Stina Réen, förste socionom och systemadministratör på Arbetsmarknadsförvaltningen i Staffanstorp
Med sin digitala automatiseringsassistent Wally kan handläggarna för ekonomiskt bistånd i Staffanstorps kommun minska arbetstiden per ärende med 30 procent – och ändå höja kvaliteten i bedömningarna.
Staffanstorps kommun
Staffanstorp
Maj 2025
Effektivisera arbetet med ekonomiskt bistånd, minska risken för felaktiga utbetalningar och frigöra tid för handläggarna att fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
– Vi har också sett att utbetalningarna av försörjningsstöd har minskat jämfört med tidigare. Jag vågar inte på rak arm säga exakt vilken roll Wally har haft i det, för många andra parametrar spelar också in, säger Stina Réen, förste socionom och systemadministratör på Arbetsmarknadsförvaltningen i Staffanstorp.
Men risken för felaktiga utbetalningar har minskat.
– Wally gör fler kontroller i samband med varje ansökan om ekonomiskt bistånd än vad som tidigare har hunnits med, säger Emma Magnusson, verksamhetsutvecklare i kommunen och systemförvaltare.
Effektiviseringarna har inte bara minskat arbetstiden med 30 procent. De har även lett till att en av tjänsterna i teamet för ekonomiskt bistånd har kunnat flyttas över till arbetsmarknadsteamet.
– Där hjälps individer vidare till egen försörjning, vilket sparar mycket pengar på sikt för kommunen samtidigt som det ger individen ett bättre och friare liv. Flera tidigare sökande av ekonomiskt bistånd har kommit ut i arbete tack vare det. Så det har gett goda resultat, trots omvärldsläget, säger Stina.
Så blir arbetet annorlunda för handläggarna
Vad är det då som har förändrats i hanteringen av ansökningar om ekonomiskt bistånd? Jo, det gör stor skillnad att ha en digital kollega som aldrig blir sjuk, aldrig tar paus, och som jobbar fokuserat dygnet runt:
- Förut behövde handläggarna gå in manuellt och koppla upp sig mot Försäkringskassan och andra myndigheter, kontrollera inkomster och andra uppgifter, räkna och justera summor vid behov. Idag tar Wally hand om det automatiskt till stora delar.
- Wally har även tagit över uppgiften att med jämna mellanrum be dem som söker ekonomiskt bistånd att skicka in inkomstuppgifter och andra dokument (detta är en stickprovsmodell som förenklar för både de sökande och kommunen).
- Wally håller också automatiskt koll på när tidigare rådrumsbeslut behöver ses över (som exempelvis beslut om tillfälligt högre boendekostnader, eller kostnader för en bil i ett par månader).
- Wally går även in i verksamhetssystemets arbetsmarknadsmodul och kontrollerar om den sökande har skött sin arbetsmarknadsplanering.
Det här är bara några exempel. Listan över vad Wally sköter är lång.
– Wally är också transparent med att berätta för handläggarna när något inte har gått att reda ut, så att de kan titta närmare på det, säger Emma.
"Vi ska inte slösa med utbildade socionomers tid"
Ahmad Okal, digitaliseringsstrateg på Staffanstorps kommun
Framför allt tar Wally hand om repetitiva, monotona och ofta tråkiga uppgifter som behöver göras i varje ärende varje månad, och sedan nästa månad igen, och sedan om och om igen för alla de hushåll som ansöker månad efter månad.
– Våra utbildade socionomer finns på den här enheten för att de är experter på att möta människor i behov och fatta välövervägda beslut, inte för sitta fast i administration, säger Ahmad Okal, digitaliseringsstrateg på Staffanstorps kommun.
Han förklarar att det ingår i Staffanstorps digitala strategi att låta tekniken ta hand om uppgifter som tekniken kan göra minst lika effektivt och kvalitativt som människor.
– Det som går att digitalisera, det är ofta sådant som inte har så stort värde, som exempelvis att hitta och kopiera uppgifter från olika system. Men resultatet av förändringen blir att du frigör tid till sådant som inte går att digitalisera – som mänsklig kontakt, som kvalitet i arbetet. Det är där våra medarbetare ska lägga sitt fokus.
Vem är "Wally"?
Wally jobbar parallellt med handläggarna
Det kommer in 100 ärenden i månaden, och varje ärende går igenom ett tiotal faser innan pengar kan betalas ut.
Emma Magnusson, verksamhetsutvecklare i kommunen och systemförvaltare.
Wally jobbar parallellt med handläggarna längs hela processen; hämtar nya ärenden en gång per dygn, gör normberäkningar och kontroller tre gånger per dygn – ibland i samband med att handläggarna tar rast – och skapar utbetalningar en gång per dygn.
Handläggarna har full överblick över vad varje ärende befinner sig i processen, och vad Wally har gjort hittills och vad som ska göras härnäst.
Det är alltid handläggarna som fattar beslut. Wally förbereder, men ersätter inte det mänskliga omdömet
– Wally fattar inga beslut, för är det något som människan fortfarande är bättre på så är det att göra individuella bedömningar. Handläggaren fattar ett noga övervägt beslut om utbetalning utifrån underlaget – som alltså med Wallys hjälp är mer genomarbetat än det varit tidigare. Därifrån tar Wally ärendet i mål och konterar betalningen, säger Emma.
Wally ger koll – även när någon blir sjuk
Om en handläggare blir sjuk eller går på semester kan en kollega eller vikarie idag snabbt ta vid. Wally visar exakt var varje ärende befinner sig i processen, både vad som har gjorts i fråga om kontroller och hämtade uppgifter, och vad som ska göras härnäst.
– Förut kunde man bara se om en ansökan var "ny", "pågående" eller "klar". Även de gånger du var tvungen att tillfälligt släppa en ansökan var det inte alltid så lätt att komma tillbaka och minnas vad som gjorts och inte.
Överlag tar sig ärenden vidare genom varje del av processen mer kontrollerat och effektivt än tidigare. Det har minskat risken för fördröjningar i utbetalningarna och andra fel. Kommunen kan alltså ge sina invånare en förbättrad service med hjälp av Wally.
Resan till Wally: Så föddes den digitala kollegan
Arbetet med att ta fram en digital medarbetare som Wally har den stora fördelen att arbetsprocesser blir genomlysta – och optimerade för en högre nivå av effektivitet och kvalitet.
– Atea-konsulterna hjälpte oss att rita upp hur vi jobbar, vilket var nyttigt för oss, säger Stina.
Emma håller med:
– Även om man har många riktlinjer att förhålla sig till, behövs ibland någon utomstående som kan säga "Skulle man inte kunna göra så här i stället?", eller "Här dubbeljobbar ni faktiskt". Vi fick en ny syn på många lågt hängande frukter, och framför allt hur nuläget såg ut. Det gav otroligt mycket.
Stina:
– Vad är det vi gör egentligen, och varför gör vi detta? Det var nyttigt att ha de diskussionerna. Vissa saker kunde vi se att vi kunde sluta göra, eller börja göra på ett annat sätt. Allt hade inte med automatisering att göra.
Men det var ändå automatiseringsdiskussionerna som ledde fram till Wally.
– Vi kartlade allt som vi lägger tid på. Det var en kombination av våra egna insikter och Ateas förmåga att bryta ner våra processer i sina minsta beståndsdelar, säger Stina.
Rådhuset i Staffanstorp. Foto: Staffanstorps kommun
Smidigt att uppdatera Wally
Efter att Wally sjösattes under våren 2024, efter ett år av behovskartläggning och teknisk utveckling, har flera saker behövt justeras.
– Det har dykt upp en del som vi inte tänkte på när vi gjorde vår kartläggning. Det kan exempelvis ha dykt upp en ovanlig typ av inkomst som vi hade glömt att folk kan ha. Så vi har behövt skruva lite här och lite där, säger Stina.
Emma igen:
– När allt var manuellt kunde vi göra justeringar i individuella ärenden utan att tänka så mycket mer på det, men nu behöver vi fånga upp dessa och fundera igenom hur vi vill att Wally ska hantera liknande saker i kommande ärenden. Men det går otroligt smidigt att göra de här justeringarna. Vi hör av oss till Atea, och bara någon timme senare är förändringen genomförd.
Framtiden: Kommer Staffanstorp låta Wally fatta beslut också?
På sikt är det fullt möjligt att Wally förstärks med en funktion för automatiserat beslutsfattande.
– Vi är inte där idag. Det kommer in väldigt många ansökningar som inte ska beviljas, och det rör sig om ganska stora belopp. Det finns idag vissa begränsningar i bland annat vårt verksamhetssystem som gör att riskerna skulle bli för stora, säger Stina.
Emma håller med, men säger också:
– Om vi ändå skulle ta steget längre fram är det i alla fall relativt väl förberett tekniskt nu för att göra det.
Staffanstorps 3 nycklar för att lyckas
- Ta hjälp från början
”Jag tror inte vi hade rott projektet i land utan att få konsultstöd från början. Vi behövde ett par andra glasögon på våra processer och handläggarnas uppgifter i syfte att lägga en bra grund inför den tekniska utvecklingen”, säger Emma Magnusson, verksamhetsutvecklare i kommunen och systemförvaltare. - Ta med en ”brygga”
”Det underlättar att ha en person som kan hantverket utan och innan, i det här fallet handläggning av ekonomiskt bistånd, och dessutom en vilja och förmåga att förstå tekniken. Då behöver inte alla handläggarna träffa konsulterna varje gång något ska diskuteras, utan det räcker att den här personen gör det”, säger Stina Réen, förste socionom och systemadministratör och den som hade den rollen i Staffanstorp. - Mod
”Man måste våga gå in i sådana här projekt med öppna ögon och med en förståelse att det kommer att ta resurser. För det tar tid att spara tid. Och det kostar pengar för att spara pengar”, säger Ahmad Okal, digitaliseringsstrateg i kommunen.
