Växjös molnflytt öppnar för robotisering

Paul Gustafsson tar dubbla steg uppför trappan till Växjö kommuns it-avdelning. Han är tjänsteansvarig för Office 365 och en av ett 60-tal anställda på it-avdelningen. I takt med molnflytten ser de fram emot att få jobba mer med att skapa värde för verksamhet och medborgare – och mindre med drift och underhåll. 

– Genom flytten får medarbetarna tillgång till verktyg som hjälper till att effektivisera verksamheterna. Det innebär att alla våra medarbetare kan jobba mer med kärnverksamheten, alltså medborgarna, och mindre med administration och underhåll, säger Paul Gustafsson. 

Tre hjärnor mot tre mål

Han tillhör service management-gruppen tillsammans med kollegorna Tina Strandberg och Ulrika Gunnarsson. Tillsammans utgör de ett kompetent gäng med många år inom både den privata och offentliga it-sektorn. Kommunens molnresa påbörjades för knappt två år sedan och behoven var tydliga: samarbete, säkerhet och mobilitet var målen med hela äventyret. 

– Våra medarbetare vill kunna jobba mer mobilt, få bättre samarbetsmöjligheter med externa parter. Vi behövde dessutom minska på drift och underhåll, säger Ulrika Gunnarsson. 

Katederundervisning blev succé 

Som ett första steg satsade Växjö kommun på fysisk klassrumsutbildning. Sedan drygt ett år tillbaka har 4 500 medarbetare utbildats i olika grupper. Samtidigt som medarbetarna lär sig mer om Office 365 uppgraderar en konsult från Atea datorerna till Windows 10. Allt på tre timmar. Det som skulle kunnat bli ett logistiskt kaos, har visat sig bli en av molnflyttens mest lyckade insatser. 

– Det har krävts en enorm logistik för att genomföra detta och jag är stolt över att vi lyckats. När medarbetarna lämnar klassrummet har de med sig ny kunskap och en nyinstallerad dator, säger Paul Gustafsson. 

Utbildningen har inte bara lett till att medarbetarna nu behärskar det nya digitala landskapet. It-kompetensen har höjts rent generellt.  

– Utbildningen borgar för att personalen verkligen kommer använda de nya tjänsterna. Därför ser vi det som välinvesterade pengar. Det blev en av kommunens största it-utbildningsinsatser för personalen på lång tid, konstaterar Tina Strandberg.  

Framtidens krav på automatisering 

Än så länge har Växjös molnresan varit lite av en solskenshistoria. Det förstår man när Paul Gustafsson radar upp fördel efter fördel. Microsofts serverhallar bidrar till bättre fysisk och teknisk säkerhet för den småländska kommunen. Licenshanteringen blivit enklare och mer överblickbar. Molnflyttens stora vinnare är kommunens 7 500 medarbetare och den snabbt växande kommunen med snart 100 000 medborgare. Liksom många andra kommuner står Växjö inför stora utmaningar med att hitta rätt kompetens och samtidigt kunna bibehålla välfärden med en växande äldre befolkning. För att lösa framtidens behov måste de se till de möjligheter som automatisering och robotisering innebär.

– Atea har varit till stor hjälp för oss när det gäller utbildningen och klient- och licensavtal. Det är tryggt att ha med dem på tåget, säger Paul Gustafsson. 

Teknik sätter medborgarna främst 

Office 365 är byggda för samarbeten och har de verktyg som kommunen behöver för att rusta för framtiden. Paul lyfter applikationen Teams som ett strålande exempel. Den gör det möjligt för medarbetarna att samarbeta med externa parter. Onlinemöte i applikationen håller redan på att ersätta Skypemöten. Och möjligheten att dela dokument och samarbeta direkt med de externa parterna, besparar medarbetarna tidskrävande, administrativt arbete.  

– En socialsekreterare kan hämta information och anteckna direkt i mobilen när de är ute på fältet istället för att åka tillbaka till kontoret. Förskolepersonalen kan checka in barnen digitalt. Allt leder till att de kommer ha mer tid med barn, vårdtagare och medborgare, konstaterar Paul Gustafsson.  

Forms är en annan applikation som är klockren för en kommun med många olika verksamheter. Med den kan en byggarbetare exempelvis göra en checklista i mobilen som automatiskt synkas till datorn. Man kan använda den till enkätundersökningar, inbjudningar, ja, möjligheterna är obegränsade. 

Behoven kommer före lösningarna 

Men den nya tekniken ställer också krav på medarbetarna. För att Office 365 ska skapa maximalt värde vill it-avdelningen även utveckla egna applikationer. För att kunna ta fram de bästa lösningarna behöver de tillsammans med verksamheterna identifiera de behov som finns.  

Än så länge har medarbetarna lärt sig navigera i det nya landskapet. I den nya digitala arbetsplatsen har de fått Windows 10, större e-post och bättre lagrings- och samarbetsmöjligheter med OneDrive och SharePoint. I nästa steg kommer samtliga medarbetare att gå nanoutbildningar för att lära sig använda Teams fullt ut. Säkerheten är något de kontinuerligt arbetar med att utveckla. 

– Den här molnflytten är som att hoppa på ett snabbtåg. Vi är bara i början, avslutar Ulrika Gunnarsson.

Text: Janna Li Holmberg  
Foto: Jonas Ljungdahl