Laddar meny

Specialisten förklarar


Reportage 0001-01-01
Vår specialist Katarina Gullstrand, affärsutvecklare, berättar hur du bäst kommer igång med Office 365.

Vad är egentligen Office 365?

Det är en molnbaserad tjänst som via ett abonnemang ger användaren tillgång till Office-program samt en rad andra tjänster som till exempel One Drive (en lagringsyta) och Planner (ett planeringsverktyg), som underlättar det dagliga arbetet för användarna.

Vilka är de främsta fördelarna med Office 365?

Att du får tillgång till alla tjänster via nätet och appar i din dator, telefon eller surfplatta och blir därmed mer mobil. Du kan exempelvis använda Word i din mobil, eller hämta upp dina dokument från någon annans dator.

Dessutom uppdateras alltid tjänsterna automatiskt vilket garanterar att du alltid har tillgång till den senaste versionen av till exempel Word, Excel och PowerPoint.

Vad är viktigt att tänka på inför en migrering till Office 365?

Det är viktigt att tänka på informationssäkerheten. Man bör göra en inventering av känslig information som hanteras i organisationen. Det kan exempelvis vara personuppgifter eller andra känsliga uppgifter som organisationen handhar som måste krypteras, eller på andra sätt klassificeras. Fundera på hur ni kan göra det så enkelt som möjligt för användarna att komma åt information på ett säkert sätt.

Det är också viktigt att i god tid innan migreringen informera användarna hur de kan nyttja de nya verktygen och på vilket sätt det kommer att underlätta deras vardag.

På vilket sätt kan Office 365 öka produktiviteten och effektiviteten i verksamheten?

Genom att det blir enklare att samarbeta och arbeta effektivt. Bland annat går det att dela anteckningar (One Note) och dokument med varandra viket gör det möjligt för flera att samtidigt redigera ett dokument utan att man hela tiden måste skicka det mellan sig och göra nya versioner. Det finns också en tilläggstjänst (My Analytics) som mäter hur många timmar du jobbar med olika saker vilket skapar förutsättningar för att arbeta smartare och mer fokuserat.                   

Vad är viktigt att tänka på när man väljer att gå över till Office 365? 

Utmaningen är att verkligen ta tillvara på den investering man faktiskt har gjort. Du får så många olika tjänster och det gäller att nyttja dem på rätt sätt, vara medveten om alla möjligheter som finns och berätta det för slutanvändaren. Därför är det viktigt att i god tid informera och utbilda användarna om de nya arbetssätten. Användarna måste förstå hur tjänsterna kan öka deras produktivitet och underlätta deras arbete. Då blir de motiverade och trygga och kommer också att börja använda tjänsterna fullt ut.  Ta fram en plan och analysera vilka insatser som behövs för olika medarbetare, samt hur ni ska nå ut till dem.

Atea har produktiviteskonsulter som kan hjälpa dig med att ta fram en skräddarsydd utbildning för myndigheter, organisationer och företag.

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer