Två bolag i en it-miljö – så kan molnet underlätta

Sedan sammanslagningen av delar av verksamheterna hos systerbolagen Swea Energi och Qstar hade Björn Dilton, CIO, lärt känna de flesta baksidor av att hantera dubbla it-miljöer. Det var tidskrävande för honom själv och i praktiken ohållbart för medarbetarna. Det måste gå att lösa. Skulle det vara möjligt att lyfta in sådant som servrar, AD (Active Directory) och Office 365-funktioner i det andra bolagets it-miljö? Han tog frågan till Atea.

– De flesta organisationer som befinner sig i det här läget lägger ner den ena it-miljön och går helt in i den andra. Men det finns flera skäl till att vi inte vill göra det, säger Björn Dilton, som är ansvarig för it hos de båda systerbolagen.

Det bästa från båda bolagen

Svaret han fick från Atea var att det inte bara var möjligt att göra som Björn Dilton föreslog, utan rentav en smart väg att gå.

– Nu bygger vi upp en molnbaserad miljö för Qstar och flyttar stegvis in delar av it-miljön från Swea Energi. Det gör att vi kan ta tillvara det bästa från båda bolagens it. Vi får också en flexibilitet i övergången som är värdefull, förklarar han.

Dubbletter skapade förvirring och merjobb

Swea Energi, leverantör av framför allt eldningsolja och diesel, delar personella resurser med Qstar, som driver över 400 obemannade bensinstationer i Sverige. Det rör sig om ett 40-tal personer som arbetar för båda bolagen sedan drygt ett år. Ganska snart efter sammanslagningen av verksamheterna 2018 visade sig baksidorna.

– Det gick till exempel inte att skriva ut från den ena miljön till en skrivare som fanns i den andra. Det gick inte heller att dela Teams-ytor på ett rationellt sätt. Vi försökte lösa det genom att bjuda in personalen från ”det andra bolaget” som gäster, men då fick de ju inte tillgång till alla funktioner, berättar Björn Dilton.

– Allting blev dubbelt. Även mobilhantering behövde ske på två ställen för de här personerna, frågeunderlag skickades ut dubbelt och skapade förvirring och merjobb. Listan kan göras lång.

ROI på ett år

Lösningen är om inte genial så synnerligen pragmatisk och inte minst kostnadseffektiv. Genom att skapa en molnbaserad miljö för Qstar och lyfta in AD, filservrar, applikationsservrar, printservrar och övriga resurser från Swea Energi dit, kapar koncernen kostnader för dubbla licenser.

– Bara licensdelen betalar sig på 1,5 år. Totalt räknar vi med en ROI på ett år för hela lösningen.

Den största vinsten visar sig dock i det dagliga arbetet för medarbetarna, när de slipper växla mellan två it-miljöer och enkelt kan komma åt samtliga dokument och resurser. För Swea Energi innebär förändringen ett lyft av ett annat slag. När deras Citrix-miljö flyttas in i Qstars molnbaserade it-miljö kommer personalen även åt Qstar-världen genom Citrix-plattformen.

– Vi passar också på att byta ut de tunna klienter som används i systemet, och några på Swea Energi får även nya datorer i samband med flytten.

Ger full koll på it-miljön

Själva övergången kräver omfattande förberedelser och ett stort mått av noggrannhet. Björn Dilton beskriver det som en ”big bang”. Allt flyttas över samtidigt och det finns förvisso en risk för avbrott i ett eller flera system. När en resurs väl flyttas in i den nya miljön går det inte att backa, och om något skulle ha missats finns ingen möjlighet att återskapa det.

Men han är inte orolig. Förberedelserna som har gjorts tillsammans med Atea har varit minutiösa med kartläggningar av varje server, applikation och annan resurs.

– Det hade varit enklare att flytta från Qstar in i Swea Energi, eftersom den senare är äldre och innehåller betydligt fler skräddarsydda speciallösningar som vi inte alltid har full koll på. Men genom att göra så här får vi samtidigt en genomlysning av hela it-miljön för de båda bolagen, något som kommer att betala sig senare när vi planerar att slå ihop båda bolagens it helt och hållet, förklarar Björn Dilton.

Förenklar övergången till Azure

En annan fördel med att gå in i Qstars miljö är att den är kopplad till Azure, vilket ger en frihet framåt. Målet är att så småningom gå över helt till Azure. Det skapar en mobil miljö där användarna inte behöver vara kopplade till specifika fysiska platser för att utföra sitt arbete. Dessutom ger det Qstar full kontroll över samtliga enheter genom en samlad portal hos Microsoft.

I skrivande stund är inte flytten genomförd. Men Björn Dilton har stort förtroende för Atea och deras förmåga.

– De har förstås en bred kompetens, men framför allt upplever jag att det finns en vilja att lösa saker. Det gör att det är enkelt att komma framåt i projekt och också att det är väldigt roligt att jobba med dem.

Skribent: Henrik Lundqvist Rådmark
Foto: Crelle Ekstrand