AI maskerar dokument åt Ronneby kommun

- Det handlar i det stora hela om att vi måste jobba smartare, och lägga energi och fokus på rätt saker. Dels har det blivit svårare att hitta medarbetare att anställa, dels säger ekonomin stundtals stopp. Så därför är det nödvändigt att vi identifierar gamla arbetssätt där den mänskliga handpåläggningen inte tillför något värde i sig, förklarar Emma Hessbo. 

Ronneby kommun samarbetar tätt med bland andra Lidingö kommun kring digitaliseringen, för att hämta inspiration och dela erfarenheter med varandra. I ett spontant samtal fick Ronneby höra att Lidingö höll på att utveckla en maskeringstjänst tillsammans med Atea och andra offentliga aktörer. 

Just maskering hade länge varit ett huvudbry för Ronneby kommun. 

Emma Hessbo, Verksamhetsutvecklare inom digitalisering i Ronneby kommun.

- Vi har inte bara en utan flera verksamheter som faller under offentlighetsprincipen, vilket gör att vi lägger mycket tid på maskering - det är något som efterfrågas dagligen. Våra medarbetare har tidigare gjort arbetet för hand med penna, vilket är helt galet egentligen: Har vi inte kommit längre?  

Emma Hessbo beskriver maskering som ett välkänt behov som man länge saknat en bra lösning på. Med spänning inväntade man resultatet av det projekt som Lidingö kommun var delaktiga i. En dag i maj hade allt fallit på plats, och maskeringstjänsten var redo att demonstreras för Emma och hennes kollegor.  

De bestämde sig i sittande möte. 

- Vi sa direkt att vi kör, vi testar, vi vill vara med! Vi kände att här finns en lösning som verkligen kan göra skillnad, och bestämde oss för att satsa fullt ut. 

Viktigt med olika verksamhetsperspektiv 

En månad senare har det, trots semestertider, hänt en hel del. Redan när Emma Hessbo skickade ut en intresseförfrågan till alla verksamhetschefer och frågade vilka som ville vara med, small det till.  

- Jag skrev att det fanns tio platser, först till kvarn. De fylldes direkt!  

Anledningen till den inledande exklusiviteten är att Ronneby kommun driver införandet lite som en poc, för att vänja in lösningen och samtidigt identifiera behov och nyttoeffekter. Istället för att testa lösningen i produktion testas den på olika dokumentmallar, vilket ger pilotdeltagarna chans att prova ut tjänsten i lugn och ro. 

- Vi har fyra olika verksamheter som är med och testar. Det är kanslienheten, miljö- och bygg, Arbete och välfärd samt vård och omsorg. De olika verksamhetsperspektiven är viktiga, de som medverkar blir ambassadörer för lösningen – och ytterst hela kommunen. Då är det bra med bredd, säger Emma Hessbo.  

De flesta dokument som maskeras ligger under kanslienheten, medan andra dokument som maskeras finns inom arbete och välfärdsförvaltningen - inom familjeomsorgen bland annat. Där kan det röra sig om omständigheter av känslig karaktär såsom olika beslut som inte ska innehålla namnuppgifter.

- Det är ju inte bara maskeringen som gjorts manuellt utan också granskningen av maskeringen har skett för hand. När vi inte behöver oroa oss för att en maskering exempelvis ska synas igenom minskar vi risken för mänskliga fel och blir säkrare, säger Emma Hessbo.  

Parallellt med att lösningen testas samlas enheternas insikter i ett dokument. Det blir som en slags önskelista, där element som skulle vara bra att ha i tjänsten sammanställs. På så sätt är Ronneby kommun med och influerar utvecklingen av maskeringstjänsten. 

- Det blir väldigt fint när man arbetar så med sin leverantör. Att vi får vara med och påverka gör det till ett samarbete, på riktigt, och inte bara ett traditionsenligt införande. 

Tempo, tillit och trygghet 

Startsträckan från mötet med incheckning till testning har varit väldigt kort, vilket uppskattas av Emma Hessbo.

- Det har gått så otroligt snabbt, vilket jag tycker är fantastiskt. Alla fick utbildning via Teams i juni, och sedan var vi igång med vår testmiljö.

Tempot är ofta avgörande för framgången av ett införande.

- Om det tar för lång tid hinner de testpersoner som man hittat tröttna, och projektet blir till segbänkar man måste hugga tag i, istället för något positivt.

Nu har de initiala reaktionerna varit motsatta, och glädjen hos verksamheterna är stor.

- De ser det som ett fantastiskt hjälpmedel att kunna snabba upp processen. När vi frågade hur mycket tid de kan spara blev svaret hur mycket som helst.

Gränssnittet i sig är enkelt, något som Atea tidigt flaggade för och som togs emot väl av Emma Hessbo.

- De sa rakt ut att gränssnittet inte är byggt utefter ”wow-funktioner”. Då sa jag bara ”härligt”. Det behöver inte vara flashigt: Det behöver uppfylla våra behov och måste vara enkelt att använda.

Användarvänligheten har träffat rätt. Att ladda upp ett dokument, låta AI söka efter potentiella sekretessuppgifter och ge förslag med ett enda knapptryck, och göra en slutgiltig granskning manuellt går betydligt snabbare än att göra grovjobbet från grunden.

- Det var en kollega som sa till mig ”gud, vad smidigt”. Det fanns nog en föreställning att lösningen skulle vara mycket mer komplicerad, säger Emma Hessbo.

För hennes egen del är betydelsefulla värdeord i processen tillit och trygghet.  

- Atea vet att vi tycker om när det går fort, men också att vi inte vill ge oss in i saker som inte blir slutförda. Det har varit ett väldigt tryggt införande med en tydlig fördelning om vem som gör vad. Sedan har Atea varit väldigt snabba på återkoppling, och stått för sitt ord. 

Tryggheten kommer också ur det grundliga arbete som gjorts i bakkant. 

- Jag känner mig verkligen trygg, vilket är viktigt för att våga vara med. Atea har gått till botten med IMY, och byggt lösningen noga med hänsyn till både AI-tekniken och mänskliga faktorer, så den känns komplett. Det såg jag hos handläggarna också: Det var ingen som ens ifrågasatte den juridiska delen, vilket jag ändå var beredd på. 

Detta är annars en utmaning för att adaptera nya tekniker i det offentliga. 

- Juridiken är alltid segare än tekniken, och blir ofta det som släpar. Men denna gång har juristerna varit med från början och satt sin stämpel på det. Sedan är vi noga med att handläggaren får ta ställning till AI:ns förslag, att den mänskliga aspekten blir den sista touchen.

Byggstenar för framtiden 

Planen är nu att fortsätta testa tjänsten under en tid för att därefter kunna utvärdera nyttorna, göra effektiviseringen mätbar och dela goda exempel internt. 

- Tidsbesparingen har vi identifierat men ska såklart mäta den. Samtidigt behöver användarna få testa lösningen fullt ut och bli trygga med den. Får vi ambassadörer som ser möjligheter, och kan visa andra hur de gör med denna typ av tjänst, får vi på sikt fler verksamheter med oss, och ett bredare användande med större nyttoeffekter. 

Att tjänsten kan spä på en rädsla att AI ska ta över mänskliga jobb tror inte Emma Hessbo, trots att många medarbetare i olika verksamheter idag lägger mycket tid på maskeringen.  

- Det kan såklart uppstå en oro hos de som har haft arbetsuppgiften länge, men detta handlar inte om att förringa något som någon gör idag. Vi ska spara deras tid till annat – inte spara in på dem. Det går tillbaka till behovet av att jobba smartare - vi behöver använda all deras kunskap på ett helt annat sätt. 

Till andra kommuner vill Emma Hessbo sträcka ut en hand, och uppmanar fler att haka på. 

- Jag skulle rekommendera fler att vara med, och ta chansen att påverka. Är man med så tidigt som vi är nu, kan man i det stora hela påverka mycket hur tjänsten ska fungera för offentliga Sverige som helhet. Det är få förunnat att ha den möjligheten.