Hoppa till huvudinnehåll
Tillbaka till En lektion i Microsoft Teams

Frågor och svar om Microsoft Teams 🙋‍♀️

Här får du svar på de frågor som ställts av deltagare på de webinar som handlar om Teams. 💡 Tips! Det är många frågor, så använd sökfunktionen (ctrl+F) i din webbläsare för att hitta svar på din fråga snabbare.

Kan vem som helst logga in på ett Teams-möte (givet att de har länken) oavsett om de har programmet eller inte?

  • Japp, man kan använda teams som "gäst" för att delta i ett möte. Lobby-hanteringen är enda sättet att förhindra att oönskad deltagare är med på mötet.

Hur många privata kanaler kan man ha i ett Team?

  • 30

Hur många kanaler kan man ha i ett Team?

  • 200

Kan man lägga till en egen logga för sitt Team?

  • Ja, som administratör av teamet så kan bilden ändras.

Är det möjligt att ha möten mellan Skype och team?

  • Nej

Är det möjligt att se mer än fyra personer åt gången när man ringer varandra (foto)?

  • Nej, du kan däremot välja vems bild du vill se genom att högerklicka på personens bild och välja "Pin"/"Fäst"

Kan du bara chatta och ringa med människor i organisationen?

  • Nej, även utanför förutsatt att denna funktion är påslagen av administratören

Kan du använda Planner i privat kanal?

  • Nej. Inte på samma sätt som i vanliga kanaler, däremot kan du skapa den i Planner-applikationen och sedan lägga in den som en webbläsare i flikarna.

Är det så att alla deltagare kan spela in ett pågående möte? Går den funktionen i så fall att disabla så att det endats är mötesledaren som kan?

  • Alla interna deltagare kan spela in per default. Detta går att sätta via policys eller sätta personer som deltagare i mötet innan eller under mötet

Hur visas deltagare om det är t ex 25 st - i en rad som går att scrolla?

  • Ja

Kan man i Teamschatten lägga till grupper från distlistor som man kan i Skype. Ex se.dg.xxx.forsaljning eller konsult? Eller måste man lägga till alla personer en o en i den kontaktgrupp man skapat?

  • Bara en och en eller via "taggar"

Kan man räcka upp handen i Teams?

  • Nej - funktionen är på väg att rullas ut. Denna funktion kommer inom kort. Finns inte tillgänglig idag 30/3 2020.

Kan man skapa smågrupper under Teams-möten? Exempelvis om jag vill att mötesdeltagarna ska diskutera en fråga i smågrupper, för att sedan komma tillbaka till stormötet?

  • Inte idag, men funktionen är under pågående planering.

Hur många deltagare kan synas "live" i ett Teamsmöte?

  • Max fyra deltagare kan synas på skärmen samtidigt, oavsett om kameran är på eller om det är ens profilbild.

Många universitet och högskolor har behov av att begränsa chatmöjligheterna i Teams för studenter att kontakta lärare. Är detta möjligt? Hur i sådant fall? Studenter och lärare är i samma tenant.

Kan man rensa chatt på en person eller ta bort en person från chattflödet helt?

  • Ja, förutsatt att man har behörighet att göra det.

Kan man ändra ett team från privat till offentlig?

  • Ja detta går att göra under "redigera team".

Kan man i efterhand lägga in så att Teams gruppen syns i Outlook - är ju en grupp i grunden?

  • Ja, detta kan göras via PowerShell.

Kan man söka på sökord i en hel kanal?

  • Ja. Använder man sökfunktionen som ligger högst upp i Teams så söker den i alla kanaler och grupper som man är med i.

Hur gör du för att zooma in på delar av din skärm för att visa små symboler/delar av skärmen som är svårt att se?

  • Vi använde programvaran "Zoomit".

Hur flyttar man en mapp i filer under flikar i en kanal?

  • Då teams bygger på sharepoint så ligger mappstrukturen där. Om du öppnar sharepoint så finns möjligheten att flytta mappen där

Vi har haft problem med att personer jobbar i samma word- eller powerpoint-dokument i Teams, och vissa ändringar bara faller bort. Lite otäckt! Är problemet känt?

  • Genom att klicka på "Arkiv" och "Versionshistorik" kan ni enkelt återkapa tidigare versioner av filer, om information har gått förlorad.

I Planner - kan man tilldela uppgifter på en extern person utanför själva kanalen eller Teamsgruppen?

  • Ja, men de läggs då till i gruppen/teamet.

Kan man koppla DropBox också?

Hur blir det med möte då några av våra leverantör fortfarande kör Skype och vi kör Teams. Måste man göra någon speciell inställning?

  • Teams och Skype kan inte prata med varandra förutsatt att man inte har en "brygga" som gör det möjlig. Atea har lösningar som gör det möjligt.

Är tanken att man ska skapa filer i Teams eller i One Drive?

  • Beror på hur filen skall användas men båda sätten fungerar så det är vad man föredrar.

Hur håller man sig uppdaterad med nyheter?

  • Om nyhetsuppdateringar sker via Teams är det bästa sättet att se till så aviseringar för det nyhetsflödet är aktiverat.

Kan man lägga till externa personer i ett team, ex från kund?

  • Ja det går bra, externa personer bjuds in som gäster och har begränsade rättigheter.

För projektplanering, är det Planner som gäller då? Både för kortsiktiga uppgifter och långsiktiga planer?

  • Tanken med Office 365 är att du ska kunna använda vilka verktyg du vill som passar men för projektplaner skulle vi rekommendera Planner för både kortsiktig och långsiktig planering.

Outlook är ju synkat med Teams. Men är Teams synkroniserat med Outlook? Dvs. om jag lägger en kalenderhändelse i teams, syns den i min outlook-kalender?

  • Ja, det är synkat åt båda hållen.

Vi har precis fått igång Teams men ser inte alls kalendern - någon idé om hur man får igång så vi ser och kan använda den?

  • Det kan vara så att er IT-avdelning inte har slagit på funktionen.

Har fått besked att det finns begränsningar i antal resurser (rum/plats) som kan läsas upp? Vi är en stor org (26' anst) och har många mötesrum. Ibland behöver jag ju kunna ha både ett rum och ha med deltagare per länk?

  • 100 st per rumslista.

Vad gör man när man inte fått tillgång till kalendern ännu. Vår IT-avdelning har inte prioriterat detta av någon anledning....med att schemalägga möten, alltså. Kan man göra det ändå?

  • Detta går bra att göra via Outlook.

Kan du styra en inbjudan så texten "Anslut till Teams-möte" blir på engelska? Gärna styra så engelska är standard för alla i hela organisationen?

Hur många kan delta och skriva i ett dokument samtidigt?

  • Gränsen ligger på 99 st.

Snyggt med mötesanteckningar mm direkt i mötet. Men hur hittar jag denna info om 4 år när jag letar. Funkar SÖKEN på detta? Och har Microsoft planer på förbättrad sök? Idag söker Teams-söken t ex inte i Wikis eller Onenotefilerna?

  • Sök i Teams kommer förbättras snart.

Skype vs. Teams, när kommer de att vara kompatibla i t.ex. möten?

  • Troligtvis aldrig.

Ett alternativ är att boka Teamsmöte via Outlook - men där har vi problem att många saknar ikonen Skapa Teamsmöte i Outlook - vad kan det bero på?

  • Kolla ifall administratören stängt av detta.

Kan man föra egna mötesanteckningar som inte andra kan se?

  • Ja, genom att skapa ett eget anteckningsblock på ditt egna konto. Skapar du anteckningar i teams ser samtliga som är med i teamet.

Kan jag stänga av andra deltagares ljud?

  • Ja det kan du, den personen får då upp en text som talar om att någon har stäng av ljudet och kan välja att slå på det igen.

Kan alla deltagare skriva i whiteboarden?

  • Ja, deltagare i din organisation. Inte externa deltagare.

Kan man lägga in bilder i whiteboarden?

  • Ja det kan man.

Jag upplever det lite svårjobbat när jag inte kan "bläddra" mellan olika dokument i Teams. Alltså om jag är inne i ett dokument och vill se information i ett annat, så måste jag lämna det första och gå in i det andra för att sedan lämna det och gå in i det första igen. Finns det en funktion som gör att jag kan ha flera dokument öppna samtidigt (liknande när jag arbetar i World på datorn)?

  • Öppna dokumenten direkt i Office Online eller med din skrivbordsapp. Det kommer också en funktion för att "plocka ut" dokument från Teams till ett eget fönster.

Kan jag använda filmen externt senare? Dvs. var hamnar den om jag vill länka?

  • Du kan gå in via sharepoint för det aktuella teamet där filmen lagras, där kan du sedan sätta rättigheter för att ange vem som ska få access till filmen.

Kan alla deltagare automatiskt ta del av inspelningen, eller bara organisatören (som i sin tur kan dela/edit)?

  • Alla interna deltagare kan komma åt inspelningen.

Hur kopplar man upp till ett Skypemöte via Teams? Alltså jag har fått en skypemötesinbjudan via mail men har inte Skype.

  • Teams och skype kan inte prata med varandra förutsatt att man inte har en "brygga" som gör det möjlig. Atea har lösningar som gör det möjligt.

När jag använder Whiteboarden så skriver jag ju på skärmen. Hur gör jag för att det ska vara enkelt att skriva? Är penna din rekommendation eller hur kan jag jobba så att det går att läsa vad jag skriver och ritar?

  • Ja, penna är att rekommendera vid text.

Kan man samarbeta i ex ett worddukument även om man är i en gruppchatt tillsammans?

  • Ja det går bra, dela filen med de personer du vill arbeta med så kan ni gå in i dokumentet och arbeta samtidigt.

Kan man ha ett team som är helt externt - utanför organisationen?

  • Du kan bli inbjuden som gäst i en extern parts miljö. Då kan du bredvid din profilbild i övre högra hörnet enkelt byta till den miljö du vill arbeta i.

Går det att använda andra molntjänster än OneDrive för filer?

  • Du kan ansluta 3-parts appar, kolla med den leverantören där du lagrar filer om de har ett plugin till Teams.

Har teams någon "push-to-talk" funktion i möten?

  • En "räcka upp handen" funktion kommer snart i möten. Push to talk är en annan funktion som kommer lite senare i Teams.

Kan man ha en kanal i en kanal? (dvs. dela upp Ekonomi i flera undergrupper t.ex?)

  • Nej, kanaler kan endast innehålla filer och flikar.

Hur får jag till radbryt på datorn? Jag har skickat många hej, eftersom jag tryckt enter för att byta rad.

  • "Shift" + "Enter" gör att man får ett radbryt utan att skicka.

Finns det en gräns för hur många som kan vara med i ett teams audio möte?

  • 250.

Vad är skillnaden på det mötet som vi deltar i nu jämfört med det du startade under webbinaret? Vad är det exempelvis som gör att vi inte får video- och mikrofon-alternativen?

  • Det är en version av teams som gör att det inte går att prata som deltagare, endast skriva. Läs om versioner här.

Om man har flera inloggningar? När man är konsult, så får jag en inlogg per företag. Hur fungerar det? Går det att synka t ex kalenderna (och att där man är syns vilken typ av bokning, men för de andra är det ej synligt vilken typ).

  • Använd olika profiler i en webbläsare för olika inloggningar. I mobil appen finns stöd för flera användare.

Kan man använda whiteboarden till att skriva text?

  • Inte direkt i Teams. Däremot om man öppnar Whiteboard appen så är detta möjligt.

Hur kan man skapa ett videomöte direkt från kontakter man har i Outlook? Utan att bjuda in via kalendern...

  • Gå in i kalender i teams och välj "meet now" bjud sedan in de deltagarna du önskar. Kontakterna skall vara synkad med din outlook om allt är konfigureringar är rätt.

Hur kommer det sig att det så ofta blir rundgång när man har Teamsmöte?

  • Vid rundgång så använder oftast deltagarna externa högtalare i samband med dåliga micar. Rekommenderar headset vid teamsmöten.

Om det är många deltagare i ett möte - visas alltid den som har ordet i bild "live"?

  • Japp, om man inte har "fäst" 4 andra deltagare.

Om man råkar ta bort en fil som jag skulle behövt ha kvar finns den sparad på något sätt eller är borttaget borttaget?

  • De hamnar i papperkorgen under den tillhörande siten i SharePoint. Där ligger filerna i 93 dagar om det inte finns en retention policy som säger annat.

Om man går in ett videomöte via en kanal, kan man där som lärare styra så att andra medlemmar inte kan stänga av andras mikrofoner och kamera?

  • Man kan i mötet sätta andra personer som deltagare, dvs. de kan inte dela/muta andra/ta bort andra deltagare.

Jag/ mina elever vill kunna dela anteckningar från skrivbok. Hur gör vi det?

  • Beror på om du har en utbildningslicens eller inte. Annars kan du bara dela hela anteckningsboken via dela knappen.

Hur många kan man bjuda in i teams möte utan att man sänker kvalitet ljud?

  • Man skall kunna mötas 250 st, vad som avgör om det blir dålig kvalitet är bandbredden på internetförbindelsen.

Hur får man tillgång till kalendern?

  • Det kan vara så att er IT-avdelning inte har slagit på funktionen.

Ni visade hur ni arbetade i samma dokument men går det att ha ett t.ex. worddokument som är låst och teammedlemmar inte kan ändra i?

  • Allt styrs via vanliga SharePoint rättigheter så det går att ändra. Även mer avancerade dokumentsäkerhetsfunktioner kan också användas om dessa ingår i den prenumeration ni använder.

Blir det sämre mottagningskapacitet om man använder video?

  • Att använda video tar mer bandbredd. Har man begränsad bandbredd så videon inte räcker till kan "mottagningen" upplevas sämre.

Går det att dela en ppt presentation så att deltagarna ser själva ppt bilderna men man själv ser även kommentarerna som man skrivit under själva ppt bilderna som "hjälptext"?

  • Inte om man delar PPT i Teams. Om man har 2 skärmar kan man dela ena fönstret med presentationen, och på den andra har man kommentarerna.

Kan jag deleta i en chat?

  • Om policyn som administratören satt tillåter att man kan ta bort inlägg, så går det.

Går det att synka en fil från teams med datorns fil? Dvs. man har en fil på sin dator som man lägger upp i teams, den uppdateras där. Kan den synkas automatiskt?

  • Teams bygger på Sharepoint och sharpoint har stöd för att synkronisiera filer lokalt. Gå in via sharepoint och synkronisera den mappen du önskar.

Kan man ha flera fönster öppna i teams?

  • Nej, inte i dagsläget. En tillfällig lösning om man vill ha flera fönster är att använda en webbläsare.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan Teams Meeting och Teams Live Event? Skulle ni till exempel ha kunnat köra ett liknande webinar som Meeting?

  • Vi hade inte kunna kört detta event med Teams Meeting då begränsningen är 200 deltagare. Läs om Live event

Hur ska man tänka med tanke på att Teams och Sharepoint är ihopkopplat? Hur ska man hantera/skapa/ta bort mappar och filer? I Teams eller via sharepoint? Eller har det ingen betydelse?

  • Det rekommenderas att detta görs via Teams. Tar man bort mappar Teams använder kan kopplingar brytas.

Om man först har bjudit in all personal till ett möte kan man sedan på ett enkelt sätt dela in de i mindre grupper?

  • Funktionen "Break out rooms" är under planering.

Kan man arkivera ett Team med kanaler, sharepoint osv. externt från Teams så att den kan laddas senare om så önskas?

  • Man kan arkivera ett Team som då sätts i read-only läge.

Hur funkar kopplingen med one note? Hur behöver one note boken vara "spard? Möjligt att dela blad eller bok?

  • OneNote'en i Teams är kopplad till teamet's medlemmar. Man kan också dela hela boken idag, men inte avsnitt.

Hur kan man lagra filer från ett mail direkt i ett team på Teams?

  • Detta är beroende på Outlook version men testa högerklicka på bilagan och leta efter "ladda upp".

Hur öppnar man ett dokument och spar ner det någon annanstans?

  • Klicka på dokumentet i fråga, klicka sedan på "File > Save as" för att välja var det skall sparas.

Kan man bryta ut i små grupper och sedan återta dem i stor grupp som grupp rum?

  • Funktionen "Break out rooms" är under planering.

Kan man få in sina kontakter man har i Outlook i Teams?

  • Ja, under kontakter.

Kan man vara inne två personer samtidigt i ett dokument i Team?

  • Ja, man kan vara upp till 99st personer samtidigt och redigera i ett dokument.

Finns det några stora skillnader/begränsningar med att använda teamsappen på iOS/Android jämfört med PC?

  • 80% av alla funktioner finns i appen

Om man har ett gruppmöte och är många personer, kan man använda någon form av talarlista då?

  • Räck upp handen-funktionen som lanseras inom kort.

Kan man vara medlem av flera team?

  • Ja du kan vara medlem många olika Team i verksamheten och gäst i Team i exempelvis nätverk med flera verksamheter/kommuner

Kan man som individ bestämma språket på Teams-appen?

  • Inställningar - översätta inlägg

När en kanal är privat, ser övriga i teamet som inte är med i kanalen att den finns?

  • Nej, de ser den inte.

Är Teams säker att använda i vår verksamhet?

  • Ja

Morgonmöten. Funkar det bara om man bjuder in via kalendern i Teams? Vi har inte koppling mellan Outlookkalendern och Teamskalendern hos oss?

  • Går att köra utan exchange integrerat då kanalmöten läggs i gruppkalendern

Måste man spela in mötena eller läggs de upp automatisk om man skapar upprepande möten?

  • För att få inspelningar, måste man spela in

Hur hänger kalendern i Teams ihop med min kalender i Outlook?

  • Det är samma kalender, dvs. dom är synkroniserade med varandra

Om man vill lägga in agenda i ett möte i en grupp i förväg, dvs. man gör lite bullets i minnesanteckningarna funktionen så det blir enkelt att skriva beslut under mötet, syns det i förväg då? Dvs. innan mötet har börjat? Eller finns det ett bättre sätt att göra?

  • Ja, det gör det och är ett utmärkt sätt att förbereda mötesdeltagarna på

Brukare. GDPR aspekter på att spara personuppgifter här?

  • Detta är en fråga som är svårt att ge ett kort svar på. Vänligen kontakta din lokala Atea-representant så reder vi ut dom frågeställningarna ni har kopplat till GDPR etc.

Jag undrar lite kring sekretess och hur säkert det är att lägga filer men information kring brukare i TEAMS?

  • Detta är en fråga som är svårt att ge ett kort svar på. Vänligen kontakta din lokala Atea-representant så reder vi ut dom frågeställningarna ni har kopplat till sekretess etc.

Generellt en fråga kring GDPR eftersom det sparar personuppgifter på väldig många ställen. Hur har ni tänkt kring det?

  • Detta är en fråga som är svårt att ge ett kort svar på. Vänligen kontakta din lokala atea-representant så reder vi ut dom frågeställningarna ni har kopplat till GDPR etc.

Finns det information på något ställe där man kan lära sig mer om att dela in deltagarna i ett pågående möte i olika rum, så deltagarna kan diskutera olika saker i olika "rum"

  • "Break out rooms" är under utveckling för Teams. Man kan dock lösa med "work-arounds" idag

Inom omsorgerna finns många personal utan tillgång till egen dator, det ställer till det, har ni tips på hur någon kommun löst detta?

  • Smarta mobiler eller läsplattor med sim-kort fungerar både med IOS och Android

Hur gjorde du "Delade resurser"?

  • Man skapar ett dokument bibliotek i SharePoint och anger rättigheter

Om jag skapar ett team och skriver in deras mejladresser får de en notis att jag har skapat en grupp med dem då? Och när jag gör saker i den gruppen, får de per automatik en notis då eller bestämmer jag om de ska få en notis? Exempel om jag vill bygga upp en struktur med möten, filer osv. för att lära mig men inte vill att de ska få se allt innan det är klart och jag lärt mig mer

  • Ja, de för en notis att de blivit tillagda. Notiser bestäms på individnivå men de får per automatik ej notiser när du bygger en struktur eller lägger till filer

Hur får man dit ikonerna på vänster sida, dvs. i kanalen?

  • Det kan vara så att er IT-avdelning har inaktiverat funktioner därav syns dom inte. Prata med er IT-avdelningen för att få funktioner aktiverade.

Hur kan man skapa en bra struktur avseende dokument mappar o.dyl

  • Detta beror helt och hållet på vilka behov som finns. Mindre mappar destu bättre skulle jag vilja påstå

Koppling till anteckningsböcker i OneNote

Går schemafunktionen att koppla ihop med befintliga schemaplaneringsverktyg som redan finns i t.ex. kommunal verksamhet idag? T.ex. Medvind?

Är tanken att man ska föra sina scheman dubbelt? Både i vårt ordinarie schemaplaneringsverktyg och i Teams schemaplanering?

  • Tanken är att antingen integrera eller köra en automatiserad kopiering. Så klart ett stand alone alternativ också

Hur integrerar det med andra system? Schemaplaneringen? Hur snabbt får man till den integrationen?

Hur är diskussionerna med kommunala verksamheterna gällande molnlagring av information av t.ex. personuppgifter? Var i "molnet" sparar det ur GDRP?

  • Detta är en fråga som är svårt att ge ett kort svar på. Vänligen kontakta din lokala Atea-representant så reder vi ut dom frågeställningarna ni har kopplat till GDPR etc.

Vad är det vanligaste misstaget kring Efterlevnad som användare gör?

  • Det vanligaste är att gå genom och diskutera vilka efterlevnadsfunktioner som krävs/behövs och gå igenom vilka licenskrav detta innebär när det gäller sekretessen, är det patientsäkert utifrån hälso- och sjukvårdslagen, dvs. kan man prata om elever via teams? Detta är en fråga som är svårt att ge ett kort svar på. Vänligen kontakta din lokala Atea-representant så reder vi ut dom frågeställningarna ni har kopplat till GDPR etc.

Hur löser man tvåfaktorsinloggning..?

Hur tänkte kommunen gällande var information ska sparas?

  • Det är en hel "vetenskap" att prata om dokumenthanteringspolicy. Vi på Atea genomför gärna halvdags workshop bara kring Teams för att prata om informationssäkerhet, policy, governance, gäst access livscykelhantering. Mycket viktiga frågor och det är mycket att tänka på för att sätta kundens policy och samarbetsstrategi men det går att göra på ett säkert sätt, det är viktigt att tänka till före ett införande.

Fast i vår kommun har vi inte koppling mellan vår Outlookkalender och den kalender som finns i Team. Finns olika uppsättningar?

  • Det kan vara så att er IT-avdelning har inaktiverat kalenderfunktioner. Prata med er IT-avdelning för att få dessa funktioner aktiverade.
Tillbaka till En lektion i Microsoft Teams