Laddar meny
Foto: Magnus Glans

Ett kommunhus fyllt av digitala möjligheter

Reportage 2017-09-18
I samband med flytten till en ny byggnad satsade Täby kommun på en helt ny it-plattform för att kunna skapa fler digitala tjänster. Resultatet blir bättre service och ökat inflytande för medborgarna.
Mats Lundström
Journalist

Fullmäktigemötet i Täby, nordost om Stockholm, har precis startat. Den stora salen är halvfull av åhörare. Desto fler följer mötet från en webbaserad videosändning med inbyggd interaktivitet. Mötets ordförande tar löpande emot frågor via chatten. I kommunhusets bottenvåning finns ett kontaktcenter där all inkommande kommunikation, via telefon, mejl och sociala medier samordnas.

Täby kommun

Växer snabbt och har idag 70 000 invånare. Den är också Sveriges största bidragsgivare till det kommunala utjämningssystemet som fördelar pengar till Sveriges kommuner och landsting. Trots det har kommunen lyckats sänka skatten, senast med en tioöring. Den centrala platsen i Täby var länge järnvägsknuten Roslags-Näsby, där det gamla kommunhuset låg. Det nya kommunhuset, ritat av White Arkitekter, ligger vid Täby Centrum, ortens nya samlingsplats.

Så kan framtidens demokratiarbete te sig i Täby. Mer digitalisering efterfrågas i kommunen. Enligt verksamhetsplanen för 2017 är en majoritet av kommunens invånare positiva till digital service och e-tjänster, men endast två av tio tycker att kommunen lever upp till kraven på ökad digitalisering.

Med den nya it-plattformen ska Täby utveckla nya tjänster för att bli en mer effektiv, smart och hållbar kommun.

Omlokaliseringen från det gamla, brutalarkitektoniska kommunhuset i Roslags-Näsby, till Täby Centrum ett par kilometer bort, är en förflyttning inte bara i rum utan också från en tidsålder med korridorer och egna rum till en radikalt annorlunda arbetsmiljö.

Lokalerna är anpassade efter aktivitet, här finns både aktiva och lugna zoner. Tack vare tunna klienter och Virtual Desktop Infrastructure, VDI, är det enkelt att jobba i den miljö som passar bäst för dagen.

– En förutsättning i det nya huset är ett aktivitetsbaserat arbetssätt, förklarar Jan Granvik, driftchef på kommunens it-avdelning, när vi möts i den oväntat öppna bottenvåningen där de videosända fullmäktigemötena ska hållas.

Vi har nu en plattform som är förberedd för IoT, exempelvis för lösningar i hemtjänsten eller för trafikinformation.

JAN GRANVIK
it-driftchef, Täby kommun.

Den nya byggnaden har i folkmun döpts till ”guldhuset”. Det stämmer inte längre, då mässingsfasaden redan ärgat till en mörkare ton. Invändigt domineras byggnaden av ett luftigt atrium. Våningsplanen består av kontorslandskap och mötesrum inramade av ljuddämpade innerväggar och fönster från golv till tak. Ljust och fräscht, precis som Fredrik Lindström och Henrik Schyfferts humorshow med samma namn. Men inte ens vid fullt solsken en försommardag blir ljuset störande för de 500 medarbetare som jobbar här.

Jan Granvik visar runt i de dämpade lokalerna med zoner uppdelade efter aktivitet, från aktiva zoner till lugna. Några fasta arbetsplatser finns inte. Tack vare tunna klienter och Virtual Desktop Infrastructure, VDI, är det enkelt att jobba i den miljö som passar bäst för dagen.

– Vi brukar skämta om att det fungerar lika bra att jobba från Barcelona, säger Jan Granvik.

Virtual Desktop Infrastructure var en av utgångspunkterna för it-enheten när den 2010 fick uppdraget att skissa på en ny plattform i samband med beslutet att bygga ett nytt kommunhus vid Täby Centrum. Alla var införstådda med att flytten var ett gyllene tillfälle att förnya kommunens it i grunden.

Våren 2017 och 8 092 projekttimmar senare är den nya it-plattformen på plats. Resan från gammalt till nytt har varit utmanande. I den nya plattformen ingick tre stora projekt: byte av nät, nya servrar och en ny lagringslösning för den egna driften.

– Vi insåg tidigt att en lösningsorienterad partner var nödvändig. Vi tycker att vi kan it, men för ett så omfattande projekt krävs ännu mer kompetens och erfarenhet, säger Roland Kevin, it-tekniker på driftenheten.

Täby kommun har investerat i en lösning för audiovisuell kommunikation samt en app för att fullmäktigemötena ska kunna direktsändas. Dessutom pågår digitalisering av arkivet med kart- och fastighetsdata.

Redan 2012 stoppades investeringar i den gamla strukturen förutom för det mest nödvändiga. När flytten försenades något år skapade det en del problem, i synnerhet då kommunens it-avdelning också stöttar 25 skolor och 8 000 elevers uppkoppling. Näten var långsamma och hade en alltför storskalig struktur. En ny nätdesign och ökad småskalighet har snabbat upp datatrafiken och stramat upp säkerheten.

Att få all ny it att fungera till ett förutbestämt datum var avgörande – och flytten genomfördes vid påsk 2017. Då skulle allt fungera.

– Snart insåg vi att vår projektledningsmetod som byggde på tjat inte funkade. Kvalitén ville vi inte tumma på, därför valde vi att skjuta till resurser genom att ta in en extern projektledare utöver det tekniska it-stöd som vi redan hade. Tusentals små och stora beslut ska tas i rätt ordning och då är projektledning oumbärlig. Det var hårdkörning med uppdateringsmöten flera gånger i veckan, annars hade det inte fungerat, menar Jan Granvik.

Vi återvänder till bottenplanet och fortsätter till det brandsäkra betongrummet med surrande servrar och lagringsenheter. En halv kilometer bort finns en redundant (parallella system för ökad tillförlitlighet) datahall för backup, också den i ett skyddsklassat betongrum. Det är gott om utrymme i rummen.

– De senaste åren har virtualiseringen av servrar och effektivare lagring krympt utrymmesbehovet radikalt, men det var omöjligt att veta 2012 när besluten togs, säger Roland Kevin och visar några tomma rack.

Trots det finns det i rummet tillräckligt med serverkapacitet och lagring för att tillsammans med den nya nätstrukturen ge kraft åt Täby att starta alla sorters nya tjänster.

Nästa steg tas i höst med ett kontaktcenter för samordning av all extern kommunikation, inklusive sociala medier. Täby har också investerat i en lösning för audiovisuell kommunikation, AVK-lösning, samt en app för att fullmäktigemötena ska kunna direktsändas. Dessutom pågår samhällsutvecklingskontorets fleråriga projekt för att digitalisera arkiv med kart- och fastighetsdata.

Många aktörer knutna till kommunens åtagande ser också möjligheter, som Attundagården nära Täby Centrum. Äldreboendet vill börja med IoT-tjänster med hjälp av sensorer som registrerar om brukarna är vakna eller inte och på så vis bättre kunna fördela personalresurserna.

– Är det någon som borde dra nytta av IoT så är det de samhällsorienterade verksamheterna. Vi har fått en plattform förberedd för IoT, exempelvis för verktyg i hemtjänsten eller när det gäller trafikinformation, säger Jan Granvik.

Han jämför den nya plattformen med en rejäl husgrund av betong. Nu ska Täby bygga vidare med att utveckla tjänster för medarbetarna och för medborgarna.

– Vi har gjort det här tillsammans med en partner som på ett strategiskt sätt kan föreslå nya lösningar beroende på vad som händer på marknaden. Verkligheten förändras snabbt och nästa år kan it vara något helt annat.

Teknik & lösningar
  • I leveransen ingick byte av nät, nya servrar och en ny lagringslösning för den egna driften.
  • Atea Målmiljö är den metod som använts för att skapa en gemensam vision för it. Syftet är att nå så hög kvalitet som möjligt.
  • Validated Design med Flexpod. Ett samarbete för design och support mellan Cisco, NetApp och VMWare som validerar att leverantörernas komponenter fungerar väl ihop.
  • Medium Level Design, detaljerad principiell designbeskrivning för hur lösningen ska sättas upp.
  • Single Point of Contact, en kontaktpunkt (ett telefonnummer) för alla supportfrågor.
  • Lösning för audiovisuell kommunikation, AVK för majoriteten av konferensrum samt till ett kris-och beredskapsrum och den nya fullmäktigesalen. Sammanträden i fullmäktige ska kunna ses i efterhand på nätet.
  • App för voteringar för att enklare kunna följa Täbys politiska arbete via fullmäktige.
Kontakt
Lars Marcus
kundansvarig
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer