2021-04-09

"Så jobbar vi fram rätt Analytics och PowerBI-lösning"

Johan Kruse är en av Ateas specialister på business intelligence. Här berättar han om sitt arbete att hitta rätt lösningar för att göra företag mer konkurrenskraftiga med hjälp av data.

Kristian Borglund Journalist
Foto: Andreas Nilsson

Johan Kruse har jobbat med it i olika roller sedan 1998, med ett fokus på business intelligence de senaste sex åren. Han har erfarenhet av BI på alla nivåer: strategiskt, taktiskt och operationellt.

Johan Kruse, specialist på business intelligence

Informationen behöver bli begriplig

Utmaningen för alla moderna verksamheter är att skapa värde för den stora mängd data de besitter. Djungeln av data och information gör det nödvändigt med prioriteringar via processanalyser och anpassade business intelligence-lösningar, menar han.

– Det krävs att informationen presenteras begripligt, att den ger insikter och kan anpassas och bli relevanta för rätt personer i organisationen, eller för kunderna. Och att informationen är lätt tillgängliga när de behövs. Både detaljer och överblick av verkligheten behöver bli synliga för att kunna dra rätt slutsatser, säger han.

Utan analysverktyg är det lätt att missa vad som pågår i verksamheten, vilket gör att man riskerar att förlora kunder, tappa konkurrenskraft och missa möjligheter till utveckling och att ligga i framkant.

Saknade överblick av det viktigaste

Kyl- och Frysexpressen Nord ökar sin konkurrenskraft med datadrivna beslut

Kyl- och Frysexpressen Nord kör varje vecka ut livsmedel och andra dagligvaror till butiker, restauranger och storkök längs 420 rutter över 59 procent av Sveriges yta.

Med en ny lösning som samlar och strukturerar data får logistikföretaget full koll på sina tre mest kritiska nyckeltal: Leveranstider, temperatur och effektivitet.

Läs om Kyl- och Frysexpressen Nord

Erfarenheterna från Kyl- och Frysexpressen Nord, som han varit mycket involverad i på senare tid, ger en bra inblick i hur han jobbar.

Logistikföretagets transportledare hade tillgång till stora mängder data, bland annat om när lastbilar passerar in och ut ur specifika geografiska zoner, och fordonsdata som antalet körda kilometer, bränsleförbrukning och så vidare. Men andra nyckelpersoner i organisationen – inklusive chefer på beslutsnivå, och ledningsgruppen – saknade överblick av det viktigaste: förseningar och temperaturavvikelser.

– Önskan var att skaffa sig mer inblick kring sina transportflöden och att bli mer proaktiva med sina kunder, att exempelvis meddela kunder i god tid om leveranser blir försenade. Målbilden var att ha mätpunkter utmed hela deras huvudprocess för transport av varor, inklusive temperaturer i terminalerna vid olika tidpunkter, och rörelseanalyser av truckar.

Johan Kruse: Så blir verksamhetsanalyserna mer värdefulla

* Definiera den aktuella processen. Detta skapar en övergripande förståelse över verksamhetens arbete, vilka behov (krav) och risker som finns.  Kyl- och Frysexpressen Nord insåg exempelvis att ett snitt för leveranskvalitet under transporterna inte gav så mycket. Enskilda avvikelser var betydligt mer relevanta att se på skärmen.  Vi kunde också identifiera de kritiska datapunkterna i processen för att göra tillförlitligheten i analysen hög.

* Komplettera datan. Vilka datapunkter behöver ni komplettera med för att kunna göra de mest värdefulla analyserna?

* Säkerställ mätetal för er process. Har ni mätbara nyckeltal och finns data för dessa?

* Gör datan relevant. Se till att rätt person har tillgång till rätt data, presenterat på det sätt som är relevant för just honom eller henne. En chef kan vara mer intresserad av trender över tid, en annan över avvikelser under det senaste dygnet.

Behoven klarnar längs vägen

För en specialist som Johan Kruse handlar mycket av insatsen att hjälpa kunden att ”skala löken”, att lager för lager identifiera sina behov och komma till kärnan för vilken information som i aktuell situation skapar mest värde.

Det som man från början tror sig vilja ha koll på, kan ändras längs vägen.

– Från början önskade vi oss exempelvis en veckorapport om hur väl vi har hållit kylkedjan genom att se en graf över hur mycket temperaturen har avvikit i genomsnitt. När vi sedan fick se en demo av detta, insåg vi att genomsnittsvärdet inte alls fångar upp om det har varit 25 grader varmt för köttfärsen under en av transporterna. Även om det generellt är grönt, är så är det helt avgörande att få se en enstaka röd plupp också, säger Jon Widell.

Täta avstämningar för att maximera nyttan

Att nå fram till vilken information och insikter som är värdefulla, och hur de kan genereras, bygger på täta avstämningar mellan Atea och kunden, där det successivt blir allt klarare vilken data som ska användas och hur den bör presenteras, allt för att maximera insikter och underlätta kloka beslut. 

Tillgången till rätt data, och att den är av högsta kvalitet är också helt avgörande för att analyserna ska bli värdefulla. Därför går man tidigt i processen "ner i gruvan", som Johan Kruse uttrycker det, och hackar upp den data som finns, lyfter fram den i ljuset och analyserar.

– Här blir det tydligt om det finns luckor. Det uppstår ofta reflektioner över arbetssätt som påverkar den datan som genereras, säger Johan Kruse.

Analys av verksamheten – innan något digitalt analysverktyg är på plats

För Kyl- och Frysexpressen Nord visade det sig exempelvis att olika chaufförer, eller olika transportledare, tillämpade olika arbetsmetoder för samma moment i sina jobb.

Detta skapade mätdata som inte var likformig, och med det ett problem för verksamhetsanalysen. Tillförlitligheten av analysen blev helt enkelt osäker.

–  Genom att vi analyserade hela transportprocessen och dess aktiviteter kunde vi peka ut vilka kvalitetsrisker som fanns och på bästa sätt hantera dessa. Det skapade ett processorienterat angreppsätt för hela vårt arbete, säger Johan Kruse.

Jon Widell, företagets vd, säger:

– Upptäckten av skillnaderna i arbetssätt ledde till fruktsamma diskussioner kring hur vi vill jobba, vad som är bästa sätten att göra saker på.

Idag kan chefer och nyckelpersoner på Kyl- och Frysexpressen Nord med ett par klick få fram relevanta rapporter som rör leveranstider som underlag för beslut eller diskussioner. Rapporter för temperatur är på gång. Även kunderna kommer framöver att kunna få ta del av den data som rör dem. Mer analyser kring verksamheten ingår som nästa steg.

Målet är ett fullständigt digitalt avtryck

Med ett processorienterat arbete, där man går på djupet med en kund, finns det ofta många spår att dra i. Utvecklingsmöjligheter helt enkelt.

– Vi behöver ha koll på företagets aktiviteter och vilka kraven och riskerna är i varje aktivitet. Vi undersöker också mätbarheten. Finns de datapunkter som behövs, eller måste nya skapas? Målet är att vara mätbara i hela processen som säkerställer vår slutliga kvalitet, ett fullständigt digitalt avtryck, kan man säga, säger Johan Kruse.

– Med Kyl- och Frysexpressen Nord har vi hittills gått på djupet i delar av huvudprocessen för att hämta och leverera varor. Det finns mycket mer data att analysera, som att mäta effektiviteten i terminaler genom rörelseanalyser av truckar, analysera var man brukar placera varor, hur man lastar av och hur man lastar på. Men också mätning av klimatavtrycket genom att titta på körmönster och lastningsvolymerna.