"Idag krävs högre kompetens för att ta ett helhetsgrepp om licenserna"

Det krävs inte särskilt stora förändringar för att bli av med oroskänslan. Det är något som Anna Olander och hennes chef Camilla Stafström har mångårig erfarenhet av. De förklarar genom att lyfta fram en kund som Atea stöttat under flera år.

– Om det blir en revision ska den licensansvarige med ett lätt hjärta kunna säga: ”Välkomna! Roligt att ni dyker upp! Det ska bli intressant att följa om ni upptäcker något som vi inte har koll på”. Så lyder deras vision, beskriver Anna Olander.

Prioritera de första stegen och sätt igång

Camilla Stafström, Software Asset Management-chef på Atea

Känslan av total kontroll är en del av en vision som många kunder strävar efter. Och även om visionen inte är prio ett när man sätter igång med licensarbetet, så ger den bränsle för att komma i mål.

– Det enda sättet att bli av med det dåliga samvetet är att sätta igång. Prioritera vilka åtgärder som är viktigast för er verksamhet och börja med små steg. Det är smart att välja en programvara som många använder, som Microsoft Office, och börja med att kartlägga licenserna för den. Sen kan du systematiskt jobba dig vidare till nästa område och licens, säger Camilla Stafström, Software Asset Management-chef på Atea.

Har värdefulla erfarenheter av revisioner

Många kunder som Anna Olander och Camilla Stafström möter vill veta hur hög sannolikhet det är att en revision är på gång hos dem.

– Vi vet aldrig, och ska inte veta, när en revision är på gång. Men vi har erfarenhet av när sannolikheten för en revision är hög. Det kan vara när en verksamhet nyligen ändrat form för sina licenser, till exempel från engångskostnad till en molnbaserad månadsprenumeration. Det kan också vara i samband med stora förbättringar av mjukvaran eller när verksamheten själv ökat antalet prenumerationer för en viss licens, säger Anna Olander. 

En lättnad att få riktning och plan

Det finns några tydliga punkter som Ateas kunder återkommer till när de beskriver de främsta fördelarna med att anlita en expert inom licenshantering.

Anna Olander, Software Asset Management-konsult på Atea

– Först kommer lättnaden över att få hjälp med prioriteringen, vad som kommer att ge mest effekt att börja med. Men sedan beskriver många också fördelarna med ett årshjul, en planering som ger översikt över samtliga licenser. Vi kan också ge råd om olika brytpunkter, när det exempelvis lönar sig att satsa på ett inventeringsverktyg, säger Camilla Stafström.

Anna Olander nickar, tänker efter och lägger till:

– Vår erfarenhet av att tolka avtal och juridiska texter (som rör licenserna) uppskattas också av våra uppdragsgivare. Likaså vår tekniska kompetens; vi går utbildningar och ska klara prov som gör oss certifierade att jobba med viss hård- och mjukvara. En annan styrka är att Atea har många experter inom Software Asset Management, det finns alltid en kunnig och certifierad kollega att fråga om råd.

Kostnadsoptimering och kostnadskontroll

En fråga som alltid dyker upp när Anna och Camilla möter nya kunder är hur man kan få till en bättre kostnadskontroll och kostnadsoptimering. I verksamheter med stor infrastruktur och stora serverinvesteringar kan Ateas experter gå på djupet i licensieringen och arbeta med efterlevnad; vilka licenser som faktiskt används.

– Vid en genomlysning ser vi att många kan minska sitt totala antal licenser, välja andra typer och (eller) börja använda de som blivit liggandes. Licenser som blivit över kan användas exempelvis vid test- och utvecklingsprojekt för att effektivisera serverparken. Vi hjälpte nyligen en aktör inom hotellbranschen med det, berättar Camilla Stafström.

När det gäller mindre och medelstora företag (eller offentliga verksamheter) tar de hjälp av Atea för att hantera flera delar av sin licenshantering. Det kan vara allt från att hantera inkommande licensfrågor från verksamheten till hur en applikation bäst används eller distribueras.  

– Med Ateas hjälp frigör det tid att fokusera på kärnverksamheten och man kan avvakta med att anställa en person som sköter dessa uppgifter, säger Anna Olander.

Smart mjukvara hjälper dig hålla koll

Det är också vanligt att Anna och hennes kollegor får frågor som handlar om när det lönar sig att investera i ett inventeringsverktyg.

– Du behöver väga in hur många olika licenser ni använder, hur många ni behöver sammanlagt och hur hög personalomsättning ni har, säger Anna Olander och fortsätter:

– Om du har licenser och applikationer från många olika tillverkare brukar det ganska snabbt löna sig att satsa på ett inventeringsverktyg. Vi matar in uppgifter som gör att du får koll på antalet licenser, olika typer av licenser och när avtal behöver förnyas eller sägas upp. Microsoft har exempelvis en policy att en licens ska ligga vilande i 90 dagar innan en kollega kan börja använda den. Den typen av uppgifter matar vi också in, säger Anna Olander.

Kunderna efterfrågar ökad automatisering

När det gäller utvecklingen av området Software Asset Management, går trenden mot ökad automatisering och robotisering. Men den går inte blixtsnabbt.

– Atea driver just nu flera projekt för att kunna erbjuda tjänster som ger automatiserade flöden för licenshanteringen. Men eftersom det inte finns någon gemensam standard för licensavtalen och innehållet uppdateras hela tiden, är min bedömning att det kommer att ta två-tre år innan automatiseringen slår igenom på bred front, menar Camilla Stafström.

Mer teknisk kompetens krävs

Anna Olander som bland annat har certifieringar från Snow och CSAM, ser också en annan trend.

– Utvecklingen mot månadsprenumerationer och molnbaserade licenser har bidragit till att avtalen blivit enklare och tydligare. Men tekniskt upplever många kunder att det är svårt att veta hur de ska implementera och anpassa sig till de nya licensformerna. Idag krävs helt enkelt högre teknisk kompetens av de personer som arbetar med licenshantering.

Börja med enkla, avgränsade steg

Det ser ut att ta några år innan vi kan luta oss tillbaka och låta en robot sköta licenshanteringen åt oss. Fram till dess får vi jobba med ramar, policys, mål och ta experter och inventeringsverktyg till hjälp.

Anna Olander och Camilla Stafström påminner om att börja med några enkla, avgränsade steg för att komma igång. Och ha målet i sikte. Den där sköna känslan av att kunna sova gott på natten. När allt är ordning och reda. Till och med en revision känns helt okej.