Laddar meny

Få koll på lagringen

Reportage 2015-11-25
Mängden data fördubblas var artonde månad och hanteringen av den snabbt växande datamängden blir en allt större utmaning. Här förklarar vi hur du kan sortera, slänga och spara värdefull data.
Ulrika Nybäck
Journalist

TEXT: Ulrika Nybäck ILLUSTRATION: Johan Thörnqvist

1 - Riktlinjer för ägande

I alla verksamheter finns data som saknar ägare och någon måste ta ansvar för hur den ska hanteras. Den ansvarige personen, ofta CDO, bör se till att det finns riktlinjer för ägandet. Då blir det också enklare att fatta beslut om vem som ska betala för olika typer av lagring.

2 - Kartlägg lagringsnätet

För att lagringen ska fungera optimalt är det viktigt att följa upp var i nätverket data finns lagrad. Efter en analys upptäcker många att det finns ledigt utrymme i delar av nätverket. Priset för lagringssystem varierar så därför gäller det att säkerställa att rätt data lagras på rätt plats, till rätt pris, under rätt tid.

3 - Augustieffekten

När medarbetarna kommer tillbaka från semestern speglas ofta bilder och filmer automatiskt mot den centrala lagringen. Fenomenet kallas augustieffekten och kan handla om 100 gigabyte per anställd. It-avdelningen behöver informera om var data får sparas och även följa upp med program som spårar datalagringen.

4 - Behörighet och säkerhet hänger ihop

Många verksamheter saknar rutiner för att ta bort behörighet och förhindra åtkomst till data när en medarbetare byter jobb. De flesta dataintrång utförs av någon inom den egna verksamheten. När en obehörig person försöker få tillgång till forskningsdata, journalsystem eller lönedata ska it-avdelningen genast få ett larm.

5 - Föräldralös data

När en medarbetare lämnar ett uppdrag efterlämnar hon eller han data som inte längre används. Denna typ av data kallas Orphan data. Det är klokt att månadsvis eller kvartalsvis gå igenom data som saknar ägare och kategorisera, arkivera eller radera. Ju längre du väntar, desto svårare blir uppgiften.

Forskningsföretaget IDC genomförde nyligen en studie om digital data som omfattar världens samtliga mätfiler, videofiler, musikfiler etc. I studien uppskattas att mängden tillgängliga data fördubblas var artonde månad. Att inte ha koll på datalagringen är en utmaning för it-säkerheten. Med dagens tillväxttakt behöver alla som inte har en lagringsstrategi snarast skapa en.

Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer