Ständigt lärande och anpassning Lidingös nyckel till framgångsrik AI

Var heller inte rädd att ompröva idéer. Viktigast av allt är att hela tiden fokusera på verkliga behov. De slutsatserna drar Lidingö stad, som har kommit långt i sin AI-utveckling.

Lidingö stad var tidigt ute med AI-lösningar och det finns även en politisk vilja att investera i tekniken. Framför allt generativ AI ses som en stor möjliggörare och den första tröskeln är sedan länge passerad. Medarbetarna vet vad det handlar om och är inte rädda.

Informationssäkerhets- och dataskyddssamordnaren Therese Perner, som ansvarar för Lidingös digitaliseringsinitiativ, betonar vikten av att arbeta nära verksamheten och att alltid utgå från verkliga behov. Hon rekommenderar också ett innovationsbaserat och målsökande arbetssätt, snarare än målstyrande. Det betyder att lösningar byggs, testas, utvärderas och omprövas kontinuerligt under processens gång.

I Lidingö pågår flera projekt parallellt och de inleds ofta i liten skala med ett Proof of Concept eller en prototyp för att säkerställa att idén fungerar innan den implementeras fullt ut.

– Vi bygger en riktig produkt, men den har kanske inte alltid alla förmågor som vi vill att den ska ha i slutändan, utan vi lägger bara in det viktigaste. I detta skede jobbar vi i regel snabbt och intensivt för att inom några veckor kunna utvärdera projektet och ta ett beslut om det är något som vi vill fortsätta med. När det sedan skalas upp tar vi det oftare i ett lugnare tempo, säger Therese Perner.

En enkel start lägger grunden för svårare projekt

Ett aktuellt exempel är utvecklingen av en agent som ska hjälpa chefer med HR- och lönefrågor. Lösningen påverkas av flera regulatoriska krav och eftersom den under försöksperioden körs via molnet kan inte all information ingå av säkerhetsskäl. Om försöket blir framgångsrikt finns det däremot skäl att i stället driva agenten från ett eget datacenter, vilket möjliggör användning av mer känsliga data och bidrar till att tjänsten når sin fulla potential.

Lidingö stads allra första AI-tjänst, en AI-baserad assistent som tillhandahåller snabb information till hemtjänstmedarbetarna om administrativa rutiner, utvecklades utan att behöva ta sådana hänsyn. Det var ett medvetet val att börja med en tjänst utan skyddsvärda uppgifter för att fullt ut kunna fokusera på att lära sig driva AI-projekt. Det gav grundläggande kunskaper att ta med in i mer komplicerade projekt.

Informationssäkerhets- och dataskyddssamordnaren Therese Perner.

En annan redan aktiv lösning är AI-agenten är EkoBot, som stödjer stadens attestanter med vägledning om redovisningsregler och konton relaterade till leverantörsreskontran.

– Dessa lösningar ger mycket bättre service till medarbetarna, samtidigt som de frigör tid för handläggarna, säger Therese Perner.

Samverkan underlättar större AI-projekt

Lidingö stad har intern AI-kompetens men lyfter värdet av att samarbeta över gränser, särskilt i kommunövergripande projekt. När flera projekt pågår samtidigt kan man ta vara på interna resurser bättre, och dessutom underlättar det för verksamheterna att hålla kostnader nere.

Atea bistår bland annat i utvecklingen av en tjänst som vid externa förfrågningar söker fram alla relevanta dokument i olika verksamhetssystem samt en maskeringstjänst som underlättar arbetet vid utlämnande av allmänna handlingar med sekretessbelagd information.

– Vi hade sedan länge, före generativ AI blev stort, upphandlat en digitaliseringspartner. Detta har vi gjort för att få draghjälp med olika typer av pilotprojekt och snabbare gå från idé till utveckling. Med en upphandlad partner kan vi sedan skala utan att stanna upp och göra en ny upphandling mellan varje steg. Det gör det möjligt för oss att vara snabbfotade, säger Therese Perner

Hybrid miljö är en bra lösning även för AI

I vissa fall har Lidingö stad valt att äga hela processen och den slutliga produkten själv, däribland HR-tjänsten. Egen drift och utveckling bidrar till förståelse för teknik, lösningar och behov som är avgörande för att bli en bra framtida kravställare på och beställare av AI-tjänster, menar Therese Perner.

I andra fall, som den betydligt mer komplicerade maskeringstjänsten, ser hon däremot fördelar med att en stor extern aktör äger projektet och utvecklar det till en produkt som även kan erbjudas andra.

– Om vi själva hade ägt maskeringstjänsten, som ständigt måste skruvas på och förbättras, hade den nog till slut självdött. Det hade inte varit bra för oss, säger hon och tillägger: 

”Vi betraktar inte AI som något annorlunda mot andra typer av it-system och it-verktyg, utan gör samma genomlysning som vi alltid gör när vi går in i digitala projekt”

— Therese Perner, Informationssäkerhets- och dataskyddssamordnare, Lidingö stad

–  Vad är det här för typ av data? Hur kommer informationen hanteras och vad krävs då? Redan i dag har vi en hybridmiljö för vår övriga arkitektur, där vi driftar en hel del av våra viktiga verksamhetssystem själva, medan annat ligger ute på entreprenad hos leverantörerna. Vi kommer att göra likadant med AI. 

AI-agenter gör framtidens jobb sömlöst

Drömmen på sikt är att bygga upp ett välfungerande system med AI-agenter som underlättar arbetet för alla. Ingen ska längre behöva bry sig om hur och var informationen hämtas.

Grundidén är att alltid erbjuda samma gränssnitt även om användaren behöver jobba i olika underliggande system och om dessa så småningom byts ut, förklarar Therese Perner:

– Medarbetarna ska inte längre behöva lära sig nya system, där saker kanske ska sparas eller döpas på ett nytt sätt och där de måste navigera i nya mappar. De jobbar bara på som de alltid har gjort. Sedan löser agenten de nya förutsättningarna.

**************************

Text: Johan Bentzel
Foto: Magnus Glans