fanns mer tid att lägga på uppgifter där man annars hade känt sig väldigt stressad, säger Emilia och konstaterar:
– Copilot har ökat produktiviteten i hela bolaget.
Copilot ger mer fokus, mer kreativitet och ökad arbetsglädje
AI-effekterna märks förstås inte bara här på Atea. I en rapport från Microsoft och Linkedin från maj 2024 uppger 90 procent av de tillfrågade att ai-verktyg, generellt, hjälper dem att spara tid. 85 procent svarade att de lättare klarar av att fokusera på de viktigaste arbetsuppgifterna, 84 procent att deras kreativitet höjs, och 83 procent att deras arbetsglädjen ökar.
Och det där märker vi hos våra kunder också.
– Det är intressant att se hur Copilot används på olika sätt. Den skiljer sig verkligen åt för olika personer, för olika roller och för olika uppgifter. För mig personligen kommer jag så mycket lättare i gång med olika typer av sammanställningar. Startsträckan blir kortare jämfört med att börja med ett tomt dokument, säger Emilia och fortsätter:
– För andra användare kan den främsta nyttan vara att mycket snabbare än tidigare hitta relevant information på exempelvis intranätet. Och många beslutsfattare märker att de nu snabbare kan analysera stora mängder data och fatta bättre affärsbeslut.
Så kan Copilot användas tryggt
Nu har Copilot etablerat sig som ett självklart arbetsverktyg på många håll. Kvaliteten i tjänsten har förbättrats enormt sedan 2023. Och så även tryggheten i vad det innebär att ansluta denna typ av AI. I början väckte Copilot många farhågor av typen: ”Vilken känslig data kan verktyget få tillgång till?”
– Vi fick många sådana frågor i början, och en del organisationer känner osäkerhet än idag. Men det har hänt mycket. Sedan vi började 2023 har vi fått mängder av insikter, både utifrån vår egen erfarenhet och från kunder och från Microsoft, om hur Copilot kan regleras. Det går att styra vad AI får tillgång till generellt, och även reglera på grupp- och användarnivå vilken information olika personer kan få tillgång till genom verktyget, bland annat, säger Emilia.
– Microsoft och Atea vet idag vilka dörrar som man kan behöva ha lås på, och hur nyckelhanteringen ska skötas. Till exempel ska inte kollegor kunna få fram varandras löner, och vem som helst ska inte kunna få fram detaljer ur avtal, och så vidare.
Genom att kombinera rollbaserade behörigheter, etikettbaserad åtkomst, aktivitetsloggar och informationsbarriärer får organisationer kontroll över hur Copilot används.
Att helt avstå från att rulla ut Copilot i organisationen kan förstås låta som det absolut tryggaste. Men så är inte fallet. Tvärtom. Det är då de stora riskerna kan uppstå.
Medarbetare som inte har tillgång till Copilot använder ChatGPT i stället
– När jag hör en ledningsgrupp säga, ”vi använder inte AI, för det är för riskfyllt”, då tänker jag att sannolikheten för att deras medarbetare använder skugg-AI i stället är jättestor.
I Microsofts och Linkedins undersökning framkommer att 78 procent av dem som använder AI på jobbet, tar med sig sin egen AI dit. Det kan handla om ChatGPT eller andra tjänster. En stor anledning är att deras arbetsgivare inte investerar i AI. Det har lett till att ”bring your own AI”-rörelsen har vuxit sig starkare. AI-verktygen sveper in i verksamheten, och det kan antingen ske i smyg, oreglerat, eller på ett kontrollerat och mycket mer värdeskapande sätt.
Kom i gång smidigt, effektivt och säkert med Copilot
En stor förändring som har skett sedan 2023 är att Copilot har blivit mycket lättare att köpa in. I början var man tvungen att investera i 300 licenser i ett svep, men den begränsningen togs bort under 2024. Men bara för att det blivit enkelt att köpa licenser, betyder det inte att man bör kasta sig huvudstupa in i den nya ai-världen.
För att komma igång smidigt, undvika misstag och få ut mer av Copilot erbjuder Atea ett paket med tre steg:
- Se affärsvärdet.
– Vi brukar börja där. Vad är det för vision ni har för Copilot? Vad vill ni åstadkomma? Vad skulle vi behöva förbättra? Vissa är ute efter en effekt på hela bolaget, medan andra har en mer riktad grundidé, berättar Emilia. - Teknisk assistans.
– Här kommer vi in på bland annat de säkerhetsmässiga bitarna. Vilken data ska AI få tillgång till och inte? Det här är ett bra tillfälle att ta tag i grundläggande insatser som informationsklassning och märkning. Det är en förutsättning för att sätta upp ett tryggt regelverk för Copilot. - Införandet.
– När man har gått igenom planeringen och sagt, ”nu kör vi”, gäller det att införandet landar rätt och att utbilda användarna. Vi tillämpar ofta train the trainer-principen, det vill säga att vi utbildar ett antal superanvändare som driver användningen internt. Vi har sett effekterna internt här på Atea också: Ju mer vi utbildar i Copilot, desto mer användbart blir verktyget. - Löpande support och onboarding av nya användare
– När ni väl är igång ser vi till att ni fortsätter få ut värde av Copilot. Produkten utvecklas ständigt och det kan vara svårt att hänga med. Därför har vi kvartalsvisa uppdateringar, med de nyaste nyheterna. Atea erbjuder även fortsatt support för användarna digitalt, samt onboarding och utbildning av nya användare.
