AI stärker det dagliga arbetet på Atea

När Atea väl hittade rätt i sitt AI-arbete och insåg värdet av ett aktivt ledarskap med tydlig styrning och övergripande mål, läs mer om denna process här, kunde organisationen också börja skörda frukterna av sin satsning.

Inte minst målet att bli världens bästa användare av Microsoft 365 Copilot har fått stort genomslag. Atea började använda Copilot för att skriva mötesprotokoll samt planera och strukturera arbetsdagen. Det skapade mer specifika leveranser, sparade mycket tid samt förbättrade samarbetet mellan både enskilda medarbetare och team. I nästa steg började medarbetarna utveckla egna, specialanpassade agenter. Dessa kan i dag räknas i fyrsiffriga tal.

Sara Amini, Group CIO på Atea

– Jag är verkligen stolt över att vi har lyckats få tusentals användare på Atea att aktivt använda Copilot varje dag, för om det inte används får vi ju heller inte ut något värde av det.

AI underlättar för alla medarbetare

AI:s påverkan ser olika ut beroende på yrkesroll och uppdrag. Grundtanken har dock varit att förenkla och effektivisera processer, slippa repetitiva arbetsuppgifter, öka produktiviteten samt skapa faktiskt värde både för den egna organisationen och kundernas verksamheter.

Atea har exempelvis skapat en så kallad BID Bot, som hjälper till med analys av upphandlingsunderlag och utformning av anbud. AI används också för att styra, anpassa och hantera komplexa beställningar, där det automatiska flödet förhindrar fel samt säkerställer att alla krav och regler efterlevs. Marknadsintelligens, som samlar in och tolkar data, ger bättre beslutsunderlag byggda på fakta snarare än kvalificerade antaganden.

Andra användningsområden för AI är uppdatering av mjukvara, kostnadsprognostisering, HR-frågor, inspektion av skicket på återlämnade produkter samt fördelning och schemaläggning av tillgängliga resurser, så kallad resursallokering.

Bland AI-tjänster som utformats specifikt för kunderna finns en automatisk maskeringstjänst för känsliga dokument samt dokumentsök som omedelbart hittar alla relevanta handlingar i ett ärende, även om de är utspridda i olika system.

”Jag är mest stolt över vad människor har åstadkommit, inte över verktygen i sig.”

Sara Amini, CIO Atea Group, Head of AI

Stort lyft av leveransen till kunderna

Överlag har många arbetsflöden där det tidigare var nödvändigt med manuella moment automatiserats. Sara Amini beskriver det som en ”game changer”, en banbrytande förändring. Ökad produktivitet innebär att det går att hjälpa kunderna med mer på kortare tid.

I stället för att bygga arbetsflöden kan it-specialisterna använda tiden till att utforma hur dessa ska användas, eftersom själva kodningen är automatiserad. Sara Amini betonar att det i slutändan alltid är en människa som kontrollerar och kvalitetssäkrar alla processer.

– Vi kan mäta att vi blir mer effektiva varje dag. Vi interagerar med våra kunder och omvandlar ramverket till fler affärer. AI hjälper oss att lyfta hela det plattformsuniversum som vi levererar till kunderna. Människan är fortfarande delaktig men används till det verkliga mervärdet, medan AI sköter allt annat.

AI-agenter ger snabbare beredskap

För egen del kan Sara Amini knappt minnas hur hon arbetade före AI. Tekniken har blivit en naturlig del av vardagen. Som CIO är det viktigt för henne att hålla sig uppdaterad om vad som sker i världen. Tidigare var hon tvungen att dagligen leta igenom en lång rad publikationer på jakt efter relevant information. I dag gör en AI-agent jobbet åt henne.

– Agenten presenterar dagens höjdpunkter för en CIO för mig och jag är särskilt intresserad av att få information om AI, geopolitik och säkerhet. Nu får jag omedelbart den översikten varje dag och kan enkelt dela den med mina kollegor. Om det finns något som vi behöver ta itu med kan vi göra det direkt och vara förberedda.

Sätt mål med kortare tidshorisont

Atea använder gärna sina erfarenheter för att hjälpa andra att uppnå samma effekt. Den viktigaste insikten att dela med sig av är att AI-arbetet inte handlar om specifik teknik, utan om förändringshantering, AI-ledarskap och kultur.

Individuell användning av Copilot smälter samman med ökad automatisering och agentisk AI får en allt större betydelse. Säkerhet, regelefterlevnad och fler digitala agenter hänger också intimt samman och leder till nya utmaningar. Det skapar behov av nya mål och riktlinjer.

Att formulera långsiktiga visioner och mål är normalt i de flesta organisationer. En viktig lärdom som Atea har dragit är att detta inte fungerar i AI-sammanhang. Den snabba utvecklingstakten kräver ett annat förhållningssätt. Riktningen måste finnas där, men själva målen behöver ha en kortare tidshorisont än vad många är vana vid. Atea har valt att sätta mål på ett års sikt, inriktade på en snabb årlig läroprocess med tilltagande framsteg.

AI-governance stakar ut riktningen

När en verksamhet väl börjar se AI-värdet och få avkastning på sina investeringar är det viktigt att ur ett organisatoriskt perspektiv också titta på hur det kan skalas upp ännu mer. Det är nödvändigt för att inte hamna på efterkälken i den snabba utvecklingen.

– Din organisation måste träna upp de kompetenser som krävs för att hantera det här. Du måste ha förmågan att både våga gå vidare och avvakta när det behövs. Att gå för snabbt fram kan också få konsekvenser. Därför är AI-governance så viktigt, att du har rätt personer runt bordet, som ser till att fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt. Du kan heller inte vänta för evigt, säger Sara Amini och tillägger:

– I grunden handlar det om att veta varför du gör saker. Det måste finnas en riktning från ledningen nedåt i organisationen, samtidigt som du ger människor inflytande och låter effekten märkas hos de medarbetare där det verkliga arbetet utförs.

Olika roller förs samman

För att nå framgång får AI-arbetet inte bli ett isolerat it-projekt. Däremot måste it-avdelningen säkerställa att det finns en säker och robust dataplattform att använda AI-verktygen på samt se till att organisationens data är klassificerad och kontrollerad. Det möjliggör utvecklingen av agenter ute i verksamheten, där kunskapen om behoven finns.

På sätt och vis är det en demokratisering av tekniken. Alla, oavsett teknisk förmåga, kan utveckla agenter och appar. Det är en kraft att ta vara på. För att dra nytta av AI-utvecklingen fullt ut måste man aktivera alla sina medarbetare. Att våga utmana och ställa krav är lika viktigt som uppmuntran. Obligatorisk utbildning och användning utvecklar kompetensen.

Sara Amini tycker om att AI väcker många frågor och öppnar upp för dialog på många olika nivåer i en organisation, inte bara bland dem som har teknisk spetskompetens.

– Det är hela organisationen och framför allt verksamheten som måste se och skapa AI-värdet. Det handlar om att föra samman människor och roller som inte har samarbetat så mycket tidigare, som exempelvis it och HR, eftersom man ur ett AI-perspektiv också behöver vägledning och kunskap om etik och lagar samt vad som är möjligt eller inte.

Agenthotell är ett tydligt resultat

För Atea har det varit en framgångsrik väg att dela in AI-arbetet i tre områden, som ibland överlappar varandra: AI Workplace, AI Automate och AI Enabler. Organisationens eget agenthotell är ett tydligt resultat, som hjälper medarbetarna att prestera bättre utifrån sina specifika roller.

AI har redan förändrat Sara Aminis sätt att arbeta. På sikt kommer tekniken sannolikt också att ändra hennes roll, från Chief Information Officer till Chief AI Officer, spekulerar hon.

– I framtiden tror jag att jag kommer att bedömas mycket mer utifrån affärsmål och affärsresultat från till exempel AI än som systemansvarig. Så mycket kommer att förändras. Därför måste vi också skärpa vår organisation. Det är inget lätt mål, men det är genomförbart.

***************
Text: Johan Bentzel​