2021-03-30

Öka medborgarservice med hjälp av RPA i kommuner 

Efter Atea Insikt | Som medborgare drömmer jag om snabb återkoppling från offentlig verksamhet. Det kan handla om att få beslut snabbare eller att min interaktion med en kommun eller myndighet ska bli mer effektiv.

Matilda Göstasson
Matilda Göstasson Erbjudandeansvarig
RPA illustrerat

Att idag få vänta tre veckor på försörjningsstöd eller månader på att få svar på en förfrågan om bygglov känns ineffektivt när vi vet att det finns hyfsat tydliga regler bakom. SKR menar att ett stort fokus kommer vara att öka medborgarservicen framåt, så varför inte börja i den änden?  

Börja med att automatisera ärenden som skapas med e-tjänster  

Idag använder många kommuner e-tjänster där en medborgare loggar in med bankID för att få hjälp med ett visst ärende, till exempel att få en situationsplan, ansökan om borgerlig vigsel, ansökan om förskoleplats, hantering av avfall, parkeringstillstånd och mycket mer. Här finns ett ypperligt tillfälle att påbörja automatisering. Ett RPA kan ta emot ansökan via e-tjänstens ärendehanteringssystem och påbörja uppgifter och svara medborgaren inom en given tidsram. Om ärendet ska skickas vidare till en förvaltning kan RPA förbereda information till en handläggare.  

Under Ateas event Insikt talade tre kommuner om deras automationsresa. Samtliga var helt överens om att det är viktigt att ha koll på sina processer och vara beredd att utmana arbetssättet som utförs idag. Några lyfte vikten av att börja med mindre processer som skapar direkt nytta till medborgare. Att automatisera en e-tjänsteprocess med hjälp av RPA går oftast relativt snabbt, från start till mål på ungefär tre till sex veckor. Dessutom är användandet av RPA i en e-tjänst en perfekt start för att öka processautomatiseringen med andra teknologier, exempelvis en chatbot där medborgaren kan chatta in sitt ärende.  

Oavsett var ni väljer att starta kan vi skicka med några tips:  

  • Fundera på vilka processer som kan ha en digital input och gör om pappersansökan till en digital ansökan.  
  • Hur ser processen ut när ett ärende kommer in i e-tjänsten? Det är viktigt att tänka på både hur processen ser utom bakom e-tjänsten också Kartlägg processen!  
  • Hur lång är handläggningstiden på ärendet Kan ni minska den genom att automation?  
Mer om RPA

Med RPA kan du förenkla och rationalisera bort repetitiva och monotona arbetsprocesser. På så sätt kan din verksamhet uppnå högre effektivitet samt frigöra mer tid för medarbetarna att utföra mer värdeskapande aktiviteter.

Mer om RPA