2017-02-22

Virtuella möten i molnet lyfter vardagen

Med åtta fabriker, tre kontor och kunder på alla kontinenter fungerade inte alltid videomöten i de egna näten. Med molnvideo som tjänst tar det några sekunder att koppla upp sig och datatrafiken skickas via det datacenter som ligger närmast användaren, berättar Tomas Bergstrand, global it-chef på Enics.

Foto: Emil Malmborg

Enics hjälper stora, globala industri- och medicinföretag med tillverkning av elektroniska komponenter. Och kunderna har höga krav på effektiva möten.
– Det är enklare när man kan se varandra ansikte mot ansikte. Man får en helt annan upplevelse och en bättre kontakt, vilket gör att det blir lättare att förstå kunderna och deras olika affärskulturer utan många och långa resor, säger Tomas Bergstrand.

Han kopplar upp sig mot några kollegor i Västerås för att visa hur tjänsten fungerar. Deltagarna får en inbjudan med länkar till Enics molnvideotjänst. Den som inte har ett eget videosystem kan välja att koppla upp sig via webbläsare, Skype eller smartphone. Eftersom användaren inte behöver ladda ned något program tar det några få sekunder att få kontakt.
– Visst är det enkelt, säger Tomas Bergstrand när han visar hur snabbt det går att koppla upp sig.  

Tomas Bergstrand på Enics har dagligen virtuella videomöten. Att se kunders och medarbetares
reaktioner och ansiktsuttryck ger tillit och snabbare beslut, berättar han.

Det var just enkelheten som gjorde att Enics valde den här molnvideotjänsten.
– Den är väldigt fint uppbyggd. Vi behöver aldrig installera eller konfigurera servrar för att den ska fungera. Det enda som krävs är en internetuppkoppling. För cirka ett år sedan fick Enics upp ögonen för molnvideo.

Tidigare använde företaget ett videosystem där all datatrafik gick genom det egna nätet, men uppkopplingen fungerade inte alltid optimalt.
– Med det här systemet kopplar vi upp oss mot Ateas globala datacenter. Om jag har ett möte med vår fabrik i Peking hittar systemet automatiskt närmaste datacenter. Allt sker i realtid och garanterar en väldigt bra bild- och ljudkvalitet, säger Tomas Bergstrand.   

Enics i korthet
  • Är Sveriges största tillverkare av industriell- och medicinsk elektronik.
  • Merparten av Enics tillverkning sker i Kina, Estland och Slovakien.
  • 3 200 anställda globalt, 450 medarbetare i Malmö och Västerås.
  • Tillverkar allt från komponenter på kretskort till kompletta applikationer och produkter.
  • Kunder får hjälp med design, granskning, prototyper, testutveckling och provserier.

Enics är Sveriges största tillverkare av kretskort till industri- och medicinsk elektronik. Med 3 200 medarbetare med olika kulturer och bakgrund fanns stora vinster att träffas på ett sätt som förmedlar så mycket som möjligt av varje individ.

– Vi strävar efter ett globalt arbetssätt och att alla medarbetare delar våra värderingar. Med
molnvideotjänsten har det blivit enklare att mötas och länka samman kontor och fabriker över världen. 

Ibland har företaget videomöten med upp till 40 deltagare som sitter på olika geografiska platser runt om i världen och är uppkopplade på olika sätt, en del via Skype for Business, andra via videosystem eller mobiltelefon.
– Det har fungerat klockrent och det har aldrig varit något problem med uppkopplingar eller kvalitet, säger Tomas Bergstrand.  

"Med molntjänsten blir det lättare än någonsin att få korta beslutsvägar och öppen kommunikation." - Tomas Bergstrand, global it-chef, Enics.

Tekniken suddar ut gränser med digital whiteboard

Mer engagerade möten är en trend på frammarsch menar Annie Petersson, specialistsäljare inom samverkan på Atea. 

Läs mer

 Även Enics kunder är väldigt nöjda och det var enkelt att få dem att använda molnvideo.

– Vi vill förstå våra kunders utmaningar, krav och framtida behov. Med molntjänsten blir det lättare än någonsin att få korta beslutsvägar och öppen kommunikation, säger Tomas Bergstrand.  

Det minskade antaletresor är också en av fördelarna med att ha ett väl fungerande molnvideosystem.
– Tidigare reste jag ofta, men idag blir det inte mer än vartannat år. Däremot sitter jag i större videokonferenser två till tre gånger per månad och virtuella möten via Skype for Business har jag dagligen. 

Färre resor innebär också en mindre belastning på miljön, vilket välkomnas av Enics som är ett miljömedvetet företag.
– Vi är till exempel noga med att återvinna så mycket vi kan. Ingenting kastas, allt källsorteras. Ytterligare en bonus med färre resor är att vi spar mycket pengar men ändå behåller en nära kontakt med både kunder och medarbetare.  

Den tekniska installationen av tjänsten har gått enligt plan. På frågan om vilka utmaningar som har funnits med implementeringen av tjänsten kan Tomas Bergstrand bara komma på en sak.
– Att utbilda medarbetarna har varit mer tidskrävande än vad vi räknat med. Vi gjorde en utbildningsvideo som vi distribuerade internt och för ledare anordnade vi utbildningar på plats.  

I Malmö har Enics tre konferensrum med videosystem där medarbetarna har möten med fabriker och kunder över hela världen. Enligt Tomas Bergstrand är rummen nästan alltid bokade.

I ett så här stort företag kan det ta lång tid att implementera nyheter även när de är enkla. Företaget har också gett alla anställda tillgång till privata rum som även har lokala inringningsnummer för telefoni.

– Där kan de ha videomöten från sin telefon, via Skype eller en webbläsare. De kan välja själva, säger Tomas Bergstrand. 

När medarbetarna i Malmö behöver boka större videokonferenser använder de något av de tre rummen med konferenssystem. Enics investerade nyligen i moderna system som hyrs av Atea. Företaget betalar en fast månadskostnad för molnvideotjänsten och har ett supportavtal som innebär att Atea ansvarar för att tjänsten alltid fungerar.

Nästa steg för att skapa ännu bättre digitala möten är större system med skärmar.
– Redan idag delar vi bilder och dokument. Med två skärmar kan vi se dokument och bilder på en skärm och mötesdeltagarna i den andra.

Ytterligare en förbättring blir att ha all hårdvara trådlös. Lösningen finns redan, men utvecklingen får gå framåt lite till innan den blir verklighet för oss.    

Teknik & lösningar

Så använder Enics Atea molnvideo.

  • Behövde ett enkelt system som fungerade globalt.
  • Bytte under 2016 ut det mesta av sin gamla videokonferensutrustning och hyr idag en konferensutrustning av Atea.
  • Har ett serviceavtal kopplat till tjänsten som ger tillgång till modern hårdvara, service och support.
  • Betalar en fast månadskostnad för molnvideotjänsten.
  • Videokonferenssystem och serviceavtal via Atea Finans.