”Det krävs nya vanor för att ge produktiviteten ett lyft”
Nya molntjänster gör det ännu enklare att skapa smidiga samarbeten och lyfta produktiviteten. – Men för att verkligen lyckas krävs att man utmanar invanda beteenden och kommer överens om hur funktionerna ska användas i teamet, betonar Mariya Trusova och Fredrik Wendel-Persson, produktivitetskonsulter på Atea.
Vi människor mår bra av vanor och rutiner. Det skapar trygghet och stabilitet. Men för att få till smidigare samarbeten och bli mer produktiv krävs att vi utmanar oss själva och öppnar oss för nya sätt att jobba. Det kan exempelvis handla om att bli mer transparent i sin kommunikation.
– Ta en vd som haft som rutin att mejla ut ett veckobrev till sina medarbetare. Den nya vanan kan handla om att istället skapa ett inlägg i Teams där berörda kan läsa texten. Kommunikationen blir då mer transparent och medarbetarna kan skriva frågor och kommentarer direkt under texten och vd:n behöver inte längre svara på samma frågor flera gånger, säger Mariya Trusova och lägger till:
– Det är något som våra kunder sätter stort värde på, när vi visar hur små förändringar leder till stora besparingar i tid. Timmar som de hellre lägger på utveckling av organisationen.
Mariya Trusova
Mariya Trusova firar snart ettårsjubileum som produktivitetskonsult på Atea. Dessförinnan jobbade hon på IBM i Dublin under fyra år. Först med serviceärenden, på Service Desk, och senare med ansvar för ständigt pågående förbättringar i rollen som Continuous Improvement Lead. Hennes passion för att driva förändring och utveckling gjorde att hon snabbt fick ansvar för stora kunder och deras förändringsprocesser.
Så leder transparens till fler idéer
Fredrik Wendel-Persson nickar och spinner vidare på tråden med vd:n som blir mer transparent.
– Våra kunder märker snabbt att det nya sättet att jobba skapar ett mer innovativt klimat där fler idéer kommer fram. Fördelen med att exempelvis se kollegornas kommentarer under texten (som vd:n postade) är att man kan läsa, reflektera och själv komma på nya lösningar utifrån dessa kommentarer och frågor. Transparensen gör oss mer produktiva, men vi behöver påminnas om att nya vanor känns obekväma till en början.
Och beteenden är något som Fredrik har koll på, han pluggade beteendevetenskap på Umeå universitet med inriktning mot it. Det gav erfarenhet och kompetens som han har stor nytta av när han hjälper Ateas kunder att åstadkomma varaktig förändring. Rollen som produktivitetskonsult på Atea klev han in i för två år sedan.
Fredrik och Mariya åker ut på nio av tio kundmöten tillsammans, eftersom uppdragen oftast växer snabbt i omfattning och deras kompetenser kompletterar varandras.
*Pop-out-chatten. ”Nu slipper du stänga ned det du håller på med för att simultan-chatta med dina kollegor. Använd knappen: ”Öppna chatt i nytt fönster”.
*Hand up visar att du räcker upp handen. ”En användbar funktion för att inte prata i munnen på varandra under videomöten. Var tydlig med att ni kommer att använda den när mötet har fler än tre deltagare.”
*Inga oväntade besök från lobbyn. ”Våra kunder sätter stort värde på att ingen släpps in i mötet utan att du klickar på ”släpp in från lobbyn”. Tidigare kom medarbetare från samma verksamhet in automatiskt i mötet, vilket ledde till att de ibland hörde saker som inte var ämnade för deras öron”.
Ctrl + F – Sök i det fält som du står i just nu. ”Ett användbart kortkommando för sökningar. Står du i en specifik chatt söker du enbart i chatten. Skulle du vara inne i en viss kanal kan du söka i den”.
”Sätt fast” medarbetare du snackar med ofta. Du kan välja att ”fästa” de kollegorna som du chattar med ofta. Chattloggar för de personer som snackar med ofta (och valt att fästa) kan nu bli tillgängliga off-line. ”Säg att jag behöver arbeta på tåget. Då kan jag snabbt se det som jag och Mariya chattade om, utan att koppla upp mig”.
Egna taggar för att knuffa på personer och team.
Vi har tidigare kunnat skriva @Person1 för att rikta oss mot en person, eller @Team för att nämna hela teamet. Nu kan du även skapa egna taggar. Till exempel taggen @Chefer för alla chefer inbjudna till ett team eller @Projektledare. Du spar tid genom att rikta informationen i ett inlägg till rätt personer.
Utveckling och nya lösningar gör jobbet lustfyllt
Atea har totalt ett trettiotal produktivitetskonsulter från norr till söder, något som Fredrik och Mariya uppskattar när det gäller att utforma nya lösningar, bolla idéer och fråga om hur kollegorna löst liknande utmaningar.
Den här hösten är det många verksamheter i offentlig sektor och näringsliv som vill ta ett bättre grepp om både infrastruktur och molntjänster.
Fredrik Wendel-Persson
Vilket är det bästa sättet att få till smidigare samarbeten och öka produktiviteten?
– Mest motivation hos medarbetarna och mest Bang for the buck, får vi när Ateas produktivitetskonsulter kan jobba parallellt med företagets it-arkitekter och tekniker. Vi inleder alltid våra uppdrag med att ta reda på vad som fungerar väl idag och vilka flöden, rutiner och processer som kan bli smidigare och mer effektiva, säger Fredrik Wendel-Persson.
Efter den första analysen är det dags att utforma riktlinjer, policys och lathundar som gör det enklare att använda samma verktyg.
– Sen sätter vi oss med varje team, eller enhet, för att visa hur de kan använda funktionerna på ett sätt som passar deras vardag och rutiner. Vi går till exempel igenom hur olika mötesrum fungerar och hur man kan använda chatten istället för att mejla. Vi stöttar med allt, från strategi till det konkreta. Kunderna uppskattar att vi puffar dem i rätt riktning och att de kan ringa och fråga om stort som smått, säger Mariya Trusova.
Bäst när ledarna tar första steget
När det handlar om produktivitet är det absolut mest effektivt när ledarna och cheferna lär sig använda de nya verktygen först. Men enligt Mariya och Fredrik är det ofta tvärt om. Önskan om att jobba på ett enklare sätt (och bli mer produktiv) kommer ofta från medarbetarna själva och det är en mellanchef som tar första kontakten.
– Produktiviteten är en snöboll som sätts i rullning. Vi börjar med att träna ett team mitt i verksamheten. Medarbetarna berättar sedan för sina kollegor om de nya verktygen och den positiva förändringen. Sen växer uppdraget snabbt, vi tränar fler grupper och team. Efter några månader ringer vd:n och ber om ett möte för att komma ikapp, säger Fredrik Wendel-Persson.
Lönsamt att använda samma verktyg
Att testa nya funktioner visar sig ofta vara både roligt och lönsamt.
– Varje vecka upptäcker våra kunder att de inte behöver tre eller fyra appar som fyller samma funktion, till exempel dela dokument eller utforma enkäter. Det räcker gott med exempelvis Forms (för enkäter) som finns i Teams, säger Mariya Trusova.
Sommaren 2020 släppte Microsoft flera nya funktioner i Teams.
Vilka är era favoriter?
– Meet Now är en mötesfunktion som vi använder för att ge känslan av ett öppet kontorslandskap. Du kan gå in och ut ur andra möten och sen komma tillbaka till det öppna mötet för att småprata med kollegor. Det är lättsamt, roligt och välbehövligt, nu när många är lite trötta på att jobba hemma, tipsar Mariya Trusova.
Fredrik Wendel-Persson tipsar om hur man kan använda video för att förenkla vardagen.
– Jag uppmanar ofta våra kunder att spela in möten oftare. Vid nästa veckomöte kan du be alla deltagare att säga tre viktiga saker som de har på gång. Spela in dem, så kan man se videon i efterhand. Håll innehållet kärnfullt. Och vips, så har ni sparat tid på att inte skriva ut anteckningar. Självklart postar ni videon i ett forum eller spar den på en plats som alla känner till.
Så blir vi mer produktiva framöver
Vi har alla blivit medvetna om att världen förändras snabbt, därför kan det vara svårt att sia om framtiden. Men både Mariya och Fredrik är säkra på att våra samarbeten kommer att bli ännu smidigare, mer kreativa och mer produktiva framöver.
Fredrik Wendel-Persson uppskattar att molnlösningarna gör det så enkelt att förflytta sig och byta mellan platta, telefon och dator.
– Säg att Mariya ställer en fråga till mig i chatten samtidigt som hon sitter i ett kundmöte. Jag kanske är ute och tar en nypa luft och kan enkelt svara direkt från mobilen. Men den ständiga tillgängligheten ställer ju också krav på att jag är tydlig med när jag är ledig, säger Fredrik Wendel-Persson.
Både Mariya och Fredrik ser att WFH eller Work From Home, redan har blivit det nya normala.
– Att vara geografiskt obunden ger hela samhället ett lyft. Vi alla kan då rekrytera de människor som är mest passionerade för sina uppdrag. Och det om något gör ju arbetslivet roligare, säger Mariya Trusova.
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Erika Weiland
