Tillbaka till Kundcase
kommun print region mitt Arbetsplats

Smarta skrivare – spar tid och pengar i Tranås

Papper i högar, försvunna dokument och ständiga problem med utskrifter. Detta är bara några av de problem som Tranås kommun slipper med smarta skrivare.
Tranås

En smartare utskriftsmiljö.

Det var i samband med att Tranås kommun bytte it-leverantör för snart tre år sedan som dataavdelningen på kommunen började fundera på hur de skulle kunna göra skrivarrutinerna säkrare och smartare.

- Vi hade många olika småskrivare överallt. Det gav upphov till onödiga problem och en instabil printermiljö, säger Peter Jakobsson Datatekniker i Tranås kommun.

Några av problemen var att det låg mycket papper i alla skrivare, att utskrifter försvann och att varje typ av skrivare krävde olika slags support. 

”Vi hade många olika småskrivare överallt. Det gav upphov till onödiga problem och en instabil printermiljö”

— Peter Jakobsson
Datatekniker i Tranås kommun

Idag har Tranås kommun bytt ut cirka 75 procent av sin gamla skrivarpark till så kallade multifunktionsskrivare (Multifunction printers – MFP’s). Dessa maskiner har ett väldigt brett användningsområde och gör det bland annat möjligt att även kopiera, scanna och e-posta dokument. I varje skrivare har man också installerat en så kallad FollowMe Funktion som innebär att alla utskrifter skickas till en kö och sedan skriver ut dokumentet när man själv vill från vilken skrivare som helst. Hämtas inte dokumentet ut inom 24 timmar så försvinner det från kön.

- Vi har idag cirka 40 MFP-maskiner från Xerox med FollowMe funktionen installerad. Det finns olika lösningar men vi har valt en Follow-Me funktion från SafeCom och den fungerar bra på Xerox skrivare, säger Peter Jakobsson.

De positiva effekterna av att byta ut skrivarparken har inte låtit vänta på sig enligt Peter Jakobsson:

- Hela vårt arbetssätt har förändrats och blivit mycket smidigare. Idag har vi inte lika många problem med skrivare och utskrifter. Vi ser också att det går åt mindre papper och färre supporttimmar, vilket så klart gett lägre kostnader, säger han.

När kommunen behöver nya skrivare beställer de helt enkelt dessa från Ateas webb.

- Atea har satt upp färdiga paket för oss som vi har kommit överens om tillsammans. Så när vi behöver nya skrivare går jag bara in och beställer ”vår” skrivare. Den levereras direkt till vald adress. Det fungerar väldigt smidigt, säger Peter Jakobsson.

Vad tycker du är viktigt att tänka på när det gäller leverans av skrivare? Det är förstås upp till var och en, men för oss är det viktigt att snabbt få svar på frågor. Vår kontakt på Atea är alltid tillgänglig och man får alltid bra hjälp. Det är också bra att ha en kontaktperson när det gäller print och en annan när det gäller andra it-produkter. Det fungerar mycket bra med Atea.

 Vad är nästa steg?Det är att jobba ännu mer på att standardisera vår skrivarpark så att den blir enhetlig.

Fördelar med en säker utskriftsplattform

Färre supporttimmar - En enhetlig skrivarpark innebär mindre krångel med olika maskiner vilket ger färre supporttimmar och bättre ekonomi.

Nöjda användare- Att användarna kan skriva ut från vilken skrivare som helst, spar tid för dem. Dessutom kan de även kopiera, scanna och e-maila från skrivarna

 

Tillbaka till Kundcase
Atea.se upplevs bättre om du uppdaterar din webbläsare. Här hittar du en ny version av internet explorer