2020-06-15

Vägen mot ett digitalt och hållbart ledarskap

Hur skapar verksamheter ett hållbart arbetsliv när förutsättningarna ändras radikalt? När hela arbetsstyrkan jobbar på distans sätts ledarskapet på prov. Med de många fördelarna med digitalt arbetssätt kommer även nackdelar som en ledare måste ta hänsyn till.

En kvinna sitter vid sin dator och vinkar till sina kollegor över video

Att leda personal har blivit en allt större utmaning i takt med ett digitalt arbetssätt. Det finns givetvis enorma fördelar. De anställda kan i allt högre utsträckning arbeta flexibelt och potentiellt få en bättre balans mellan arbete och privatliv. Men ur ett ledarskapsperspektiv innebär det att arbetet med att leda och se till att personalen trivs blivit än mer komplext.

Error loading Partial View script (file: ~/Views/MacroPartials/ImageAndText.cshtml)

Cecilia Lindhagen är Head of Digital Workplace på Atea i Sverige och ansvarig för Ateas erbjudande inom området. Hon har funderat över både utmaningarna och möjligheterna med det här skiftet länge.

Men i och med Coronapandemin blev det digitala ledarskapet, där hela arbetsstyrkan jobbar på distans, en verklighet för många över en natt.

– Vi har under många år levererat tekniska förutsättningarna för att kunna jobba på det här sättet, både till våra kunder och internt. Redan innan Corona så hade mer eller mindre alla organisationer försett sina medarbetare med de digitala verktygen för distansarbete, eller också hade de det på agendan. För vår del har det här inneburit att vi fått en hel del erfarenhet och kunnat tänka framåt på vilka effekter det ger, säger Cecilia Lindhagen.

Jobba effektivt - inte nödvändigtvis mer

Cecilia Lindhagen lyfter fram fördelar som distansarbete och jobb hemma kan ge, till exempel att frigöra kapacitet och ge möjlighet till friare samarbete. Inte minst skapar det förutsättningar för en hållbar situation, så att medarbetarna trivs och kan hålla en bra balans mellan arbetsliv och privatliv. Men hon nämner också baksidor som den digitala stress många kan känna, stressen över att alltid vara tillgänglig och inte klara av att stänga av.

– Så hur kan vi hjälpa våra kunder att stänga av? Hur kan vi känna ett större lugn och samtidigt ha kraften i att vara tillgänglig? I grunden handlar det om att kunna jobba effektivt, men inte nödvändigtvis så mycket.

Lisa Eklöf arbetar som HR-chef på Atea Sverige och har ägnat mycket tid åt frågan om balans mellan arbete och privatliv. Att gränserna suddas ut var en utmaning redan innan den här exceptionella perioden och det blir allt mer upp till var en. Att fundera över sitt självledarskap är otroligt viktigt. När börjar och slutar din arbetsdag? Hur planerar du upp din dag och när tar du rast?

– Vissa har det här inbyggt i kroppen och har enkelt att ta fram en struktur över hur dagen ska bli. Andra tampas med det. Det här är något du som ledare måste fånga upp och hjälpa till med, säger Cecilia Lindhagen.

TIPS TILL DIG SOM LEDARE
  • Ta fram gemensamma riktlinjer i gruppen. De behöver inte vara omfattande, men något som ni gemensamt står för i gruppen. Sätt dem tillsammans så att det blir lätt att göra rätt.
  • Jobba med individernas självledarskap. Coacha medarbetarna att förstå sina gränser i det nya arbetssättet. Ge dem tid att testa sig fram och prata om vilka behov som styr medarbetarens arbetsdag. Självledarskap är att förstå sig själv, sina behov och gränser, men lika mycket handlar om att veta när man ska be om hjälp och stöd från andra. 
  • Tydliggör målen. Ännu viktigare i distansarbetsmiljöer. Säkerställ att alla medarbetare är förtrogna med sina egna eller gruppens mål. Då blir det lättare att prioritera arbetsdagen och komma framåt med sitt arbete.
  • Fortsätt minska klimatavtrycket. När ni sätter er plan för att komma igång efter krisen, säkerställ att den även innehåller en plan för att fortsatt minskat klimatavtryck.

Tydliga värderingar ovärderliga i kris

Som ledare handlar det både om att se till att medarbetarna gör det de ska, men också att de inte sliter ut sig. Hur kan du fånga upp om någon sitter och jobbar alldeles för mycket och alldeles för sent?

Lisa Eklöf, HR-chef

– Vi kommer även fortsatt att jobba hemifrån på olika sätt, så vi kan inte hantera det här som något temporärt. Fyra områden vi identifierat som centrala är ergonomi, hälsa, säkerhet och det psykosociala. Här har vi tagit fram ett antal filmer som gör att våra medarbetare, var de än är, kan ta del av informationen på ett lättsamt och tillgänglig sätt, säger Lisa Eklöf.

De här delarna är till stor del praktiska, men bakom vilar en grund i form av företagets värderingar, såsom laget före jaget och att vi tar personligt ansvar. Medarbetarna kan i mycket högre grad anpassa sin arbetsdag, men det måste ske inom vissa ramar för att organisationen ska förbli harmonisk. Här är värderingarna centrala.

– När det blir kris eller skarpt läge så märker vi hur tydligt våra värderingar tar plats. Rätt snabbt insåg vi att det, även digitalt, är viktigt att mötas. Så alla på Atea har så kallade pulsmöten varje morgon. Dessa möten gör att vi kan stämma av arbetet inför dagen, men också se varandra och umgås som arbetskamrater.

Digital fika, virtuell afterwork, gående möten och lunch-stretch är fler kreativa exempel på hur medarbetarna på Atea ses, fast digitalt då förstås.

– Men den här typen av initiativ behöver också kompletteras av oss som ledare. Är du på kontoret kan du se enbart på en människas kroppsspråk hur läget är. Du kan fånga upp små signaler och tänka, den där personen behöver jag nog prata lite med. Det där är något som är svårt, ibland kanske omöjligt, där kontakten enbart sker digitalt, säger Cecilia Lindhagen.

Som ledare behöver vi alltså träna upp en slags digital lyhördhet och skapa tillfällen där du kan fånga in medarbetarna individuellt och verkligen kolla läget.

Vi kommer inte att gå tillbaka

Det är väldigt mycket som förändrats på kort tid, både för dig som ledare och för medarbetarna. Alla måste ge sig själva tid att utforska sitt självledarskap. Som ledare behöver vi vara tålmodig och se vad dina medarbetare behöver samtidigt som du coachar och följer upp.

– Jag tror att det i slutändan kommer mycket gott av att det digitala distansarbetet. Vi kommer att respektera vår egen och andras tid bättre. Mycket energi kommer att sparas på att resor och möten som tidigare gjordes på slentrian försvinner. En sak är ju säker, vi kommer inte gå tillbaks till så som det var tidigare. Nu tar vi vara på det vi lärt oss och upplevt och använder det i vår vardag framåt för att få bättre balans och få ett mer hållbart arbetsliv, avslutar Lisa Eklöf.