2020-11-16

Tillsammans frigör vi tusentals timmar som istället blir kundnytta

Ateas CIO, Rajib Eklund och CFO, Attila Fransén. Vid årsskiftet har tjugo robotar frigjort 17 000 timmar på Atea, målet är 100 000 frigjorda timmar. Det är tid som istället ska ägnas åt utveckling och innovation hos kunderna. Och det är bara ett exempel på resultat som blir möjliga när en CIO och CFO får till ett riktigt bra samarbete.

Ulrika Nybäck Journalist
Foto: Fredrik Andersson

För två år sedan hade Atea inga robotar eller RPA:er* som avlastade medarbetarna från repetitiva uppgifter. Därför initierades projektet ”Ett Smartare Atea” där Attila blev ansvarig för att frigöra hundra tusen timmar från sina kollegor i verksamheten.

– Mitt jobb blev att identifiera vilka flöden och processer som kan utformas på ett smartare sätt. Men jag är helt beroende av Rajibs kompetens när det gäller att förstå vilken infrastruktur, teknik och it-kompetens som behövs för att utforma de lösningar som krävs för att nå målet, säger Attila Fransén.

Kundfokus och kompetensutveckling

Men vilka processer skulle effektiviseras? De lågt hängande frukterna hittade Attila och hans team inom HR, lön och ekonomi, där en självklar effektivisering var att uppgifter inte längre ska behövas matas in i flera system av flera medarbetare. Steg två blir att skapa fler flöden som effektiviserar träffsäkerheten inom digital försäljning och marknadsföring.

Rajib Eklund i samtal med Attila Fransén

Vad de frigjorda timmarna ska läggas på är solklart.

– Majoriteten av Ateas medarbetare kan lägga fler timmar ute hos våra kunder där vi skapar värde för dem. Eftersom vi säljer vår specialistkompetens så behöver vi alltid lägga tid på vår egen kompetensutveckling. Allt manuellt, repetitivt arbete ser vi till att minimera, säger Rajib Eklund.

Allt som kan köpas som tjänst, ska köpas som tjänst

Vid en första anblick kan man tro att ett företag som Atea, med både bred och djup kompetens inom it, inte behöver köpa in it som tjänst, det som också kallas Managed Services. Men Rajib Eklund är snabb på att rätta till min tankevurpa.

– Vår filosofi är att allt som kan köpas som tjänst ska köpas som tjänst. Du minns ju hur det var i mars, när pandemin bröt ut. Då fick Microsoft jobba stenhårt med att se till att utöka kapacitet i Teams som kunde bära de miljontals nya användare som behövde jobba hemma. Hade vi på Atea löst den utmaningen bättre än Microsoft? Nej, konstaterar Rajib och utvecklar sitt exempel.

”I vår strategi ingår principen att vi ska dricka vår egen champagne”

— Rajib Eklund, CIO

– Det innebär att de managerade tjänster som vi själva köper in för internt bruk är samma tjänster som vi säljer till våra kunder. Det gäller både våra egna tjänster (Atea Managed Services) och de tjänster vi köper från våra partners. Det är ett sätt att uppleva våra kunders verklighet som gör att vi upptäcker vad som kan förbättras och hur vi kan stärka upplevelsen för våra kunder.

”Så får CIO och CFO till ett framgångsrikt samarbete”

Se till att ni är helt eniga om vision, mål och vems vardag ni ska göra enklare. Det är avgörande för alla beslut ni kommer att fatta framöver.

Byt arbetsuppgifter under en vecka för att på djupet förstå din kollegas utmaningar.

Var ärlig och ge en sann bild av läget. ”Vi kör raka rör, ingen sugar coating”, säger Rajib Eklund.

Samtidigt är ödmjukhet inför den andres utmaningar viktigt. ”Var ödmjuk, nyfiken och se till att utveckla din kompetens inom it eller ekonomi, finans och affär, tipsar Attila Fransén.

Managed Services – ett sätt att få koll på kostnaderna

Förändringen och digitaliseringen går så snabbt att det nya svarta är att varje aktör måste fokusera på sin kärnverksamhet – och anlita en konsult eller samarbetspartner för att sköta det som inte tillhör kärnverksamheten.

– Men då gäller det att du går tillbaka till grundanalysen av din verksamhet. Vad är vår kärna? Gör hemläxan ordentligt, annars kan du gå på nitar. En annan förutsättning är att din verksamhet har en hög beställarkompetens. Ni måste kunna ställa krav på leverantören och veta hur ni följer upp effekt och resultat, säger Attila Fransén och fortsätter:

”För mig som CFO är outsourcad it, eller Managed Services, ett sätt att få koll på kostnaderna. När jag vet vilka utgifter vi har på årsbasis blir det enklare att få budgeten att gå ihop”

— Attila Fransén, CFO

Attila Fransén i samtal med Rajib Eklund

Så får du till ett samarbete som ger resultat

Rajib Eklund, CIO

Attila och Rajib har var för sig inte den fullständiga bilden av allt som pågår inom it eller verksamheten i sin helhet. Därför måste de kunna lita på varandra. Och när det gäller ett lyckat samarbete, så vet de vad som krävs.

– En CIO och CFO kan inte bara ses på budgetmöten för att diskutera lönsamhet, effektivitet och investeringar. Vi behöver vara nyfikna, transparenta och ha en öppen dialog där vi vågar säga precis som det är. Ingen ”sugar coating”, säger Rajib Eklund och funderar en stund på vilka egenskaper som utmärker Attila.

– Han är väldigt ödmjuk, konkret och strukturerad. Lite som ett fyrtorn som står stabilt även när det stormar. Som CIO är jag van vid den stress som kan slå på, hos mig själv och andra, när ett system går ner eller en incident inträffar. Men Attila är lugn, ser till att vi flyger upp till ett strategiskt perspektiv där vi ser visionen och målen, beskriver Rajib Eklund.

Även kollegorna behöver driva utvecklingen

Attila Fransén menar att ett väl fungerande samarbete mellan CIO och CFO skickar signaler till resten av verksamheten.

– Vi jobbar stenhårt med att it och övriga verksamheten ska ha samma goda dialog och samarbete som vi har. Det lyckas vi med genom att själva vara samspelta i olika forum, exempelvis styrgrupper, säger Attila och funderar på hur han ska sammanfatta sin kollegas egenskaper.

”Vår resa framåt handlar om att fortsätta satsa på standardisering, automatisering och stabila processer, inom områden där effekten blir som störst. Gör vi det på rätt sätt kan vi dra ännu större nytta av AI, big data och analytics under 2021”

— Attila Fransén, CFO

– Jag uppskattar Rajibs förmåga att med hög integritet ha koll på vår strategiska plan framåt och samtidigt behålla känslan för detaljerna och hantverket. Jag värderar också vår täta dialog och viljan att skapa ett ömsesidigt förtroende.

Misslyckas snabbt, ett framgångsrecept

Rajib Eklund ser stora fördelar med de verktyg som John C. Maxwell beskriver i boken Failing Forward. Essensen i boken är att rätt inställning till misstag lägger grunden till utveckling, innovation och framsteg.

– Vi kommer att begå misstag under resans gång. Det värsta vi kan göra är att bidra till en kultur där medarbetarna är rädda för att misslyckas och blir defensiva i sitt agerande. Istället gäller det att ta sikte på målen och sen agera, misslyckas, reflektera, justera färdriktningen och se till att vi lär oss av misstagen. Det som utmärker Atea är att vi är offensiva, modiga och har en vinnarmentalitet.

Attila Fransén, CFO 

Arkitekturen lägger grunden

En spaning in i framtiden visar att Attila och Rajib brottas med liknande utmaningar som Ateas kunder gör.

– Vår resa framåt handlar om att fortsätta satsa på standardisering, automatisering och stabila processer, inom områden där effekten blir som störst. Gör vi det på rätt sätt kan vi dra ännu större nytta av AI, big data och analytics under 2021, säger Attila Fransén.

Och för att Attila ska lyckas med de mål som han nämner, behöver Rajib utforma en it-arkitektur som är både flexibel och stabil.

– Då kan vi fatta beslut som fungerar långsiktigt och som är optimala för vår it-miljö. It-arkitekturen är som ett tankfartyg, du kan inte gira tvärt utan måste justera kursen långsamt för att få med dig hela fartyget.

Frigör tid för utveckling och innovation med Atea Managed Services

Du kan få hjälp med:

Managed Hybrid Platforms. Atea tar fullt ansvar för driften av dina applikationer oavsett plattform: public cloud, private cloud eller on-prem. Vi hanterar incidenter, agerar på larm samt underhåller och uppdaterar.

Managed Network. Med ett dygnet-runt-bemannat Network Operations Center, NOC, får du både avlastning i vardagen och hjälp i det proaktiva arbetet.

Managed Workplace. Innebär att Atea tar ett helhetsansvar för drift och support av din arbetsplats. Här ingår installation av mjukvara och applikationer, felsökning, patchning, image-hantering och proaktivt underhåll.

Utskrift som tjänst. Du får stöd så att utskriftsmiljön är optimerad med rätt produkter, mjukvaror samt tjänster för drift och supportfunktioner.