Dokumentsök på 1 minut
Vad är dokumentsök och vad gör den? Dokumentsök är en AI-driven tjänst som omedelbart hittar alla relevanta handlingar i ett ärende – även när dokumenten är utspridda i flera olika system. Handläggaren behöver inte ens veta vilka handlingar som är relaterade till ärendet, eller vad de kallas.
Vilka är fördelarna?
Allt på ett ställe. Sökningen utgår från ärendet, inte från systemen. Dokumentsök samlar träffar från flera källsystem i en överskådlig vy och presenterar dem i relevansordning, med möjlighet att sortera efter uppdateringsdatum, filmnamn, ärendenummer, källa, ärendetyp och antal sidor.
Högre träffsäkerhet med AI. Risken minskar att viktiga handlingar missas. Rätt dokument hittas även när filnamn är otydliga eller missvisande eftersom AI analyserar allt innehåll.
Trygg och säker lösning. Tjänsten lagrar inte dokumentinnehåll, endast metadata och vektordata och kan driftas i Ateas datacenter i Sverige eller i er egen miljö. Åtkomst styrs helt av användarens befintliga behörigheter.
Vad innebär det här för er?
Dokumentsök
Att leta handlingar i flera system är tidskrävande och ineffektivt. Med AI‑driven dokumentsök hittar verksamheten rätt dokument direkt – oavsett var de är sparade – och frigör tid i handläggningen.
4 fördelar:
- Upp till snabbare och mer träffsäker sökning
- Driftas säkert i Sverige
- AI som stöd – behörigheter styr åtkomst
- Enkel, snabb och säker hantering
Kortare ledtider i handläggningen. När alla relevanta handlingar kan hittas, filtreras och laddas ner från ett och samma gränssnitt går arbetet undan. Det blir särskilt påtagligt vid komplexa eller omfattande utlämningsärenden.
Tid frigörs och risken för misstag minskar. När handläggarna får en komplett tillgång till alla relevanta handlingar minskar risken för att något missas, samtidigt som de slipper lägga tid på att jaga filer. Det minskar stressen och ger mer tid till mer värdeskapande uppgifter.
En mer robust handläggningsprocess. Att hitta rätt handlingar blir mindre beroende av individuella kunskaper. Även oerfarna kollegor, tillfälliga vikarier och nya handläggare kan snabbt få fram rätt handlingar.
Vad betyder det här i ett större perspektiv?
Att offentlig service kan fokusera mindre på administration och mer på sitt kärnuppdrag: att fatta välgrundade beslut och ge medborgarna rätt service i rätt tid.
FOTNOT: Visste du att Dokumentsök även integreras med Maskeringstjänsten?
Det möjliggör bland annat:
- en effektivare och snabbare handläggning av de dokument som ska maskeras
- ökad kvalitet med större träffsäkerhet i vilka dokument som efterfrågas för maskering
- effektivare samarbete mellan förvaltningar och enheter
- snabbare onboarding av nya handläggare
