Laddar meny

Svenska kyrkans digitala omvandling

Reportage 2015-05-25
Hur leder man en organisation med tusenårig historia in i den digitala framtiden? För Svenska kyrkans it-chef Razvan Nutu är det viktigare att prata om nytta och mänskliga möten än teknik.

KLOCKAN 14.00 RINGER klockorna i Uppsala domkyrka precis som de har gjort i snart 700 år. När ljudet letar sig ända ner till serverhallen i kyrko-kansliets källare möts två världar. En värld där det mesta tycks sig likt med predikstol, psalmbok och ceremonier. Och en annan värld där den digitala utvecklingen går i rasande takt med videokonferenser, tunna klienter och bärbara datorer. Att navigera rätt i dessa två världar, med den ena foten i historien och den andra i framtiden, är Svenska kyrkans it-chef Razvan Nutus uppdrag.

– Kyrkan är en del av samhället och samhället förändras, men kyrkan kanske inte förändras i samma höga takt. Sedan jag började här har jag fått mer respekt för att förändringsprocessen måste få ta lite tid, säger han.

Den digitala omvandling som Svenska kyrkan nu genomgår inleddes för tre år sedan och grundade sig i en insikt om att stora resurser skulle kunna frigöras om it, ekonomi och administration centraliserades. Svenska kyrkan är till sin natur en decentraliserad organisation med 13 stift och fler än 1 300 församlingar.

– Kyrkan är en mycket lokal verksamhet som drivs av församlingar i varje litet hörn av Sverige. Att ha it- och ekonomisk kompetens i varje församling är en stor utmaning. 

Samverkan blir allt viktigare för att möta framtiden. Det handlar också om solidaritet, att de stora kan hjälpa de små, säger Razvan Nutu.

EN PÅSKYNDANDE FAKTOR är att många som arbetar administrativt inom Svenska kyrkan går i pension inom fem till tio år. Om ingenting gjordes för att utveckla it-stödet skulle Svenska kyrkan behöva anställa administrativa personer med hög it-kompetens istället för präster, diakoner eller personer som leder barnverksamheten. Det är bakgrunden till den satsning som initierades för några år sedan och kom att kallas gemensam it-plattform, GIP. Till projektledare utsågs Razvan Nutu.

Ett av de första stegen i projektet var att enas om att kyrkan skulle börja använda tre centraliserade datahallar i Luleå, Göteborg och Uppsala, där allt it-stöd och alla stora servrar samlades. Från Uppsala körs fler än 500 virtuella servrar vilket innebär att kyrkan kunnat minska antalet fysiska servrar betydligt. Atea, som har samarbetat med Svenska kyrkan i 20 år, fick förtroendet som samarbetspartner och bollplank till kyrkan och dess driftspartners. 

– Atea har spelat en viktig roll i uppbyggnaden av vår gemensamma it-plattform. De har hjälpt oss att välja rätt hårdvara och it-infrastruktur till våra serverhallar. De har följt oss i vår resa och stöttat oss med att bygga ut, dimensionera och skräddarsy systemet efter våra behov, säger Razvan Nutu. 

Han uppskattar att Svenska kyrkan använder cirka 160 program, där merparten är administrativa system för hantering av löner, kyrko-bokföring och kollektsystem. Alla program är idag samlade på en gemensam serverplattform och de anställda loggar in via tunna klienter. 

– Miljöperspektivet är ett av argumenten för den gemensamma it-plattformen och tunna klienter. Nu kommunicerar vi oftare digitalt med våra 62 videokonferenssystem som finns över hela landet. Dessutom drar de tunna klienterna betydligt mindre ström, konstaterar Razvan Nutu. 

Projektet byggde på frivillighet. Det var upp till varje församling att avgöra om de ville ansluta sig till plattformen. Intresset från stift och församlingar har överträffat alla förväntningar. 

– EFTERFRÅGAN HAR VARIT så stor att vi har fått några barnsjukdomar. Med facit i hand skulle vi ha vågat lite mer i början av processen och beställt mer infrastruktur, men gör man det för tidigt riskerar man att slänga pengar i sjön. Att dimensionera rätt har varit en av de stora utmaningarna. Det är lätt att vara efterklok, säger Razvan Nutu. Det stora intresset förklarar han med att användarna har sett att de kan få en mer bekymmerfri vardag. 

– I viss mån bygger vi ett privat moln där användarna kan komma åt systemen oavsett var de befinner sig. Man behöver inte tänka på uppdatering eller att köpa nya servrar. 

En av dem som ser fördelarna med den gemensamma it-plattformen är Annelie Lowén, kyrkoherde i Hässelby församling i Stockholms stift. 

– Det här känns som en självklar utveckling. Många enheter i Svenska kyrkan är så små med ett 30-tal anställda och det underlättar oerhört med ett gemensamt it-system och gemensam administration. Det innebär att vi kan sänka kostnaderna på den administrativa sidan och istället anställa personal i den operativa verksamheten, säger hon. 

Annelie Lowén poängterar att det mänskliga mötet är centralt för kyrkan, men att organisationen inte är så analog som många kanske tror. 

– Det är en vanlig föreställning att kyrkan är steget efter. Men jag tycker att vi klarar av att stå upp för våra hållbara värden samtidigt som vi utvecklas. Allt kan inte digitaliseras, men vi har församlingar som twittrar, som skapar mötesplatser på facebook och andra sociala medier och det finns konfirmationer på nätet, säger hon. 

It-chefen Razvan Nutu pratar, liksom Annelie Lowén, hellre om mjuka värden än om hårda fakta. 

– Vi arbetar inte inom tillverkningsindustrin där man kan mäta framgång i hur många bilar man tillverkar. Vi är en idéburen organisation och tekniken kommer aldrig att bli en del av vår kärnverksamhet. Det vi är bra på är att träffa människor. Om vi tack vare våra it-lösningar kan frigöra resurser för att vara nära människor, då har vi lyckats. 

RAZVAN NUTU REFLEKTERAR över sitt eget bidrag i processen. 

– Vi har årligen fördubblat antalet användare av den gemensamma it-plattformen, till dagens 8 700. Alla utom ett stift har anslutit sig och det är jag stolt över. Vi har förberett oss för framtiden på ett sätt som vi inte hade vågat för några år sedan. 

Efter två år som projektledare för it-plattformen utsågs Razvan Nutu förra året till Svenska kyrkans it-chef. Razvan har kompletterat sin civilingenjörsexamen från Bukarest och Chalmers med studier i ledarskap och organisation. 

Razvans råd till andra it-chefer är att först och främst identifiera hur it kan underlätta vardagen för användarna och att prata om nytta istället för om teknik. 

– Lägg tid på att tydligt definiera din leverans i termer som dina kunder kan förstå. Om de har en annan förväntan än det du levererar uppstår lätt missnöje, konstaterar Razvan Nutu. 

På frågan om var han tror att Svenska kyrkan befinner sig på den digitala resan om fem år skrattar han kort innan svaret kommer. 

– Fem år, det är ett väldigt kort perspektiv inom kyrkan. 

Och så ringer klockorna i dom-kyrkan igen. 

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer