I serverrummet i Smedjebackens kommun stod nya servrar bredvid halvgamla. It-chef Christer Granqvist och hans sex kollegor insåg att det var dags att fatta ett beslut. Uppgradera eller outsourca. De vägde för- och nackdelar och räknade på vad de två alternativen skulle kosta.
– Vi visste hur många timmar i veckan som går till drift och underhåll av vårt eget datacenter och det var tid som kunde frigöras. Vi räknade också på hur lång tid det skulle ta för oss att bygga ett nytt datacenter och vägde den arbetsinsatsen mot möjligheten att istället skapa nytta för medborgarna, säger Christer Granqvist.
Flexibilitet vad gäller kapacitet och kostnad samt skalbarhet, att kommunen snabbt kan växla upp i serverkraft när det behövs, avgjorde saken. Valet föll på Ateas datacenter. Nästa steg stavades storstädning, något som visade sig leda till sänkta kostnader.
– Tillsammans med Atea gick vi noga igenom vårt datacenter, klassificerade data och undersökte vilken information som måste finnas kvar och vad vi inte längre behövde, beskriver Christer Granqvist.
Detta ingår i Ateas leverans
Resultatet blev att kommunen minskade antalet servrar från 130 till 78 vilket gav en besparing på 30 000 kronor per månad. Utöver den ekonomiska besparingen har de egna it-teknikerna utvecklats i sina yrkesroller. De har lärt sig mycket om hybrida moln och hur de används på ett effektivt sätt.
Idag står 78 virtuella servrar i Ateas datacenter i Umeå och företaget ansvarar för all drift och underhåll av maskinparken. Kommunens verksamhetssystem, som drivs av dessa servrar, underhålls fortfarande av kommunens egna tekniker.
Att outsourca datacentret har inneburit ett antal utmaningar. En av dem var att avgöra vilken information som behövde följa med till det nya datacentret.
– Ett råd jag har till andra kommuner som vill outsourca är att skapa en strategi för klassificering av information och appar och inventera hård- och mjukvara innan flytten, säger Christer Granqvist.
En annan utmaning handlade om hur kommunen skulle ansluta ett antal program som aldrig var tänkta att fungera för en fjärruppkoppling och som funnits på kommunens servrar i femton år.
– Ett program för fjärranslutning av användare, Microsofts Remote App, blev lösningen.
Att Atea numera sköter drift och underhåll av datacentret har förändrat vardagen för kommunens sex it-tekniker. Tidigare handlade arbetsdagarna till stor del om att utveckla och förvalta it-plattformar. Kommunens it-tekniker arbetar fortfarande med it-support för de anställda i kommunen, men de har nu möjlighet att vara ännu mer delaktiga i den digitalisering som pågår i Smedjebacken kommun.
Inom några områden har kommunens digitalisering kommit längre; äldreomsorgen använder exempelvis digitala trygghetslarm, digitala låssystem samt en digital plattform för arbetsorders.
– Vår ambition är att inom kort börja använda smarta telefoner för att bli mer effektiva inom hemtjänsten. Vi utvecklar även flera digitala tjänster för barnomsorgen och fritidsverksamheten, säger Christer Granqvist som bubblar av energi när han talar om lösningar som skapar nytta för medborgarna.
– Morgondagens digitalisering sker idag. De beslut vi fattar idag påverkar hur tillgängliga vi är för våra medborgare imorgon.
