Foto: Tomas Johanson

Kramfors utvecklar på distans

Reportage 2016-11-22
Ett interaktivt intranät, vårdplanering på distans och videomöten för minskad miljöpåverkan. Kramfors kommun utvecklar sin Sharepoint-plattform för smarta flöden och nya funktioner. Till sin hjälp har kommunen de främsta utvecklarna – som de träffar via Skype.
Magnus Aschan
Journalist

Jag kör E4:an norrut. Strax innan Högakustenbron svänger jag in på riksväg 90, inåt landet längs med den enorma Ångermanälven. Tjugo minuter senare är jag framme på historisk mark*, i Kramfors.

Eller också ringer jag in med Skype och hamnar på några sekunder i Kramfors kommunhus, öga mot öga med webbutvecklare Katarina Lundholm och it-chef Anders Rodin. Det finns en poäng med det.

Vi ska prata om hur det är möjligt att spara tid och miljö genom att upphandla och utveckla på distans. Men också hur man som beställare kan få ut maximalt värde av Sharepoint-experterna när systemet byggs upp.

– Vi behövde skapa ett modernt intranät, ett nytt ledningssystem och en gemensam it-plattform för hela kommunen. En annan viktig del är styrdokumenten, att veta var de är och enkelt kunna få fram dem, säger Anders Rodin.

Webbutvecklare Katarina Lundholm är den som jobbat mest praktiskt med uppbyggnaden av intranätet.

– Med Sharepoint har vi byggt ett socialt och interaktivt intranät, det handlar alltså inte bara om att vi skickar ut information. Idag har vi ungefär 1 800 heltidsanställda i kommunen och många timvikarier. Alla anställda ska ha ett användarkonto i domänen, säger hon.

Att ses fysiskt är trevligt, men inget måste när man utvecklar en verksamhetskritisk it-plattform. Det berättar Anders Rodin och Katarina Lundholm på Kramfors kommun (mitten). Här i möte med Patrik Frieberg, Atea (till vänster) och Magnus Aschan, skribent.

Kramfors kommun hade redan en Sharepoint-installation och det naturliga valet blev att bygga vidare på den plattformen. Men it-avdelningen ville få koll på utgångsläget innan utvecklingsarbetet kunde påbörjas.

– Uppdraget började med en hälsocheck av den befintliga miljön. Vi kom fram till att den såg ganska bra ut, men att vi hade några saker att ta tag i. Att ha konsulter till hjälp som sett hur andra kunder har löst liknande utmaningar var värdefullt för oss, säger it-chef Anders Rodin.

Det finns naturligtvis utmaningar när en stor it-plattform ska utvecklas. I slutändan kommer systemet att ha flera tusen användare och vara verksamhetskritiskt för kommunen. Det är väldigt viktigt att konsulter och utvecklare är tillgängliga, att fel kan rättas till och frågor bollas snabbt.

– Jag hade farhågor kring att anlita en konsult som sitter så långt ifrån oss. Men det har fungerat fantastiskt bra. I synnerhet nu när vi fått igång vår Skype for Business-miljö, säger Anders Rodin.

Att Kramfors kommun jobbar aktivt med distans-lösningar som Skype har flera anledningar. Ett övergripande mål för kommunen är att arbeta klimatsmart, då är det en stor fördel att träffa några av de främsta Sharepoint-experterna via Skype.

Teknik & lösningar

Atea har hjälpt Kramfors kommun med:

  • Infrastruktur, arkitektur och utveckling av Sharepoint-plattformen.
  • Hjälp med att utveckla skräddarsydda funktioner.
  • Tillgång till experter för varje del av plattformen.
  • En roadmap för utveckling.

– Vi deltar i länsprojektet Hållbara resor, det handlar mycket om miljöpåverkan kopplat till ekonomi. Ett exempel är social omsorg där man vill att en stor del av vårdplaneringen sköts på distans. Ett annat är kommunens möten med landsting och myndigheter, de innebär ganska dyra resor. Skype-möten är ett fantastiskt sätt att bli effektivare och spara pengar, säger Katarina Lundholm.

Trots att efterfrågan på videomöten är stor finns det också personer som känner sig obekväma framför kameran. Men det går att öva bort, menar Katarina Lundholm.

Skype är ett exempel där Kramfors kommun tar fram tekniska lösningar som kan effektivisera verksamheten. Men det finns fler områden där digitaliseringen kommit långt.

Bland annat ett projekt med ett starkt medborgarfokus, där nio kommuner tillsammans skapar e-tjänster för hela länet. Idag används tjänsterna i plattformen i hela landet.

– Projekten och e-tjänsterna bygger på öppen källkod. Det kan vara allt från digitala funktioner för skolskjuts, ansökan om bibliotekskort till medborgarförslag. Vissa är enkla, andra är mer komplicerade, berättar Katarina Lundholm.

Som många andra arbetsplatser blir kommunen allt mer mobil, därför behövs tjänster som fungerar överallt, berättar Anders Rodin.

– Att arbeta någon annanstans än på sitt kontor var otänkbart för några år sedan. Idag är det närmast en självklarhet att kunna jobba varifrån som helst. Men givetvis finns det många frågeställningar som att kunna ansluta säkert till den kommunala domänen.

I det löpande arbetet med intranätet har Katarina Lundholm oftast kontakt med Patrik Frieberg och Tony Karlsson, senior-respektive systemkonsult på Atea i Malmö. Förutom intranätet har Katarina ansvar för fler it-system.

– Hade jag inte haft Patrik och Tony som stöd hade min vardag inte varit så här bra. Alla problem kan jag inte lösa själv och då bollar jag med dem. De ser också till att Sharepoint-miljön mår bra, säger Katarina Lundholm.

Sharepoint är ett omfattande system med många delar och än så länge använder kommunen ett fåtal.

– Vi vill absolut lära oss mer om arbetsflöden, nästa steg är att identifiera en del som vi kan lära oss att bygga själva. Dessutom är dokumenthanteringen viktig samt att förbättra gränssnittet. Vi har haft det nuvarande i tre år och behöver anpassa det till användarna på ett bättre sätt, säger Katarina Lundholm.

Att få tips hur andra skapat nya funktioner för sina intranät är värdefullt säger Katarina Lundholm.

– Jobbar man med externa webbplatser är det enklare att inspireras av hur andra gör. Här har vi stor nytta av Atea som kan visa oss förslag.

Att upphandla och utveckla system på distans har en mängd fördelar och tillgängligheten kan faktiskt öka av att inte vara på plats. För Kramfors kommun har resan bara börjat. En resa som paradoxalt nog leder till mindre resande.

*Kramfors och Ådalen

Händelserna i Kramfors och Ådalen är skälet till att vi idag har vår nuvarande polismyndighet. I maj 1931 gick arbetare från traktens sågverk i strejk för att protestera mot lönesänkningar och strejkbrytare. Den kommunala polisen klarade inte att hålla ordning på folkmassan och militär kallades in. Fem personer dog i den efterföljande skottlossningen och lika många skadades.

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer