Efter filkraschen: nytt tryggt verktyg för externa vårdplaceringar för socialtjänsten

Sedan ett år tillbaka använder socialtjänsten i stället ett av de säkraste och effektivaste digitala verktygen på marknaden för just externa vårdplaceringar.
– Förutom säkerheten sparar vi mycket tid, får in placeringsavtalen mycket snabbare, och kan göra bättre uppföljningar och ramavtalsupphandlingar, säger enhetschefen Karin Andersson.

Som enhetschef för socialtjänsten i Eskilstuna signerar Karin Andersson varje månad cirka 250 avtal om externa vårdplaceringar.

Karin Andersson, Enhetschef

Förut gjorde hon det på papper.

Nu med digitalt bank-ID.

– Avtalen är en blandning av förlängningar, omflyttningar och nyinskrivningar för barn, ungdomar och vuxna i kommunen. Det rör sig om familjehem, stödboenden, hem för vård och boende (HVB-hem), och skyddade boenden, säger Karin.

Att övergå till en helgjuten digital process för avtalsskrivandet har gjort en enorm skillnad.

– Under en period saknades förut avtal i 50 procent av alla placeringar med externa utförare. Det var inte bra alls, framför allt inte ur ett juridiskt perspektiv.

Tog kontrollen med hjälp av ett kalkylark – tills det kraschade

Avtalen var bara toppen på isberget. I allmänhet var det stökigt i de administrativa rutinerna. Karin Andersson tog på sig uppgiften att snabbt skapa en förändring – och frågade pragmatiskt kommunens dåvarande controller om han kunde skapa någon form av stöd. Något som kunde bringa ordning och struktur i röran.

– Han byggde en lista i Excel där vi kunde föra in uppgifterna. Vi lyckades då få den kontroll vi behövde: Vilka är placerade? Var är de placerade? Vilken typ av vårdform? Vad kostar placeringen? Är det inom ramavtal, eller utanför? Om det är utanför ramavtalet, är anledningen att det var fullt vid inskrivningen eller för att brukaren har ett för omfattande vårdbehov, eller vad är anledningen till att vi gjort en direktupphandling? När går avtalen ut?

Frågorna ställdes av dem själva, men även av ekonomiavdelningen, kolleger på socialförvaltningen och politikerna i nämnden. ”Listan” – som Karin och hennes medarbetare beskriver kalkylarket – kunde ge svar. Det var en stor förbättring jämfört med tidigare, men lösningen hade flera svagheter:

– Är flera medarbetare inne och manuellt hanterar och uppdaterar stora mängder av data så blir det inte pålitligt. Det räcker med att någon trycker fel någonstans så kan uppgifter försvinna, vilket hände flera gånger, säger placeringssamordnaren Nadin Asmar.

Och värre blev det:

– En dag var hela dokumentet borta. Helt tomt. Än idag kan ingen förklara hur det kunde bli så. Alla fick panik. Ekonomienheten sa "Vi måste ha listan!”. Det blev väldigt rörigt för många, inklusive samordnare och hon som attesterar och granskar fakturor från vårdutförarna.

Valet av dioevidence™: En trygg, säker och smart lösning

Kollegan som skapat ”listan” lyckades visserligen återskapa en gammal version av filen, men alla förstod att de behövde något annat. Något pålitligt, säkert och stabilt. Något som kunde ge hög säkerhet, dataintegritet, och samtidigt ge en bra överblick och var smidig att använda.

Valet föll på dioevidence™ – ett säkert, digitaliserat och GDPR-godkänt placeringsstöd som erbjuds som molntjänst i Sverige. Ingen behöver längre oroa sig för att information ska försvinna eller att innehållet inte går att lita på.

Till skillnad från förut kan man styra vem som har tillgång till vad, på både individ- och gruppnivå, och det är lätt att upptäcka och korrigera eventuella misstag. Och digitaliserade flöden innebär att det är spårbarhet i alla led i avtalshanteringen. Avtal som numera kommer tillbaka som de ska.

– Hela administrationen runt avtalen har blivit mer lätthanterlig. Allt går mycket snabbare. Vi kan vara säkra på att avtalen når rätt person, och kan lätt följa om avtal inte har undertecknats. Förut när vi skickade avtalen i frankerade kuvert med posten, kunde ledtiderna vara flera veckor – i de fall avtalen kom påskrivna tillbaka.

Bättre skydd av den personliga integriteten – och mer koll på ekonomin

Även den personliga integriteten är bättre skyddad.

– Vi använder ärendenummer i de digitala avtalen, så att det inte går att se vem som ska få vårdinsatsen. Det står bara "en 39-årig kvinna" så att mottagaren vet vem det gäller. Hos oss är ärendenumret kopplat till verksamhetssystemet där personakterna finns. Och när vi tar ut statistik och rapporter från plattformen är även aktörerna – däribland skyddade boenden – kodade med B112, B113 och så vidare så att vare sig några enskilda personer eller utförare är identifierbara.

Numera kan ekonomiavdelningen, förvaltningen och nämnden få sina rapporter mer eller mindre automatiskt, i realtid: kostnader, vårddygn och dygnspris i perspektiven kön, målgrupp, vårdform, anbudsområde och huvudorsak till placering vid inskrivningstillfället.

Det gör att styrningen av verksamheten kan förbättras.

Kontrollen ökar – både i detaljerna och på ett strategiskt plan.

– Risken har till exempel minskat att det slinker igenom en felaktig dygnskostnad, eller att det har blivit ett par dygn för mycket på fakturan, säger Karin.

dioevidence™ förenklar även processen för att följa upp ramavtalen.

– Förut gav vi uppföljningsfrågor till aktörerna i pappersformat. Det var ett omfattande manuellt arbete att sammanställa det här innan det skulle rapporteras vidare till nämnd. Nu har vi i stället stoppat in vårt frågebatteri i systemet. Det gör allt så mycket mer effektivt.

"Har anpassat funktionerna efter våra behov"

Både Karin och Nadin trycker på att Diosentic, som står bakom verktyget, hela tiden har varit lyhörda och anpassat verktyget efter kommunens behov.

– Det märks att de vill utvecklas med oss. När vi har behövt något, så har de byggt det. Utvecklingen av databasen med 400 aktörer är ett exempel på det. Vi samarbetar med sju omgivande kommuner som har möjligheten att göra externa vårdplaceringar inom ramen för vårt ramavtal. De har nu tillgång till de mest aktuella uppgifterna om vårdutförarna, via egna inloggningar. Diosentic har även anpassat sig efter våra behov vad gäller hur många samtidiga förfrågningar man kan göra till aktörerna, säger Nadin.

Möjligheten att ange huvudorsaken bakom varje placering är även det en funktion som tillkommit i samråd med Diosentic.

– Det pratas mycket om kriminaliteten i Eskilstuna nu, så det är värt mycket för både nämnden och förvaltningen att få reda på om det är 13 eller 50 placerade personer som skrivits in med kriminalitet som huvudorsak vid inskrivningstillfället. Då kan man börja analysera utifrån fakta i stället för att bara ha en hum om hur situationen ser ut, säger Nadin.

Även orsaker till avslutade avtal kan numera följas i verktyget, liksom skälen till varför socialtjänsten ibland går utanför ramavtalen.

– Vi har varit ganska bra på att tala om vad vi vill ha, och de har varit duktiga på att utveckla det, säger Karin.

Nästa steg för Eskilstuna kommun

Vad väntar härnäst? Karin och Nadin säger att verksamheten blivit mycket bättre på att dra nytta av den digitala teknikens möjligheter för kvalitetsuppföljningar.

– Vi har kommit igång med vuxenvården, men ligger efter på barn- och ungdomssidan på grund av en stor personalomsättning där, säger Nadin.

dioevidence™ funktion för uppföljning värderar utförarna efter flera parametrar – hur väl vårdplanen har följts, vilken skillnad insatserna har gjort för den inskrivne individen, hur aktören skött sin rapportering och så vidare.

Med funktionen placeringsindex (kvalitet jämfört med kostnad) kan kommunen även se vilken kvalitet den får för pengarna per utförare och placering med rapporter.

– Med bättre uppföljningar skulle vi få större möjligheter ställa krav på aktörerna och säga, "Vi har noterat att ni har brister på det här området. Innan vi lägger nya placeringar hos er behöver ni först åtgärda det”, säger Karin.

Siktet är inställt på att både öka kvaliteten och hålla nere kostnaderna genom effektivare upphandlingar och uppföljningar.

Vill du veta mer om lösningen?

Staffan Betinger, Verksamhetsutvecklare

Skicka e-post