Atea Now en snabb väg till egen it-miljö för nybildat läkemedelsbolag

Meribel Pharma Solutions bildades hösten 2024 genom en sammanslagning av andra liknande verksamheter. Dels företaget Synerlab och dels ursprungligen sju fabriker, i dag fem, som tidigare tillhörde Recipharm. Målet var att skapa en ny så kallad CDMO-plattform.

Johan Karlsson, chef för it carve-out och blivande chef för it-avdelningens projektkontor på Meribel Pharma Solutions

Det senare står för Contract Development and Manufacturing Organization. Det innebär att bolaget inte har några egna produkter, utan utvecklar och tillverkar läkemedel åt andra företag i branschen. Koncernen har ungefär 2 000 anställda och totalt elva fabriker i Sverige, Frankrike och Spanien samt ett huvudkontor i London.

It-avdelningen har ägnat mycket av det gångna året åt en så kallad carve-out, en frigörelseprocess från Recipharm, som till stor del har handlat om att skapa en egen it-infrastruktur.

Arbetet har innehållit flera parallella projektströmmar, däribland uppbyggnaden av bolagets Service Management-plattform via Atea Now, Det sistnämnda är en molnbaserad tjänst baserad på ServiceNow, med hög säkerhet och tillförlitlighet samt lagring av data inom EU.

Johan Karlsson har ansvarat för insatsen från Meribels sida, i nära samverkan med Atea. Han beskriver det som det mest omfattande it-projekt som han någonsin har deltagit i, med många lager av komplexitet.

– Vi behövde bygga något helt nytt. Det var svårt att göra en transformation när vi låg i någon annans it-miljö. I dag är vi helt fristående och reder oss själva. Därmed kan vi göra alla förändringar som vi vill, säger Johan Karlsson och berättar att nästa steg är att även de sex tidigare Synerlabfabrikerna ska flytta in i den nya it-miljön.

Atea Now ett självklart val

Utmaningarna har varit många. Efter separationen från Recipharm hade Meribel en relativ liten it-organisation och saknade i stor utsträckning etablerade processer, verktyg och strukturer. Bolagets geografiska spridning i Europa innebar också stora behov av standardisering, skalbarhet, säkerhet och tillgänglighet.

Dessutom ställdes det höga krav på att Meribel relativt snabbt skulle bli fullt operativt som självständigt bolag. Under en övergångsperiod ingick fabrikerna från Recipharm fortfarande i den forna ägarens it-miljö, men det ansågs angeläget att det skulle upphöra så snart som möjligt, inte minst med tanke på de hårda restriktioner som råder inom läkemedelsbranschen.

Meribel kunde visserligen ta över vissa delar av Recipharms äldre system, i samband med att de sistnämnda gjorde en modernisering, och även Synerlab hade en del befintlig infrastruktur, men i huvudsak handlade det om föråldrad teknik (legacy) i stort behov av att bytas ut.

Valet av ServiceNow baserades både på att it-avdelningen sedan tidigare var vana vid den miljön och på att plattformen av många ses som den bästa i sitt slag. Den effektiviserar och automatiserar affärsprocesser och arbetsflöden samt kan i takt med växande behov ständigt byggas ut med nya funktioner.

Mest avgörande var dock den smidiga anslutningen till Ateas nätverkshanteringscenter (NOC) samt tjänsten Security Operations Center Plus (SOC+). Atea Managed Services (AMS), som består av en uppsättning managerade it-tjänster, ser till att infrastrukturen övervakas och underhålls dygnet runt.

– För en relativt låg kostnad får vi ett team på flera personer som finns på plats 24-7. Det hade varit omöjligt att bygga en sådan lösning på egen hand. Därmed var det uppenbart att Atea Now var en tjänst för oss, säger Johan Karlsson.

– Nu är vi helt inne i den it-miljö som vi har siktat på. Allt är på plats och funkar klockrent. Men det viktiga för oss är att det inte bara är en ServiceNow-plattform, utan även ett system med full integration till Ateas tjänster.

It-miljön funkar klockrent

Från start har Meribel använt ServiceNow till både indicenthantering och requests, det vill säga begäranden om installation av programvara, återställning av lösenord och tillgång till olika system.

På senare tid har även de så kallade change-processerna kopplats på. Det innebär att man via ServiceNow kan hantera förändringar i it-system och tjänster utan större risker eller störningar, en process som tidigare sköttes manuellt med hjälp av Word- och Exceldokument.

Även om it-medarbetarna hade erfarenhet av servicen från Recipharmtiden ville de inte jobba vidare med plattformen på exakt samma sätt, utan bad i stället om Ateas rekommendationer för att få ut den fulla potentialen. Enligt Johan Karlsson har det bland annat inneburit bättre arbetsflöden, där det är lättare att växla mellan ärendena.

– Nu är vi helt inne i den it-miljö som vi har siktat på. Allt är på plats och funkar klockrent. Men det viktiga för oss är att det inte bara är en ServiceNow-plattform, utan även ett system med full integration till Ateas tjänster.

Alla inkommande ärenden går via Ateas servicedesk, som dirigerar och koordinerar merparten av de åtgärder som behövs. Om trycket är lågt kan Meribels it-avdelning ta hand om mycket själva, annars finns it-partnern där och kan avlasta. Det gör att vi på it-avdelningen kan fokusera på att vara nära kärnverksamheterna och ge dem ett större värde.

– Vi behöver inte vara starkast på infrastruktur. Den är inte unik för oss och kan därmed skötas av andra. Vi ska vara starkast inom produktionen och den it-nära miljön, där vi får mest verksamhetsnytta. Nu får vi tid att prioritera den typen av ärenden och kan se till att linjerna mår bra. Vi höjer vår interna kompetens och kan vara mer behjälpliga när fel uppstår, säger Johan Karlsson.

Trygg it-partner i alla lägen

Meribel har prioriterat behovet av att stå på egna ben och har därför initialt hållit sig till baspaketet i ServiceNow. Att lyfta in nya funktioner har inte varit aktuellt. Det betyder att bolaget ännu inte har börjat använda plattformens innovativa AI-förmågor. Sådant får byggas på efter hand. Johan Karlsson kan också se andra funktioner att dra nytta av i framtiden, exempelvis projektledning.

Men under 2026 står framför allt integration på agendan. Hela it-avdelningen och samtliga fabriker ska in i ServiceNow för att kunna dra nytta av koncernens storlek. Om beläggningen är lägre i Sverige ska teknikerna här kunna vara behjälpliga i Frankrike och Spanien och vice versa.

Det har varit en komplicerad resa och visst har det uppstått en del problem längs vägen, men Johan Karlsson är mycket nöjd med färden och Ateas pålitlighet:

– Trots att vi har gjort det här gigantiska projektet tillsammans har vi inte haft några större störningar eller säkerhetsincidenter, där dataintrång har skett eller något har legat nere, och då har vi ändå gjort stora migreringar av våra system och nätverk. Våra tjänster mot verksamheten har upprätthållits utan avbrott, säger han och fortsätter:

– Vem som helst kan samarbeta när det är medvind, då är det ju enkelt, men även i motvind har Atea visat att de är en stabil it-partner som man vill ha vid sin sida. Därför har det känts väldigt tryggt, för i ett stort projekt går det ju alltid fel någonstans och då vet jag att de lever upp till mina förväntningar. Tillsammans kommer vi alltid fram till en lösning. Så jag har sovit gott om natten.