Region Skåne satsar på smartare licenshantering

Det var länge ett tidskrävande arbete för Region Skåne att få koll på hur, var och av vem organisationens it-licenser användes. Med en bättre kontroll sparar regionen nu miljontals kronor i licensavgifter varje år, pengar som istället skapar värde i verksamheten.

I regionen arbetar 35 000 medarbetare för att se till att bland annat vård, kollektivtrafik, klimatfrågor, näringsliv, kultur och samhällsplanering fungerar i Skåne.

För it-avdelningen i regionen var det länge ett omständligt arbete att få en samlad bild av vilka licenser organisationen hade köpt in, var de fanns och vilka medarbetare som de var kopplade till.

De system som användes tidigare skrev ut rapporter i Excel, som sedan samkördes med de installationer av mjukvara som gjorts i verksamheten.

– Det gjorde oss väldigt upplåsta. Det kunde ta flera veckor att skapa en rapport som visade vårt licensanvändande på en större applikation, som Adobe. När rapporten väl var klar efter någon månad kunde vi redan ha fått in 20 nya beställningar, vilket gjorde rapporten inaktuell direkt, säger Ulrika Zarnhall, licensspecialist på Region Skåne.

En licenskoll som tidigare tog veckor tar idag timmar

I dag är situationen en helt annan. Kontrollen av licenserna har förenklats rejält med tjänsten Atea License Manager, som Region Skåne kom i gång med på allvar för ungefär ett år sedan.

Tjänsten bygger på teknik från Snow Software. På varje dator finns agenter (datorprogram som jobbar självständigt i bakgrunden) som rapporterar in vilken mjukvara som finns installerad. När det är klart kopplar systemet samman mjukvaran med regionens avtal.

Lund uppifrån

Idag tar det några få timmar att få ut rapporter om hur och var en programvara används, vilket tidigare tog veckor. Om en licens upptäcks på en dator som inte används kan den omedelbart avinstalleras, så att regionen inte behöver betala för något som inte används.

– Om vi ska förnya ett avtal kan vi enkelt ta reda hur många licenser vi har och om vi verkligen använder allihop. Det kan leda till att vi kanske minskar antalet licenser i det nya avtalet – eller till och med säger upp det, säger Ulrika Zarnhall.

Sparar miljoner med effektiv licenshantering

Tidigare har regionen valt att hellre ha för många licenser för att vara på den säkra sidan, då en revision kan leda till höga straffavgifter. Med en bättre översikt blir det enklare att ha rätt antal. Ulrika Zarnhall beräknar att det årligen leder till besparingar på flera miljoner kronor, som nu kommer verksamheterna till godo istället.

– En mer effektiv hantering sparar inte pengar till oss på it-avdelningen. Det är sjukhusen och övriga verksamheter som slipper betala för de här extra licenserna. Eftersom det är skattemedel kan pengarna användas till andra behov inom regionen i stället. Vi vet att medel som blir över ibland överförs till exempelvis utvecklingsprojekt, säger hon.

Anna Rosén, licensansvarig på Region Skåne: 5 sätt att sänka kostnader med en smartare licenshantering

Samarbeta med verksamheten. För att lyckas måste ni förankra arbetet ute i organisationen och samverka kring frågan.
Börja smått med en eller två leverantörer. Det blir övermäktigt att försöka ta ett grepp kring alla licenser på en gång. Bättre att börja med en eller två leverantörer och få ordning på dem, innan ni går vidare med nästa.
Ta fram rapporter av användningen av mjukvara. Hur mycket används egentligen era befintliga licenser? Om ni ser att de inte används, informera verksamheterna om det och föreslå avveckling. Det kan leda till stora besparingar.
Konsolidering. Om ni har flera system som gör samma sak, hör med verksamheterna vilka de egentligen använder och vilka behov de har. Då kan ni renodla era licenser och kanske utveckla dem, i stället för att köpa på er ny mjukvara.
Optimering. Se till att avtalen matchar era behov, så att ni inte har fler licenser än vad ni behöver för varje programvara.

Först i Sverige med högsäkerhetslösning

Implementeringen av Atea License Manager drog i gång 2018. Processen är i grunden ganska enkel, men försvårades av den sammanföll med anpassningarna till GDPR. Det behövde göras en lång rad förändringar av regionens egna rutiner och it-miljön hos Atea.

Men Ulrika Zarnhall och hennes närmaste kollega Anna Rosén, licensansvarig, är mycket tacksamma för det stöd som de fick av Atea under hela processen. Bland annat fick de hjälp med att föra över samtliga avtal och licenser till den nya miljön.

När regionens informations- och it-säkerhetsavdelning inte godkände den ursprungliga tekniska lösningen, eftersom den byggde på en plattform som delades med andra, skapade Atea snabbt en dedikerad plattform. Helt avskild från övriga kunder.

Det innebar att Region Skåne blev först i Sverige med den typen av högsäkerhetslösning.

– Den dedikerade plattformen ger oss egentligen ingen skillnad i effekt, men nu lever tjänsten upp till våra säkerhetskrav, eftersom inga andra kan använda samma hårdvara som vi. Det här handlar ju om att säkra informationen som finns inom vår organisation, säger Ulrika Zarnhall.

Region Skånes kontor

Många möjligheter med fortsatt automatisering

Licenshantering är ett komplext område, som ofta känns som en djungel, medger Ulrika Zarnhall och Anna Rosén. Därför ser de en stor potential i en fortsatt utveckling mot fler automatiserade processer.

Atea har redan tagit fram en tjänst för automatisk tilldelning av licenser för SQL, som hjälper regionen att vara korrekt licensierad utan att Ulrika Zarnhall och Anna Rosén själva måste gå in i systemet och tala om vilken server som ska ha vilken licens.

Drömscenariot vore en lösning där de bara skulle behöva mata in avtal och antal och sedan skulle systemet sköta resten, allt från sammankoppling till åtgärdsrapporter.

– Ju mindre arbete vi behöver utföra manuellt, desto mer tid får vi till andra aktiviteter, till exempel förbättringsåtgärder och framtidsspaning, säger Ulrika Zarnhall.

Så hjälper Atea Region Skåne med licenshanteringen

Atea har drivit hela projektet med att implementera Atea License Manager, allt från att sätta upp miljön och importera avtal till att få ut agenter på verksamheternas it-utrustning.
Implementeringen sammanföll med anpassningen till GDPR och Atea var behjälpliga med att skapa de nya rutiner och nya it-miljöer som lagstiftningen kräver.
För att trygga Region Skånes information och leva upp till regionens säkerhetspolicy har Atea skapat en dedikerad plattform för tjänsten.
Tjänsten Atea License Manager drivs i sin helhet av Atea och innehåller daglig inventering av mjuk- och hårdvara, nyttjandemätning av programvara, molntjänster och tillgångar, kontroll av klienter, tillgång till avtal och licenser på ett ställe, förkonfigurerade standardrapporter samt skräddarsydda tilläggstjänster utifrån behov.
Region Skåne och Atea har veckovisa avstämningar, det kan handla om att importera nya licensavtal eller diskutera frågor kring plattformen.

Meningsfullt när skattemedel används på ett bättre sätt

Både Ulrika Zarnhall och Anna Rosén har jobbat länge med it inom Region Skåne, i 22 respektive 18 år. Det ger dem en djup kunskap om organisationens digitala utveckling ur ett historiskt perspektiv, samtidigt som de är med och driver utvecklingen framåt.

De har täta kontakter med andra it-ansvariga inom organisationen, exempelvis för klient- och serverplattformarna och de större systemen.

– Vi har många kontakter i organisationen och stöttar dem varje dag. Det kan handla om att informera kollegor om framtidsplaner och teknikuppdateringar som i sin tur skapar behov av licenser. Det är ett roligt och meningsfullt jobb, säger Anna Rosén.

Hon får medhåll av Ulrika Zarnhall:

– För mig känns det särskilt bra att vi kan se till att verksamheterna är optimalt licenserade och kan minska sina kostnader, så att våra skattemedel kan användas på ett bättre sätt.

Skånes universitetssjukhus

Text: Johan Bentzel
Foto: Christian Andersson/Apelöga