Roboten hjälper oss att göra saker enklare

Kristianstad har en it-avdelning som består av ca 50 anställda som jobbar med drift, närservice, teknik och infrastruktur. Avdelningen har som uppgift att leverera kvalitativa och kostnadseffektiva lösningar men har också som uppdrag att driva digitaliseringen i kommunen framåt. Ett inte helt lätt jobb, med tanke på att Kristianstad växer på alla ledder samtidigt. Kraven på tillgänglighet och flexibilitet ökar ständigt från medborgare såväl som kommunledning, samtidigt som resurserna förblir de samma.

- Nyckeln är att vara verksamhetsnära och det är verkligen vad vi alltid strävar efter. Kommunen täcker ju skola, omsorg med mera, och när det finns fullt med jobb är det klart att många blir stressade. Då måste man som it-avdelning ta pucken, och tillsammans med verksamheten se hur digitalisering kan hjälpa till att skapa effektivare arbetssätt. Det är vårt jobb som it-avdelning att hjälpa verksamheten över den tröskeln, berättar Mikael Frick, projektledare inom it och digitalisering.

Målet med den digitala strategin är tydligt: Generera maximal nytta till verksamheten och medborgarna. Kristianstad jobbar redan intensivt med e-tjänster men såg ett behov av att digitalisera fler steg i processerna. Administrationen i form av manuell handläggning tog mycket tid och resurser vilket väckte tanken om att RPA-lösningar kunde vara ett alternativ. Efter att ha identifierat ett antal intressanta processer satte man sig ner med Atea för att välja pilotprojekt och utbildas kring processerna såväl som teknikutvecklingen.

- Vi tog oss verkligen tiden, både från verksamhetens och från Ateas håll. Vi tog ett strategiskt beslut att bygga upp egen RPA-utvecklarkompetens inom it-avdelningen, så att vi överför kompetens från Atea. Det är så vi vill jobba, stärka vår kompetens för att ge verksamheterna effektivt stöd. På så sätt kan vi bygga egna processer och ta hjälp från Atea med stora utvecklingstjänster i den mån det behövs, förklarar Mikael.

Arbetet påbörjades i oktober och styrkorna med RPA visade sig tidigt. Som förberedelse tvingades Kristianstad gå igenom sina processer och fundera på hur de kunde förenklas, så att roboten skulle lära sig rätt saker. Något Mikael beskriver som nyttigt både för verksamheten och för it-avdelningen, som fick en ökad förståelse för utmaningarna.

- RPA är inte alltid lösningen, men en enorm möjlighet. På tre månader har 4 piloter nu övergått i skarp drift tack vare duktiga och skarpa utvecklare på Atea. Vi räknar redan med att ha tjänat in 800 timmar på årsbasis. Robottimmar alltså, för i verksamheten jobbar man ju inte direkt med en uppgift timme efter timme som en robot gör, säger Mikael.

”Vi ska inte minska personal men använda kompetensen till rätt saker”

Emma Wendt är enhetschef för Lönesupport på Kristianstad kommun och när RPA-piloterna drog igång var hon snabb med att fråga it om hennes avdelning fick vara med på resan.

- Det är som en våg som drar genom Sverige, det här med robotisering. För verksamheten handlar det mycket om förändringsledning. Självklart kommer frågan upp: Vad händer med mitt jobb? Men poängen är inte att vi ska minska personal, utan att vi ska få tid att använda kompetensen i verksamheten till det som tillför störst värde.

För en lönavdelning som Emmas handlar det om att bli av med tidskrävande administration, och istället kunna agera rådgivare i kollektivavtalsfrågor och andra, mer HR-relaterade, bitar. Tidsbesparingarna har varit stora och kostnadskalkylen för de kommande åren ser ljus ut.

- En uppgift som tar oss i snitt 18 minuter tar Robban 1 minut. Efter bara två år kommer vi att kunna se kostnadsbesparingar på över 200 000 kronor. Dessutom har vi nu uteslutit den mänskliga faktorn, Robban kan inte göra fel. Nekar han ett ärende sätter han fingret på något vi måste åtgärda eller något som faktiskt behöver hanteras manuellt, berättar Emma.

Hittills har engagemanget bland medarbetarna varit stort. Robbans första eftermiddag plöjde han igenom 170 - 180 ärenden och lönavdelningen firade med tårta tillsammans med it-avdelningen. 

- Medarbetarna är jättepositiva och vi kartlägger nu våra andra processer för att se vilka som kan vara lämpliga att robotisera. Vi har utsett två ambassadörer på avdelningen som har detta som sitt ansvarsområde. Det gör skillnad när det inte bara är chefen som driver på, ett tips för att hålla engagemanget igång!

Mikaels och Emmas tips till andra som vill applicera RPA-lösningar

Börja i liten skala med ett par avgränsade processer

Jobba tätt ihop med verksamheten. Är verksamheten dedikerad blir det 10 gånger enklare och roligare

Etablera ambassadörer som kan driva processerna och bidra med engagemang

Gör er hemläxa. Gå igenom varje process noggrant innan en RPA-lösning införs, för att maximera nyttan

Följ upp besparingarna noga och lär er av varje enskild process

Säkerställ egen kompetens. Man behöver inte kunna allting själv men om en felkörning uppstår behöver man förstå varför. En robot är aldrig bättre än processen eller systemet den jobbar i. Därför behöver man dels jobba med roboten och dels med processerna, löpande och ha en fungerande förvaltningsorganisation

Jobba parallellt med förändringsledning. Var med personalen, möt oron och hantera de svåra frågorna tidigt