Tillbaka till Kundcase

Verksamhetsnyttan gick före tekniken när Landskrona valde molnlösning

Landskrona stad
Landskrona

En molntjänst med optimal funktion för behovet och användarna.

Så fick Landskrona svart på vitt vad verksamheten behövde

När Landskrona stad skulle välja ny molntjänst var tekniken sekundär och funktionen primär. Genom ett antal workshops med verksamheten fick de förståelse för användarnas förväntningar och behov och dessutom ett bra beslutsunderlag att ta vidare till styrelsen.

Liksom många andra kommuner i Sverige har även Landskrona stad många utmaningar kopplat till ny teknik och digitalisering.

- Vi måste exempelvis leva upp till den nya dataförordningen och ökade krav på säkerhet. Dessutom kräver verksamheten att vi blir mer mobila, och mer tillgängliga på enklare sätt oavsett var medarbetarna arbetar säger Stefan Johansson som är it-strateg på Stadsledningskontoret i Landskrona stad.

Så när Landskrona skulle förnya sitt Microsoft avtal började de med att utvärdera på olika verktyg som kunde lösa deras utmaningar och till slut landade de i Microsoft Office 365 verkade vara rätt för dem.

- Vi såg det som en bra helhetslösning där vi tämligen enkelt kunde slå ihop en mängd verktyg i en miljö vilket skulle göra det lättare för oss att förvalta, säger Stefan.

4 tips vid införande av ny teknik
  1. Undvik att prata om teknik och budget
  2. Fokusera på användarupplevelse och verksamhetsnytta
  3. Ta hjälp av vanliga användare i verksamheten som står bakom förändringen
  4. Ta hjälp av en leverantör som hjälper er fram till ett bra lösningsförslag

Förstå behov och målbild

För att kunna gå vidare och ta fram ett investeringsunderlag för ett beslut om ett eventuellt införande av Office 365 för år 2019 behövde Stefan och hans kollegor få en förståelse för förvaltningarnas behov och målbild. De behövde också utreda vilka tjänster i Office 365 som kunde vara aktuella, vilken verksamhetsnytta tjänsterna kunde ge kring den digitala arbetsplatsen, vilka licensformer som passade respektive användare i förvaltningarna samt vilka insatser som behövdes för att kunna införa Microsoft 365. De behövde också se vilka, potentiella besparingar som kunde göras samt skapa en it-roadmap.

I syfte att få svar på dessa frågor och fram en handlingsplan samlades ett specialistteam bestående av representanter från Landskrona stad, Atea och Microsoft.

- Under detta heldagsmöte fick vi en bättre förståelse för vilka nödvändiga aktiviteter vi behövde göra för att komma vidare, säger Stefan.

Identifiera verksamhetsbehovet

Bland annat beslöts att Landskrona stad, med bistånd av Ateas produktivitetskonsulter, skulle genomföra tre verksamhetsworkshoppar.

- Vi satte ihop ett team bestående av cirka 30 personer från verksamheten. Vi delade in teamet i fyra grupper där varje grupp träffades under en heldag för att diskutera och identifiera verksamhetsbehovet, verksamhetskrav (såsom externa krav från berörda lagstiftningar och tillsynsmyndigheter) och möjligheter med Office 365, säger Stefan.

Rapport med beslutsunderlag

Efter genomförda verksamhetsworkshopar sammanställde Atea resultatet i en rapport som innehöll tydlig förankrad verksamhetnytta för staden genom att välja Office 365.

- Denna rapport bekräftade till stor del vad vi redan visste. Nämligen att Office 365 kunde tillgodose vårt behov av att kunna skicka informationsklassad information på ett säkert och krypterat, samt att verktyget skulle hjälpa oss kunna genomföra resfria möten och gå över till ett mer mobilt arbetssätt, säger Stefan.

”- När vi väl fått tekniken på plats gäller det att förankra det nya arbetssättet hos våra 4500 anställda.”

— Stefan Johansson, it-strateg, Stadsledningskontoret i Landskrona stad

Implementering pågår

Efter att denna rapport presenterats för stadens ledningsgrupp och förvaltningschefer fattades ett beslut som innebar att Office 365 skulle implementeras i Landskrona.

För att kunna inför Office 365 i hela staden krävs en hel del förberedelsearbete vilket nu sker i samarbete med Atea.

- Vi behöver göra en kravinventering hos varje förvaltning och göra vissa tekniska förberedelser, säger Stefan och tillägger:

- När vi väl fått tekniken på plats gäller det att förankra det nya arbetssättet hos våra 4 500 anställda. Atea leder det förändringsarbetet och vi känner oss väldigt trygga med att de kommer hjälpa oss driva detta i mål inom tidsplanen.

Vad har du för tips till andra som står i begrepp att införa nya molntjänster?

- Undvik att prata om teknik och budget. Fokusera istället på funktion, användarupplevelsen och verksamhetsnyttan. Se också till att ha med er nyckelpersoner i organisationen som är ”vanliga användare” som står bakom förändringen och ser möjligheter med det nya verktyget. Genom att verkligen förankra beslutet i organisationen blir det lättare att genomföra det. Här fick vi verkligen hjälp av Ateas verksamhetsworkshopar. De gjorde att vi fick ett bra lösningsförslag där vi fick svart på vitt att vi hade tänkt rätt när vi valde Office 365 för vår verksamhet.

Text: Therese Slettengren

Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer