Tillbaka till Stöd för samarbete på distans

Vanliga frågor och svar vid distansarbete

Här har vi samlat vanliga frågor och svar kring hur du som individ och i grupp kan förbli effektiva och samverka på ett säkert och produktivt sätt vid distansarbete.
Hur håller jag koll på vad som händer och vem som gör vad?

De flesta verktyg har någon form av inbyggd funktion för att skapa, överblicka och dela uppgifter som t.ex. Microsoft Planner, Trello, Google Tasks med flera. Detta gör att ni snabbt som team kan skapa överblick , följa progress, tilldela ansvar för uppgifter och prioritera.

Hur undviker jag att bli störd?  

För att samverka effektivt så är det viktigt att prioritera din tid. På kontoret kan du sätta dig avskilt och markera att du är upptagen och måste fokusera. Det kan upplevas svårare på distans och allt från e-post, till meddelandeplattformar pockar på din uppmärksamhet.

Tipset är att markera dig som upptagen/”do not disturb” i dina samverkansverktyg. Använder du Windows 10 utnyttja fokusstöd, även andra operativsystem har liknande funktioner. Men sätt din egen prioritering och håll disciplin. Om det krävs, stäng ner 2 timmar och meddela ditt team att när du är offline kan du nås på telefon vid kris eller motsvarande. Då behåller du fokus och minskar risken för distraktion.

Hur säkerställer du progress när ni samverkar på distans?

Schemalägg och kommunicera deadlines i gruppen. Planering och visibilitet är ännu viktigare när man inte sitter på plats. Mycket av vår dagliga planering och synk med kollegor sker i informella konversationer och spontana möten. Därför är det viktigt att vara extra noga med hur man som grupp prioriterar för att snabbt fånga upp utmaningar och behov av hjälp inom teamet. För er som arbetar/vill arbeta mer agilt, men känner utmaningar så finns här information kring hur man kan arbeta agilt på distans   

Försök att hålla dina schemalagda tider så gott det går. Det är annars lätt att skjuta upp uppgifter vilket kan innebära högre arbetsbörda och en risk att halka efter i planeringen.

Tips!

Boka in avstämning med jämna mellanrum och tumma inte på tiderna. Lägg in tiderna i kalendern och ha ett gruppmöte i telefonen eller över någon av de nät-tjänster som finns för gruppsamtal.

Hur arbetar jag säkert på distans?

Arbete på distans ställer extra krav på dig som medarbetare vad gäller säkerhet och hur du som individ behandlar och delar information. Stäm av med säkerhetsansvarig i din organisation om vilka riktlinjer och specifika regler ni omfattas av. Medvetet och kritiskt tänkande är extremt viktigt, särskilt i situationer med snabba förändringar och snabba informationsflöden. Källkritik är mycket viktigt att tillämpa och var extra uppmärksam när det gäller e-post och meddelandefunktioner då många hotaktörer försöker utnyttja denna typ av attacker just nu.

Tips!

Känner du dig osäker? Ifrågasätt, granska, be om hjälp inom din organisation eller via externa specialister som kan hjälpa dig och ditt team.

Organisationen SANS har sammanställt ett mycket bra och omfattande material kring hot och skydd vid distansarbete samt publicerat tillhörande material för utbildning inom dessa frågor. Du hittar det här: SANS Security Awareness Working-from-home     

Hur behåller du samvaron och energin i gruppen?

När du arbetar på distans är det ännu viktigare att sätta av tid för det sociala. Det kan lätt upplevas som ensamt när du inte lika naturligt kan bolla idéer vid informella möten eller kaffemaskinen. Så schemalägg sociala möten utan specifik agenda där de som kan deltar, ”fikapaus i cyberrymden”

Tips!

Logga in på möten innan de startar, Om mötet börjar klockan 13 så tillåt att man börjar 10–15 min innan, för de som kan, med öppen diskussion. Men det är viktigt att hålla mötesdisciplin så att det riktiga mötet faktiskt startar 13.   

Vilka regler gäller för möten via video?

Det är viktigt att bibehålla dynamiken och lagandan även om man inte sitter tillsammans på kontoret. Att arbeta hemifrån blir givetvis lite mer ensamt och isolerat. Några korta tips är därför:

Vid möten med få deltagare (5–6 stycken), ha alltid mikrofonen och videon på. Då får du ett mer levande möte och man kan uppfatta skratt och kollegornas ansiktsuttryck kring det som sägs.

Vid större möten bör man alltid ha för vana att slå av mikrofonen för att inte störa den som pratar. Tänk även på att video tar en del bandbredd så är man många deltagare på mötet spar man en hel del bandbredd på att inte ha videon på.

Hur överbelastar jag inte företagets system i onödan?

I dessa tider när fler än normalt ska arbeta på distans är det viktigt att tänka på att inte belasta systemen mer än nödvändigt. Ett exempel kan vara VPN-uppkopplingen mot din arbetsplats. Vanligtvis så finns en begränsning på antalet samtidiga användare. Det kan bero på antal licenser eller på ren kapacitet i internetanslutning. Tänk på att inte använda VPN i onödan. Om de system du ska komma åt inte ligger lokalt on-prem utan i molnet, så kan du med stor sannolikhet ansluta hemifrån utan att behöva gå via ditt företags VPN-koppling.

Behöver du koppla upp dig för att hämta en fil eller data, koppla ner medans du arbetar med filen istället för att ha VPN-kopplingen aktiv hela tiden.

Tänk på att video tar en del bandbredd i anspråk på bekostnad av annan nätverkstrafik. De flesta nätverksutrustningar prioriterar trafik som har med ljud och bild att göra. Om bilden hackar och fryser eller ljudet inte låter som det ska, börja med att be deltagarna i mötet att slå av videon. Då får ni troligtvis bättre kvalitet på ljudet.

Hur kan jag enkelt hitta mötestider?

Det kan vara svårt att hitta tider för avstämningsmöten som annars hade hållits spontant vid kaffeautomaten eller på väg på lunch. Här kommer några tips på hur du enkelt kan hitta tider i kollegornas kalendrar.

Boka återkommande möten på fast tider, t.ex. kl. 10 varje eller varannan förmiddag. Då blir det enklare för alla att planera sin tid och man vet när möten är. De flesta plattformar har bra stöd för att spela in möten, så de som missade mötet kan enkelt lyssna och få informationen i efterhand.

Använd verktyg som FindTime eller motsvarande för att skicka ut en förfrågan där kollegorna kan rösta om de mötestider som passar samt ange om det passar bra (föredragen tid). På så vis får du enkelt en översikt.

Jag är i mötet, men har inget ljud och ingen verkar höra mig?

De flesta samarbetsplattformar är bra på att uppfatta vilken eller vilka enheter du vill använda för ljud och bild. Ibland kan det givetvis fallera beroende på många olika orsaker som allt från att enheten inte är kompatibel, eller har gamla drivrutiner. Tänk på det om du använder din privata dator.

Ett annat problem kan vara att du kopplade upp dig i mötet innan du anslöt din utrustning såsom headset, mikrofon etc. I så fall behöver du tala om för systemet vilka enheter som ska användas.

 

Tillbaka till Stöd för samarbete på distans
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer