Varför hämmas produktiviteten?

I mina möten med olika typer av verksamheter så finns det vissa gemensamma utmaningar som jag ofta stöter på. Kanske känner även du igen dig i dessa exempel?

• Mailinkorgen svämmar över med långa mailtrådar och mail som innehåller alltifrån viktig information till nyhetsbrev och reklam.
• Ett dokument i en gemensam mapp är låst för att en kollega redigerar dokumentet och du kan därför inte komma åt det.
• Filer mailas fram och tillbaka mellan kollegor för att sedan sammanställas av någon till en och samma version av filen.
• Kalendern är fullspäckad av en massa möten, många av dem är onödiga och tar lång tid.
• Det är många olika system att gå in och hämta information ifrån.
• Anteckningar tas på egen hand och skickas sedan om man har tur mellan mötesdeltagarna.

Beskrivna exempel hämmar produktiviteten i samarbetet och leder ofta till negativa känslor så som frustration och stress. På så vis är det inte konstigt att jag ofta får ett rungande JA när jag ställer frågan om det finns en önskan om att veta hur detta skulle kunna undvikas!

Vad är Microsoft Teams?

Microsoft Teams är en applikation i Office 365 som underlättar samarbete och reducerar många av de beskrivna scenarion som tagits upp ovan. Detta eftersom det är en gemensam plats för ett team (litet som stort) att kommunicera, dela filer, planera arbetet och ha möten. Applikationen möjliggör för att smidigt kommunicera genom chatt, både 1:1 och med flera. I applikationen går det att skapa gemensamma ytor i form av team för att samla kommunikation, delade filer och dokumentation som alla dessutom kommer åt oavsett plats eller enhet. Det finns även möjlighet att ha videomöten och dela skärm med varandra, vilket gör att det är lätt att samarbeta på distans. Du slipper dessutom navigera mellan olika program och fundera på var filen är sparad eller lägga tid på att leta rätt på information eftersom allt finns inom samma plattform. Många upplever att dessa fördelar med Microsoft Teams gör samarbetet smidigare, enklare och dessutom roligare.

Förändringsarbete

Så räcker det då med att införa Microsoft Teams för att skapa dessa effekter i organisationen? Som ni kanske misstänker är svaret ett tydligt nej. Många hoppas på att det räcker med att införa tekniken för att skapa förändring och få den effekt på arbetssättet som önskas, men ett införande slutar inte när tekniken är på plats. Vi behöver se införandet som ett förändringsprojekt med fokus på beteendeförändring och planera och genomföra införandet utifrån det tankesättet. Gör vi inte det, så är risken betydande att alla jobbar på precis som vanligt och att vi inte uppnår den effekt som var målet.

Vi måste alltid börja från grunden och förstå hur verksamheten eller den specifika gruppen idag samarbetar och vad det finns för önskan om förbättring. Vi behöver ställa oss frågor som exempelvis: Hur sker samarbete idag? Vilka behov finns? Hur ser det önskade läget ut? När vi har fått förståelse för detta så kan vi lägga planen för förändringen med de aktiviteter som behövs för att förändra samarbetet till att innefatta ett nyttjande av Microsoft Teams.

Att tänka på vid uppstart av användning av Microsoft Teams

Många känner sig frågade till vad man ska tänka på när man väl bestämt sig för att börja använda Microsoft Teams, så därför kommer här några tips vid uppstart.

• Börja från grunden. Sätt er tillsammans i gruppen och fundera på syftet med just ert samarbete.
• Skapa en struktur i teamet tillsammans med relevanta kanaler utifrån just era behov.
• Sätt upp "riktlinjer" över hur ni ska jobba i Teams. Vad ska ni göra i Teams och vad ska ni göra i andra applikationer? Hur ska ni kommunicera? Vilka filer ska ni lagra? Hur ska ni ha möten?
• Flytta filer från andra ställen och om dessa ytor inte går att avveckla så stäng av möjligheten att lägga till nya filer där.
• Påminn och stötta varandra när ni faller tillbaka i gamla mönster.
• Ladda ner Microsoft Teams-appen till telefonen så har du möjlighet att chatta från telefonen och komma åt information och filer därifrån.

Som jag skrev inledningsvis, med teknikens möjligheter borde ju samarbete vara enklare än någonsin. Men för att skapa förändring så krävs att tid och energi läggs på att bygga upp ett bra arbetssätt i den nya plattformen och att få med alla medarbetare på banan. Först då kommer ni också uppleva den revolution på samarbete som Microsoft Teams faktiskt kan bidra till.

Förändringsarbeten kan ta tid, men de förändringsarbeten som aldrig blir av är de som tar mest tid.

Ni är varmt välkomna att höra av er mig eller någon annan av Ateas produktivitetskonsulter så hjälper vi er på resan!