Laddar meny
Foto: Emil Malmborg

IKEA skapar kreativa möten med Surface hub

Reportage 2017-02-22
IKEA satsar på interaktiva mötesrum i sitt nybyggda Malmökontor, Hubhult. Med Surface hub blir dagens möten mer kreativa och effektiva och på sikt vill företaget även virtuellt kunna visa kunder hur de kan bygga om sitt kök, kontor eller badrum.
Hanna Johansson
Journalist

Mitt emot IKEA:s varuhus på Svågertorp i Malmö ligger Hubhult, företagets nybyggda kontor som också är hemvist för 1 500 medarbetare. I ett fönsterlöst rum med kanariegula snurrfåtöljer står George Muir, processutvecklare och visionär på Make IKEA a Great Workplace, IKEA Group. Han ritar på något som ser ut som en stor datorskärm, suddar ut några streck med fingret och skissar vidare med en ny färg. I sitt berättande växlar han vilt mellan engelska och svenska på bred skotskt accent.
– Det här kommer att bli the best conference room ever. Ett rum för crazy ideas, säger han entusiastiskt.

På så vis personifierar han den internationella atmosfären på kontoret. Med omkring 200 besökare från hela världen varje dag är Hubhult lika mycket en global mötesplats som ett kontor. Tjugo minuter bort ligger flygplatsen Kastrup, till Älmhult tar det en timme. Och nu håller världen på att komma ännu närmare. I augusti installerades Microsofts digitala whiteboard Surface hub, som IKEA kallar Collaboration hub, i ett av mötesrummen.

– Inom IKEA arbetar vi mycket med hur vi ska kommunicera i framtiden och skapa möten på ett smartare sätt. Surface hub ligger precis rätt i tiden. Med hjälp av den kan vi skapa ett interaktivt mötesrum med oändliga kommunikationsmöjligheter, säger Bo Follaug, business support leader, digital workplace, IKEA Group.

"Med Surface hub kan vi skapa ett interaktivt mötesrum med oändliga kommunikationsmöjligheter" säger George Muir.
I bakgrunden ser vi kollegan Bo Follaug.

Att skapa en kreativ och inkluderande arbetsplats för alla mötesdeltagare, oavsett från
vilket land man kopplar upp sig, är två av IKEA:s mål med det interaktiva arbetsrummet.

Lite förenklat består lösningen av en stor skärm med datorkapacitet som utvecklats i syfte att ta den traditionella whiteboarden till en ny nivå. Flera personer kan jobba samtidigt vid skärmen, antingen genom att rita och skriva med fingrarna eller med digitala pennor. Den har också en kamerafunktion och det är enkelt för mötesdeltagare i andra städer och länder att koppla upp sig via Skype eller mejl.
– Tanken är att medarbetare som inte befinner sig i samma rum ska känna sig lika inkluderade i arbetet och mötet. Du kan sitta i Kina, USA eller var som helst i världen och koppla upp dig mot Surface hub, bara det finns en uppkoppling, säger Bo Follaug.

Inom IKEA finns en strävan efter att alla medarbetare ska ha en god balans mellan yrkes -och privatliv. Enligt Bo Follaug är den digitala whiteboarden ingen stor investering rent ekonomiskt, men den kommer att ha stor effekt inom just detta område.
– Även om Surface hub inte ska ersätta resandet så innebär den att vi inte behöver resa till exempelvis Holland på ett tvåtimmarsmöte för att sedan hinna tillbaka till dagishämtningen. På så vis kommer den att förbättra våra liv, säger han.

Bo Follaug bedömer att Surface hub kommer att bidra till en bättre balans i livet för medarbetarna
eftersom han räknar med effektivare möten och färre resor.

Hubhult är utformat på ett sätt som ska få medarbetarna att känna sig hemma. Arbetsplatsen känns lika mycket som ett trevligt vardagsrum som ett modernt kontor. Det finns inga fasta arbetsplatser, byggnaden är istället uppdelad i tysta, kreativa respektive öppna zoner. Alla ytor verkar användas; möten pågår i soffgrupper och vid höga barbord. På den breda trappavsatsen som leder till första våningen sitter några lutade mot kuddar med datorerna i knäet.
– Vi arbetar med att alla medarbetare ska känna sig inkluderade och strävar efter transparens kring våra aktiviteter. Surface hub är ett viktigt verktyg i vår arbetskultur och gör det enklare att presentera information, dela data och skapa ökad produktivitet, säger Bo Follaug.

Som exempel nämner han att man inte längre behöver hänga över varandras axlar vid en liten datorskärm när man ska utbyta idéer. Nu kan flera personer interagera samtidigt vilket i sin tur kan leda till bättre samarbeten.
– Det blir ett nytt sätt att jobba. Man behöver varken använda pennor, papper eller post it-lappar, allt görs på skärmen.

En stor fördel med Surface hub är tidsaspekten i samband med videokonferenser.
– Tidigare tog det lite för lång tid att starta ett videomöte. Med Surface hub går det på några sekunder. Den är väldigt enkel att använda, säger George Muir. 

Den breda trappavsatsen till första våningen är byggd av spillbitar från IKEA:s Hemnesbyråer. Här sitter medarbetare lutade mot mönstrade kuddar och jobbar.

Minst lika viktig som whiteboardskärmen är miljön runt omkring. Förutom fåtöljer består möbleringen i rummet av ståbord, pallar och laptopsupportrar för den som vill ha en egen dator i knäet.
– Snurrfunktionen på stolarna är till för att man ska kunna vända sig till varandra och hålla ögonkontakt, både med dem som är i rummet och de som är uppkopplade på skärmen. Alla ska känna sig delaktiga.

Hittills har en handfull medarbetare börjat använda Surface hub. I februari ska satsningen lanseras på hela Malmökontoret.
– Sedan fördjupar vi kunskaperna stegvis. I ettförsta skede handlar det om att lära sig hantera videomöten via Skype. Här är vi redan långt framme. Det senaste året har våra Skypemöten ökat med över 100 procent och chatt med 260 procent, säger Bo Follaug.

En framtidsvision är att den digitala whiteboarden ska möjliggöra förbättrad kundservice.
– Låt säga att en kund har köpt ett kök från oss och har frågor vid monteringen. Då ska de kunna beställa tid för ett Skypemöte med vår köksplanerare. Samtidigt som kunden visar hur köket ser ut hemma kan köksplaneraren sitta med ritningarna framför sig och förhoppningsvis lösa problemet.

Skapa mervärde med Surface hub
  • Även om det går snabbt att komma igång är utbildning viktigt för att sprida kunskapen om hur funktionerna kan användas.
  • Undersök hela mötes- och samarbetsupplevelsen med ambition att höja möteskvaliteten eller förenkla arbetsflöden.
  • Var nyfiken på hur Surface hub kan skapa värde även utanför konferensrummet, exempelvis som en digital whiteboard för att överblicka projektflöden etc.
Peter Olofsson
Kundansvarig
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer