Öka er samarbetsförmåga med Microsoft Teams

Enkla möten

Klockan är 09.15 och det är dags för ledningsgruppsmöte. Fadima kopplar upp sin dator till TV-skärmen i vardagsrummet. Därefter öppnar hon mötet och går igenom de steg som verksamheten måste ta för att förbättra arbetsmiljön för samtliga medarbetare.

Delade konversationer

Amin formulerar en sammanställning av arbetsmiljön. Alla deltagare kan se vad han skriver – de kan också redigera samtidigt, i samma dokument. Matilda kan inte delta i mötet, men läser sammanställningen och chatten efter lunch. Där ser hon vad som framkommit och kan komplettera med det hon tycker behövs. Torsten kunde inte koppla upp sig med video idag, men deltar i samtal och chatt.

Minska mailkorgen

Ledningsgruppen sköter numera alla interna samarbeten i Teams. Chatten är den funktion som förenklat deras vardag mest. Nu behöver de bara kolla mejlen 1-2 gånger per dag, tidigare ägnade de flera timmar per dag åt att gå igenom inkorgen. Amin, som även för protokoll, uppskattar att chatten stödjer textformatering, emojs och gifs. ”Det gör kommunikationen tydligare och roligare”, säger han. Att bjuda in gäster i chatten är en annan uppskattad funktion.

Dela anteckningar - i realtid

Tidigare förde deltagarna i ledningsgruppen egna anteckningar: vissa för hand och andra i olika dokument. Med den digitala anteckningsboken som finns i Teams är det inte längre nödvändigt. Nu kan alla anteckna samtidigt, dokumentera mötet (exempelvis genom protokoll) och skapa att-göra-listor som alla deltagare har åtkomst till. Även de som inte varit med på mötet kan gå tillbaka och läsa det som dokumenterats och vilka uppgifter som behöver genomföras.

Senaste versionen av gemensamma dokument

Med Teams har ledningsgruppen alltid tillgång till gemensamma filer och kan arbeta i dem när det passar varje individ bäst. De kan enkelt dela med sig av material till varandra, vilket skapar en större transparens i samarbetet. Alla i gruppen har alltid den senaste informationen, de behöver inte längre oroa sig för att det finns flera versioner av samma dokument. Sökfunktionen är avancerad och det går snabbt att hitta tidigare trådar, diskussioner och dokument. Idag kan ledningsgruppen lägga mer tid på kreativt utvecklingsarbete och trendanalys. Vardagen har blivit roligare och har ett behagligare flow.